文檔的創(chuàng)建、打開、保存和關(guān)閉

      1.        新建Word文檔

      單擊【開始】|【程序】|【Microsoft Office】命令，啟動(dòng)Word 2003的同時(shí)新建一個(gè)空白文檔。

      在已經(jīng)啟動(dòng)Word 2003的情況下，有以下幾種新建文檔的方式：

      l   單擊【文件】|【新建】菜單命令，在打開的任務(wù)窗格中單擊“空白文檔”選項(xiàng)新建一空白文檔。

      l   單擊【常用】工具欄上的【新建空白文檔】按鈕，新建一個(gè)空白文檔。

      l   按組合鍵【Ctrl】+【N】新建一個(gè)空白文檔。

      2.        打開文檔

      常用的打開文檔方式是直接雙擊該文檔。

      在已啟動(dòng)Word 2003的情況下，打開一個(gè)Word文檔有以下幾種方法：

      l   單擊【文件】|【打開】菜單命令。

      l   單擊【常用】工具欄上的【打開】按鈕。

      l   按下組合鍵【Ctrl】+【O】。

      l   【文件】菜單的底部保留了最近使用過(guò)的4個(gè)文檔，單擊需要的文檔即可。

      使用前三種方法都會(huì)彈出一個(gè)【打開】對(duì)話框，如圖2.6所示。在文件顯示區(qū)選擇要打開的文件，然后單擊【打開】按鈕打開文檔；單擊【取消】按鈕直接退出【打開】對(duì)話框。

圖

      2.6 【打開】對(duì)話框

      3.        保存文檔

      保存文檔有以下幾種方法：

      l   單擊【文件】|【保存】菜單命令

      l   單擊【常用】工具欄上的【保存】按鈕

      l   組合鍵【Ctrl】+【S】

      l   使用Word 2003提供的自動(dòng)保存功能

      Word 2003提供可自動(dòng)保存文檔的功能，設(shè)置自動(dòng)保存的步驟如下：

      ①  單擊【工具】|【選項(xiàng)】命令，打開【選項(xiàng)】對(duì)話框，如圖2.7所示。

      ②  單擊【保存】選項(xiàng)卡，勾選【自動(dòng)保存時(shí)間間隔】復(fù)選框，同時(shí)在右邊的微調(diào)框中輸入數(shù)字（如“3”，表示每隔3分鐘就自動(dòng)保存一次）。

      ③  單擊【確定】按鈕完成設(shè)置。

圖

      2.7 【選項(xiàng)】對(duì)話框

      4.        關(guān)閉文檔

      關(guān)閉文檔有以下方法：

      l   單擊窗口右上角的【關(guān)閉窗口】按鈕關(guān)閉當(dāng)前文檔（并不退出Word 2003）。

      l   利用退出Word 2003程序的方法來(lái)關(guān)閉當(dāng)前文檔。

      對(duì)于尚未保存的文檔，在執(zhí)行關(guān)閉操作時(shí)，系統(tǒng)將彈出一個(gè)對(duì)話框提示用戶是否保存修改，如圖2.8所示。單擊【是】按鈕保存當(dāng)前文檔的修改；單擊【否】按鈕不保存當(dāng)前文檔；單擊【取消】按鈕將取消關(guān)閉命令，返回編輯狀態(tài)。

圖

      2.8 是否保存文檔

      文檔輸入與編輯

      1.        定位光標(biāo)

      光標(biāo)的定位即是插入點(diǎn)的位置，文字錄入和文本選定等操作是從光標(biāo)插入點(diǎn)開始的。在Word 2003中，只要在指定位置單擊鼠標(biāo)左鍵即可改變光標(biāo)的定位（但前提是該位置必須已存在字符，包括空格）。

      此外，也可通過(guò)鍵盤來(lái)定位插入點(diǎn)，表2.1是一些常用的控制光標(biāo)定位的按鍵。

      表2.1 常用光標(biāo)定位按鍵

      2.        選定文本

      在對(duì)指定文本進(jìn)行編輯之前首先要選擇該文本。拖動(dòng)鼠標(biāo)即可選取文本。同時(shí)，用戶也可結(jié)合鍵盤來(lái)選取文本。

      （1）選取一句

      把鼠標(biāo)移至某句的任意位置，按住【Ctrl】鍵的同時(shí)單擊鼠標(biāo)左鍵即可選取該句。

      （2）選取一行

      將光標(biāo)移至指定行的左側(cè)，當(dāng)鼠標(biāo)變成形狀時(shí)，在某段任意位置連續(xù)單擊鼠標(biāo)三次可選擇該段。

      將鼠標(biāo)移到段落左側(cè)，當(dāng)鼠標(biāo)變成形狀時(shí)雙擊鼠標(biāo)也可選擇該段。

      （4）選取連續(xù)文本

      把光標(biāo)定位在需選文本的起始位置，按住【Shift】鍵，然后在需選文本的結(jié)束位置處單擊鼠標(biāo)左鍵即可。

      （5）選取非連續(xù)的文本

      按住【Ctrl】鍵的同時(shí)多次拖動(dòng)鼠標(biāo)可選擇非連續(xù)的文本。

      （6）選取矩形區(qū)域文本

      按住【Alt】的同時(shí)拖動(dòng)鼠標(biāo)在文本中形成矩形選區(qū)，從而選擇了選區(qū)內(nèi)的文本。

      （7）選取全文

      l   按【Ctrl】+【A】組合鍵可選取全文。

      l   把鼠標(biāo)放在文本任意一行的左側(cè)，待光標(biāo)變成形狀時(shí)連續(xù)單擊鼠標(biāo)三次也可選取全文。

      3.        移動(dòng)或復(fù)制文本

      （1）移動(dòng)文本

      移動(dòng)文本有以下幾種方法：

      l   選取要移動(dòng)的文本，用鼠標(biāo)把文本拖至目標(biāo)位置后松開鼠標(biāo)即可。

      l   選取要移動(dòng)的文本，單擊【編輯】|【剪切】菜單命令，在目標(biāo)位置單擊鼠標(biāo)，然后單擊【編輯】|【粘貼】菜單命令。

      l   選取要移動(dòng)的文本，選擇【常用】工具欄上的【剪切】按鈕，在目標(biāo)位置處單擊鼠標(biāo)后再選擇【粘貼】按鈕即可。

      l   選取要移動(dòng)的文本，單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇【剪切】命令，然后在目標(biāo)位置處單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇【粘貼】命令即可。

      l   選取要移動(dòng)的文本，按【Ctrl】+【X】組合鍵剪切文本，在目標(biāo)位置處按【Ctrl】+【V】組合鍵粘貼文本。

      （2）復(fù)制文本

      l   選取要復(fù)制的文本，按住【Ctrl】鍵的同時(shí)把文本拖到目標(biāo)位置。

      l   選取要復(fù)制的文本，單擊【編輯】|【復(fù)制】菜單命令，在目標(biāo)位置單擊鼠標(biāo)，再單擊【編輯】|【粘貼】菜單命令。

      l   選取要復(fù)制的文本，單擊【常用】工具欄上的【復(fù)制】按鈕，在目標(biāo)位置單擊鼠標(biāo)，再單擊【粘貼】按鈕即可。

      l   選取要復(fù)制的文本，單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇【復(fù)制】命令，然后在目標(biāo)位置處單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇【粘貼】命令。

      l   選取要復(fù)制的文本，按【Ctrl】+【C】組合鍵復(fù)制文本，然后在目標(biāo)位置處按【Ctrl】+【V】組合鍵粘貼文本。

      4.        刪除文本

      （1）刪除少量文本

      要?jiǎng)h除少量文本，只需把光標(biāo)定位在該文本處，使用【Back Space】或【Delete】鍵向左或向右刪除文本。

      （2）刪除一段文本

      要?jiǎng)h除一段文本，則可先選取文本，然后使用【Back Space】或【Delete】鍵刪除文本。

      5.        撤消與恢復(fù)文本

      （1）撤消

      Word 2003的撤消功能可以對(duì)之前的操作進(jìn)行多步撤消。撤消操作有以下幾種方法：

      l   單擊【編輯】|【撤消】菜單命令進(jìn)行撤消。

      l   單擊【常用】工具欄上的【撤消】按鈕進(jìn)行撤消。

      l   按下組合鍵【Ctrl】+【Z】進(jìn)行撤消。

      （2）恢復(fù)

      使用了【撤消】命令后，還可以使用【恢復(fù)】命令還原。恢復(fù)操作有以下幾種方法：

      l   單擊【編輯】|【恢復(fù)】命令進(jìn)行恢復(fù)。

      l   單擊【常用】工具欄上的【恢復(fù)】按鈕進(jìn)行恢復(fù)。

      l   按下組合鍵【Ctrl】+【Y】進(jìn)行恢復(fù)。

      6.        查找和替換文本

      查找和替換是修改文本的重要手段，查找和替換的對(duì)象包括文本、格式、特殊字符等，但不能對(duì)圖形對(duì)象進(jìn)行查找和替換。

      可以對(duì)整個(gè)文檔進(jìn)行查找和替換操作，也可以只對(duì)選定的文本進(jìn)行查找和替換。

      （1）查找

      查找可以幫助用戶快速查找指定的內(nèi)容，查找的操作步驟如下：

      ①  單擊【編輯】|【查找】菜單命令，打開【查找和替換】對(duì)話框，如圖2.9所示。

      ②  在【查找內(nèi)容】文本框內(nèi)輸入需查找的內(nèi)容。

      ③  單擊【查找下一處】按鈕將從光標(biāo)插入點(diǎn)開始查找。繼續(xù)單擊【查找下一處】按鈕即可查找出其余符合條件的內(nèi)容。當(dāng)搜索至文檔結(jié)尾時(shí)，單擊【查找下一處】按鈕會(huì)繼續(xù)從文檔的起始處開始查找。

圖

      2.9 【查找和替換】對(duì)話框

      （2）替換

      單擊【編輯】|【替換】命令，打開【查找和替換】對(duì)話框，如圖2.10所示。

圖

      2.10【查找和替換】對(duì)話框

      【查找內(nèi)容】文本框：在該文本框內(nèi)輸入需替換掉的內(nèi)容。

      【替換為】文本框：在該文本框內(nèi)輸入替換后的內(nèi)容。

      【替換】按鈕：把【查找內(nèi)容】文本框中的文本替換為【替換為】文本框中的內(nèi)容，單擊一次只替換一處。

      【全部替換】按鈕：將【查找內(nèi)容】文本框中的文本替換為【替換為】文本框中的內(nèi)容，單擊一次即可對(duì)全文或所選擇的文本進(jìn)行替換。

      【查找下一處】按鈕：?jiǎn)螕舸税粹o只查找【查找內(nèi)容】文本框中的內(nèi)容，并不進(jìn)行替換。

      【高級(jí)】按鈕：?jiǎn)螕舸税粹o會(huì)打開【搜索選項(xiàng)】欄，如圖2.11所示。在【搜索選項(xiàng)】標(biāo)簽中，可設(shè)置搜索的方向、查找和替換文本的格式等；使用【格式】菜單按鈕下的命令可對(duì)查找和替換的內(nèi)容進(jìn)行格式設(shè)置。

圖

      2.11 單擊【高級(jí)】按鈕后的對(duì)話框

      【取消】按鈕：?jiǎn)螕舸税粹o退出對(duì)話框，并不執(zhí)行查找和替換操作。

      文檔的格式化

      1.        設(shè)置字符格式

      要對(duì)已有的文本進(jìn)行格式化，需先選定文字，再執(zhí)行相應(yīng)的格式化命令；在未選定任何文字的情況下設(shè)置格式，表示為將要輸入的文字預(yù)設(shè)格式。

      字符格式化包括設(shè)置字符的字體、字號(hào)、顏色等屬性。設(shè)置字符的格式，可以使用【格式】工具欄進(jìn)行設(shè)置，也可以在【字體】對(duì)話框中進(jìn)行設(shè)置。

      （1）使用【格式】工具欄

      【格式】工具欄中的字符格式化按鈕如圖2.12所示。

      圖2.12 【格式】工具欄字符格式化按鈕

      表2.2是幾種字符格式化的效果示例。

      表2.2 幾種字符格式化效果

      （2）使用【字體】對(duì)話框

      【格式】工具欄只能簡(jiǎn)單地格式化文本，想要設(shè)置更豐富、詳細(xì)的字符格式，則要使用【字體】對(duì)話框。

      單擊【格式】|【字體】菜單命令，打開【字體】對(duì)話框，如圖2.13A~圖2.13C所示?！咀煮w】對(duì)話框包括【字體】、【字符間距】和【文字效果】3個(gè)選項(xiàng)卡。

      l   【字體】選項(xiàng)卡：

      該選項(xiàng)卡可設(shè)置文字的字體、字號(hào)、顏色、下劃線、著重號(hào)和一些特殊效果等，如圖2.13A所示。

      l   【字符間距】選項(xiàng)卡：

      該選項(xiàng)卡可以設(shè)置字體的縮放、間距和位置等格式，如圖2.13B所示。

      l   【文字效果】選項(xiàng)卡：

      該選項(xiàng)卡可以設(shè)置字體的動(dòng)態(tài)效果，但這種動(dòng)態(tài)效果但僅限于電子文檔，而無(wú)法在打印輸出中顯示出來(lái)，如圖2.13C所示。

      圖2.13A  【字體】/【字體】                圖2.13B  【字體】/【字符間距】

圖

      2.13C【字體】/【文字效果】

      表2.3是使用【字體】對(duì)話框制作出來(lái)的字符格式化效果。

      表2.3 字符格式化效果

      2.        設(shè)置段落格式

      段落是文檔的基本組成單位，段落可由任意數(shù)量的文字、圖形及段落標(biāo)記構(gòu)成。按下【Enter】鍵可結(jié)束當(dāng)前段的輸入，同時(shí)產(chǎn)生一個(gè)新的段落，新段落將繼承上一段落的所有格式。

      把光標(biāo)放在段的任意位置后即可進(jìn)行段落格式化操作。段落格式化可通過(guò)【格式】工具欄、【段落】對(duì)話框或標(biāo)尺三種方法來(lái)完成。

      （1）使用【格式】工具欄

      使用【格式】工具欄可方便快捷地設(shè)置段落的對(duì)齊、行距、縮進(jìn)等?！靖袷健抗ぞ邫诘亩温涔δ馨粹o如圖2.14所示。

      圖2.14 【格式】工具欄的段落格式化按鈕

      （2）使用【段落】對(duì)話框

      【格式】工具欄的段落格式化功能相對(duì)簡(jiǎn)單，而【段落】對(duì)話框集中了段落格式化的所有功能。

      單擊【格式】|【段落】菜單命令，或使用右鍵快捷菜單的【段落】命令打開【段落】對(duì)話框，該對(duì)話框包含了三個(gè)選項(xiàng)卡：【縮進(jìn)和間距】、【換行和分頁(yè)】和【中文版式】。

      l   【縮進(jìn)和間距】選項(xiàng)卡：

      【縮進(jìn)和間距】選項(xiàng)卡如圖2.15B所示。

      【常規(guī)】選項(xiàng)組：該選項(xiàng)可設(shè)置段落的對(duì)齊方式和大綱級(jí)別。Word有5種段落的對(duì)齊方式：左對(duì)齊、兩端對(duì)齊、居中對(duì)齊、右對(duì)齊和分散對(duì)齊。

      【縮進(jìn)】選項(xiàng)組：該選項(xiàng)可設(shè)置段落與頁(yè)面邊界的距離，包括左縮進(jìn)、右縮進(jìn)、首行縮進(jìn)和懸掛縮進(jìn)。

      【間距】選項(xiàng)組：該選項(xiàng)可設(shè)置段與段之間的距離。

      【行距】：該選項(xiàng)可設(shè)置段落中行與行之間的間距。

      l   【換行和分頁(yè)】選項(xiàng)卡：

      Word會(huì)根據(jù)一頁(yè)能夠容納的行數(shù)對(duì)文檔進(jìn)行自動(dòng)分頁(yè)，但有時(shí)為了排版需要，需對(duì)段落進(jìn)行分頁(yè)處理，【換行和分頁(yè)】選項(xiàng)卡提供了該功能，如圖2.15B所示。

      【孤行控制】：勾選該選項(xiàng)，不允許光標(biāo)所在頁(yè)的首行只保留段落的最后一行或結(jié)尾處只出現(xiàn)段落的第一行。

      【段中不分頁(yè)】：勾選該選項(xiàng)，不允許同一段落出現(xiàn)在兩個(gè)頁(yè)面，強(qiáng)制把該段分在同一頁(yè)面，保持段的可讀性。

      圖2.15A【段落】/【縮進(jìn)和間距】                            圖2.15B 【段落】/【換行和分頁(yè)】

      【段前分頁(yè)】：如果一個(gè)段落出現(xiàn)在兩個(gè)頁(yè)面，勾選該選項(xiàng)，則把整段都分在后一頁(yè)。

      【與下段同頁(yè)】：勾選該選項(xiàng)，強(qiáng)制把當(dāng)前段的整段與下一段同處一個(gè)頁(yè)面。

      l   【中文版式】選項(xiàng)卡：

      該選項(xiàng)卡允許用戶對(duì)中文排版的文本做一些特殊處理，如圖2.15C所示。

圖

      2.15C【段落】/【中文版式】

      邊框和底紋

      通常，為了美化文本或強(qiáng)調(diào)重點(diǎn)，可對(duì)所選擇的文本、段落或頁(yè)面添加邊框和底紋效果。

      單擊【格式】|【邊框和底紋】菜單命令，打開【邊框和底紋】對(duì)話框，該對(duì)話框包括3個(gè)選項(xiàng)卡：【邊框】、【頁(yè)面邊框】和【底紋】。

      （1）【邊框】選項(xiàng)卡

      該選項(xiàng)卡是針對(duì)所選擇的文本或段落來(lái)設(shè)置邊框，如圖2.19A所示。

      圖2.19A【邊框和底紋】/【邊框】

      【設(shè)置】選項(xiàng)組：該選項(xiàng)組包含了邊框的幾個(gè)種類（方框、陰影等），【無(wú)】表示不對(duì)文本應(yīng)用任何邊框效果。

      【線型】列表框：該列表框提供多種邊框的線型。

      【顏色】下拉列表框：在該下拉列表框中設(shè)置邊框的顏色。

      【寬度】下拉列表框：在該下拉列表框中設(shè)置邊框線的寬度。

      【應(yīng)用于】下拉列表框：在該列表框中選擇邊框應(yīng)用的對(duì)象（“文字”還是“段落”）?！拔淖帧边x項(xiàng)只對(duì)所選的文本給予邊框；“段落”選項(xiàng)則對(duì)所選文本所在的段落給予邊框。

      （2）【頁(yè)面邊框】選項(xiàng)卡

      【頁(yè)面邊框】選項(xiàng)卡的設(shè)置與【邊框】選項(xiàng)卡類似，如圖2.19B所示。不同之處在于：【邊框】選項(xiàng)卡是針對(duì)文字和段落而設(shè)置的邊框，【頁(yè)面邊框】是針對(duì)節(jié)或頁(yè)面而設(shè)置的邊框。

      【應(yīng)用于】下拉列表框：在該列表框中選擇邊框應(yīng)用的對(duì)象。“本節(jié)”選項(xiàng)表示對(duì)光標(biāo)所在節(jié)的所有頁(yè)面設(shè)置邊框；“整篇文檔”選項(xiàng)則是對(duì)所有頁(yè)面設(shè)置邊框。

      圖2.19B【邊框和底紋】/【頁(yè)面邊框】

      （3）【底紋】選項(xiàng)卡

      【底紋】選項(xiàng)卡是針對(duì)所選的文本或段落設(shè)置底紋，如圖2.19C所示。

      【填充】列表框：在該列表框列中可設(shè)置底紋的顏色。

      【其他顏色】按鈕：當(dāng)【顏色】列表框中的顏色不能滿足用戶要求時(shí)，單擊該按鈕打開【顏色】對(duì)話框，如圖2.20所示，可在【顏色】對(duì)話框中選擇需要的顏色。

      【樣式】下拉列表框：該選項(xiàng)可設(shè)置所選文字或段落的底紋樣式。

      【顏色】下拉列表框：該選項(xiàng)是設(shè)置所選樣式的顏色。只有當(dāng)【樣式】選項(xiàng)不是使用“清除”時(shí)，該選項(xiàng)可用。

      【應(yīng)用于】下拉列表框：在該列表框中選擇底紋應(yīng)用的對(duì)象（“文字”還是“段落”）?！拔淖帧边x項(xiàng)只給所選文字添加底紋； “段落”選項(xiàng)則給所選文字所在的段落添加底紋。

      圖2.19C【邊框和底紋】/【底紋】                              圖2.20【顏色】對(duì)話框

      分欄

      為了使版面更加美觀，常常需要對(duì)段落進(jìn)行分欄設(shè)置。分欄的步驟如下：

      ① 選擇需要分欄的段落，單擊【格式】|【分欄】菜單命令，打開【分欄】對(duì)話框，如圖2.21所示。

圖

      2.21 【分欄】對(duì)話框

      ② 在【預(yù)設(shè)】選項(xiàng)組中選擇分欄的類型（有“一欄”、“兩欄”、“三欄”、“偏左”和“偏右”幾種），或在【欄數(shù)】輸入框中輸入需分欄的欄數(shù)，勾選【分隔線】會(huì)在欄與欄之間出現(xiàn)一條分隔線，可在【寬度和間距】選項(xiàng)組中設(shè)置欄的寬度和間距。

      ③ 單擊【確定】按鈕完成分欄設(shè)置。