如果你沒(méi)在外企工作過(guò)，對(duì)于英文電子郵件的寫(xiě)法可能不是很了解。今天英大就給大家正式講解一下：How to write an email in English？

Clarity, conciseness and being correct are the keys!

清晰、簡(jiǎn)潔、無(wú)誤，是寫(xiě)英文電郵的關(guān)鍵。

一般，英文電子郵件包括以下4個(gè)部分：

• Subject line 主題

• Salutation 稱謂

• Main point 正文

• Closing 結(jié)尾

郵件主題要簡(jiǎn)明扼要，講清楚你這封郵件的主要內(nèi)容/目的。

Make sure the subject line is simple, specific, but catchy. Remember always that professionals may receive hundreds or more emails per day, the more specific and appealing the subject is the more easier is to connect it with one's personal work.

郵件主題盡量保持簡(jiǎn)單、明確，但一定要抓人眼球。你要知道，專業(yè)的工作者每天會(huì)接收上百封郵件，你的郵件主題越簡(jiǎn)單明確、越能吸引他的注意。

在郵件正文的開(kāi)頭，一般要加上禮貌稱謂。具體的稱謂用詞，視收件人和你的關(guān)系而定。

1、Friends and colleagues

寫(xiě)給朋友/同事

在給朋友或普通同事寫(xiě)電郵時(shí)可以直接用“Hi”開(kāi)頭，如果你和ta關(guān)系不錯(cuò)，也可以用“Hello”或者“Hello Tom”這種表達(dá)來(lái)開(kāi)頭。

2、For acquaintances

寫(xiě)給一般熟人

如果你知道收信人的名字，可以用“Dear Mr Jones”或“Dear Ms Jones”來(lái)開(kāi)頭，對(duì)于不知道對(duì)方是否已婚的女性收信人，用“Ms”來(lái)代替“Miss”或“Mrs”比較保險(xiǎn)。

3、Formal emails

正式郵件

如果你不知道收件人的名字，可以寫(xiě)“Dear Sir”或者“Dear Madam”，如果你連對(duì)方的性別也不知道，可以直接寫(xiě)“Dear Sir/Madam”。

4、Writing to a group of people

收信人不只1個(gè)

如果你的收信人不只1個(gè)，那么你可以寫(xiě)“Dear customers”或者“Dear partners”。

如果你的收信人們和你是同一個(gè)公司或部門(mén)的，可以用“Dear All”,“Dears”,'Dear colleagues'，或者說(shuō)“Hello everyone”。

5、Writing to a group of bosses in your company

寫(xiě)給自己公司的幾個(gè)老板

給老板[們]寫(xiě)電郵，用'Dear Managers', 'Dear Directors'或者'Dear Board members'。（經(jīng)理、主任、董事會(huì)成員）

6、No greeting

不寫(xiě)稱謂

這種情況經(jīng)常出現(xiàn)在公司內(nèi)部郵件中，同事們之間快速電郵溝通。這種形式的電郵，更像是使用電話的作用。這種情況下就不需要寫(xiě)稱謂了，直接寫(xiě)事情就可以啦。

Your first sentence should tell the reader what your email is about. Here are four of the most common reasons for writing an email, along with some sentences you can use to start:

郵件正文的第一句話，你需要告訴收件人這封郵件的主要內(nèi)容是什么。下面列舉了幾種常見(jiàn)的、不同目的的電郵類型，以及相應(yīng)的句式表達(dá)：

1. Replying to a previous email

答復(fù)別人此前發(fā)來(lái)的郵件

Thanks for the information.

Thanks for your phone call.

Thanks for getting me the figures.

2. Giving brief updates

簡(jiǎn)單同步事項(xiàng)進(jìn)展

Just a quick note to tell you…

Just a quick note to let you know…

Just to update you on…

3. Referring to an attachment

提示附件內(nèi)容

Take a look at the attached file.

Have a quick look at the file I've attached about…

Thought you might find the attached interesting.

4. Changing plans

計(jì)劃變更

Sorry, but I can't make the meeting tomorrow.

Sorry, but I won't be able to meet you next week.

Sorry, but something has come up and I can't meet you for lunch.

Your first sentence should only have one theme. For example, your reason for writing may be to ask for help, or to share some information, or to ask a question. Your first sentence for these different situations could be:

第一句話只能有一個(gè)主題。比如說(shuō)你寫(xiě)電郵是想尋求對(duì)方的幫助，或者分享某些信息，或者詢問(wèn)一個(gè)問(wèn)題。那么對(duì)不同目的的郵件，你的第一句話應(yīng)該是這樣的：

'Have you got a few minutes to help me with…?'

你能抽點(diǎn)時(shí)間幫助我……嗎？

'Just wanted to let you know…'

只是想知會(huì)到你……

'Regarding X, can you tell me if…?'

關(guān)于X事，你能告訴我是否……嗎？

If you have more than one reason for writing, give each reason its own paragraph. It doesn't matter if your paragraph is only one line long. In fact, the extra space helps your reader to understand you have more than one reason for writing.

如果你寫(xiě)電郵的目的不只一個(gè)，那么每件事要有單獨(dú)分段。如果某一段只有一個(gè)句子，那也沒(méi)關(guān)系。因?yàn)榛剀?chē)空行可以幫助收信人迅速了解，你的郵件溝通的不只是一件事。

在郵件結(jié)束之前，再次對(duì)收件人表示感謝。比如，你可以用這些表達(dá)：

“Thank you for your consideration.”

多謝關(guān)照。

“Should you have any questions, please feel free to contact me.”

有任何問(wèn)題，請(qǐng)隨時(shí)聯(lián)系我。

'I look forward to hearing from you.'

期待您的回信。

最后的最后，你還需要在你的名字落款前，加上一個(gè)beautiful closing. 也就是文末的客套話啦。具體用哪種英文表達(dá)，也視你和收信人的關(guān)系而定：

1、Formal

正式

Yours sincerely,

Yours faithfully,

2、Semi-formal

半正式

Kind regards,

Regards,

Best wishes,

3、Informal

非正式

Love from,

Take care,

All the best,

好了，寫(xiě)英文電子郵按照上面的套路就可以啦！要知道，一封professional的電郵可以為你加分不少哦！下面就來(lái)看看English Email中的加分項(xiàng)：

1. Use a descriptive subject line.

在郵件主題中寫(xiě)一些描述性的關(guān)鍵詞

盡量簡(jiǎn)明扼要地寫(xiě)清楚重要信息，比如你可以寫(xiě)“Meeting at 10am about pay rise”，這樣把會(huì)議時(shí)間、主題等關(guān)鍵點(diǎn)都交代清楚了。盡量不要寫(xiě)“Urgent”這樣抽象空洞的主題詞。

回復(fù)郵件時(shí)也要注意重新寫(xiě)主題，而不是用郵件系統(tǒng)自帶的Re: or R:R:。

一定不要用通用無(wú)意義的主題詞，比如“Hello”“Hi”，這樣的郵件很容易被當(dāng)做垃圾郵件刪掉。

2. Keep your emails short.

郵件盡量簡(jiǎn)短

Try to keep to only one point in each email. If necessary, you can send more emails on different points. If you write a descriptive subject line for each email, it's easier for your reader to understand the content of your email.

盡量在一封郵件中只包含一個(gè)主題。如果有必要的話，多件事可以分開(kāi)發(fā)幾封不同的郵件。如果你的郵件主題描述清晰，那么收件人會(huì)更容易理解你整個(gè)郵件要表達(dá)的意思。

3. Make sure your reader knows what to do next.

給收件人明確的動(dòng)作指示

Help your reader act on your email. For example, if you want your reader to find some information for you, write 'Please can you find me the sales figures for 2009' instead of the vaguer 'I'm going to need the sales figures for 2009'.

讓收件人在看完你的電郵后知道做什么。舉個(gè)例子，如果你想讓ta幫你收集信息，那么你就要用這樣的表達(dá)“Please can you find me the sales figures for 2009?”而不是“I'm going to need the sales figures for 2009.”

4. Don't send heavy attachments.

不要放容量過(guò)大的附件

If possible, send a zip file, or give web addresses where your reader can find information.

如果可以，盡量把附件中的文件壓縮一下、或者給一個(gè)下載（網(wǎng)盤(pán)）地址。

5. Be careful what you write in your email.

注意你郵件里所寫(xiě)的內(nèi)容

Try to make your emails informative and polite.

郵件行文盡量保持信息充分、禮貌周到。

Avoid using emoticons and smilies in business emails, or too many exclamation marks.

商務(wù)郵件中不要使用表情符號(hào)，也不要用太多感嘆號(hào)。

6. Check your email before you send it.

郵件發(fā)送之前要檢查

郵件發(fā)送前要檢查，尤其避免語(yǔ)法、拼寫(xiě)等低級(jí)錯(cuò)誤。同時(shí)問(wèn)自己這幾個(gè)問(wèn)題：

'Is this clear?'

我說(shuō)得夠清楚嗎？

'Does my reader know what to do next?'

收件人知道要做什么嗎？

'Is this polite?'

我寫(xiě)得夠有禮貌嗎？

7、Use a neutral Email address. 

使用正式的郵件地址

Your Email address should be a variation of your real name, not a username or nickname. Never use an unprofessional email address like fluffykitten@email.com. No one will take you seriously if your reply-to is joke name or inappropriate name.

你自己的郵件地址，應(yīng)該由你的真實(shí)姓名演化而來(lái)，不要用網(wǎng)名或昵稱。千萬(wàn)不要使用fluffykitten@email.com 這樣不專業(yè)的地址，因?yàn)闆](méi)有人會(huì)把一個(gè)不嚴(yán)肅地址發(fā)來(lái)的郵件當(dāng)回事兒。

最后，給大家上一個(gè)Email的示范：

標(biāo)準(zhǔn)的英文電子郵件，你學(xué)會(huì)了嗎？

（編輯：星星）