編者按
信息化的本質(zhì)是什么？法務(wù)管理信息化的價(jià)值是什么？如何利用法務(wù)管理信息化的價(jià)值？厘清這三個(gè)問(wèn)題，就能輕松推翻對(duì)管理手段革新的一些質(zhì)疑，從而認(rèn)識(shí)到，信息化不僅僅是錦上添花，可有可無(wú)，它能為企業(yè)帶來(lái)實(shí)實(shí)在在的價(jià)值。
隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的深入發(fā)展，外部監(jiān)管要求的進(jìn)一步加強(qiáng)，中國(guó)企業(yè)已經(jīng)逐步意識(shí)到法律對(duì)于企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的重大作用。大多數(shù)的集團(tuán)企業(yè)，已經(jīng)設(shè)立了專門(mén)的法律事務(wù)部門(mén)，對(duì)企業(yè)的法律工作進(jìn)行全面的管理。這些現(xiàn)象的背后，標(biāo)志著中國(guó)企業(yè)的法務(wù)管理已經(jīng)進(jìn)入了一個(gè)高速發(fā)展階段。如何在這個(gè)階段開(kāi)展有效的法務(wù)管理提升工作，為企業(yè)的發(fā)展保駕護(hù)航，提升企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力，是企業(yè)法務(wù)管理人員、企業(yè)高層管理者迫切需要解決的問(wèn)題。借助信息技術(shù)手段來(lái)提升法務(wù)管理效率，提升內(nèi)部控制水平，降低企業(yè)法律風(fēng)險(xiǎn)成為了多數(shù)企業(yè)的首選。但伴隨管理手段革新而來(lái)的是一些質(zhì)疑的觀點(diǎn)，諸如“搞企業(yè)信息化是找死，不搞企業(yè)信息化是等死”，“信息化僅僅是錦上添花，沒(méi)有實(shí)際價(jià)值”，“企業(yè)的ERP都很難發(fā)揮價(jià)值，更不用說(shuō)法務(wù)信息化了”等。筆者認(rèn)為，在厘清三個(gè)關(guān)鍵問(wèn)題后，以上問(wèn)題也就迎刃而解了：一是信息化的本質(zhì)是什么？二是法務(wù)管理信息化的價(jià)值是什么？三是如何利用法務(wù)管理信息化的價(jià)值？
信息化的本質(zhì)
企業(yè)信息化的關(guān)鍵要素包括信息系統(tǒng)（硬件、軟件、網(wǎng)絡(luò)）、人、管理制度三個(gè)關(guān)鍵要素。可以簡(jiǎn)單理解為，信息化就是企業(yè)利用信息系統(tǒng)工具固化企業(yè)管理制度，讓企業(yè)員工在制度要求下利用系統(tǒng)的高效、便捷性開(kāi)展各項(xiàng)工作，滿足和達(dá)成企業(yè)的管理目標(biāo)。
舉個(gè)簡(jiǎn)單的例子，我們把信息系統(tǒng)比作一輛汽車。作為交通工具，它的價(jià)值何在？只有汽車載上人，在地球上產(chǎn)生位移，它才真正發(fā)揮價(jià)值。當(dāng)然，如果購(gòu)買(mǎi)汽車只為了放家里收藏，束之高閣，那就另當(dāng)別論了。車再好，也得有司機(jī)駕駛才能真正用起來(lái)。車跑的快不快，跑的穩(wěn)不穩(wěn)，還取決于司機(jī)的駕駛技術(shù)。有了駕駛技術(shù)好的司機(jī)，汽車就能發(fā)揮價(jià)值了嗎？這里還需要最為關(guān)鍵的要素：交通規(guī)則。若沒(méi)有交通規(guī)則的約束和管理，有人沿著馬路右邊開(kāi)車，有人沿著馬路左邊開(kāi)車，汽車寸步難行，同樣難以發(fā)揮車的價(jià)值。
企業(yè)的信息系統(tǒng)、員工、管理制度就對(duì)應(yīng)了案例中的汽車、司機(jī)、交通規(guī)則。由此我們不難看出，信息化的價(jià)值，離不開(kāi)這三者的密切配合，協(xié)同一致。
法務(wù)管理系統(tǒng)的價(jià)值
法務(wù)管理信息系統(tǒng)是包含了合同管理、糾紛管理、授權(quán)管理、用印管理、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、知識(shí)庫(kù)、商標(biāo)等多個(gè)模塊，全面支持法務(wù)管理相關(guān)工作的信息系統(tǒng)。其價(jià)值主要概括為五個(gè)方面，即：落實(shí)規(guī)范，加強(qiáng)監(jiān)控，控制風(fēng)險(xiǎn)，科學(xué)決策和提升效率。
一、落實(shí)規(guī)范。從筆者多年從事集團(tuán)企業(yè)法務(wù)管理研究和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)來(lái)看，企業(yè)法務(wù)工作如果依靠傳統(tǒng)的管理手段，即使有了管理制度，在執(zhí)行過(guò)程中也難以真正落實(shí)。
如筆者實(shí)施過(guò)的一個(gè)集團(tuán)企業(yè)案例，企業(yè)內(nèi)部制訂了系統(tǒng)的法務(wù)制度、合同制度。其中，總部要求所有千萬(wàn)級(jí)以上金額的重大合同必須報(bào)總部備案。但這個(gè)管理要求在實(shí)際執(zhí)行過(guò)程中卻遇到了難題，二級(jí)公司把很多合同額都定為999萬(wàn)，因此沒(méi)有合同上報(bào)總部了。所以，我們?cè)谥朴喺麄€(gè)集團(tuán)法務(wù)管理制度規(guī)范的時(shí)候，要充分考慮到總部及下屬企業(yè)業(yè)務(wù)執(zhí)行的實(shí)際情況。
對(duì)于法務(wù)管理信息系統(tǒng)而言，只有在實(shí)施的時(shí)候，尤其在建設(shè)前期調(diào)研階段，把企業(yè)法務(wù)相關(guān)的制度、管理流程做一次全面、詳細(xì)的梳理和完善，并把這些標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范在信息系統(tǒng)中固化下來(lái)，才能滿足未來(lái)使用這個(gè)系統(tǒng)的時(shí)候，總部、二級(jí)公司的管理要求相互協(xié)調(diào)、相互匹配。
二、加強(qiáng)監(jiān)控。法務(wù)管理信息系統(tǒng)利用全生命周期的產(chǎn)品功能設(shè)計(jì)來(lái)加強(qiáng)過(guò)程中的監(jiān)控。在企業(yè)的法務(wù)管理實(shí)踐中，企業(yè)法務(wù)部多數(shù)是在事前法律防范上做工作，而對(duì)于事中、事后的法律風(fēng)險(xiǎn)管理缺乏手段。以合同管理為例，法務(wù)部在合同審核結(jié)束后，就沒(méi)有辦法對(duì)合同執(zhí)行過(guò)程進(jìn)行監(jiān)控。直到發(fā)生合同糾紛了，才參與進(jìn)來(lái)，這時(shí)候往往企業(yè)的損失已經(jīng)產(chǎn)生。有了信息系統(tǒng)，便可以很好的加強(qiáng)對(duì)事中的監(jiān)控。法務(wù)管理信息系統(tǒng)包括了合同準(zhǔn)備、合同起草、合同審核、合同履行、合同履行后的查詢統(tǒng)計(jì)的過(guò)程，全過(guò)程的信息都管起來(lái)了，不僅僅是合同審核，審核完了以后對(duì)于合同執(zhí)行的過(guò)程也要可以管理。
三、控制風(fēng)險(xiǎn)。法務(wù)管理信息系統(tǒng)通過(guò)引入控制矩陣，將關(guān)鍵控制點(diǎn)固化在流程中，降低管理法律風(fēng)險(xiǎn)。舉個(gè)例子，企業(yè)需要法律風(fēng)險(xiǎn)管理制度，可以找咨詢公司也可以自己組織人力來(lái)制定相關(guān)的管理規(guī)范。這個(gè)過(guò)程花費(fèi)了很大的人力物力，輸出的結(jié)果僅僅是一個(gè)制度，或者說(shuō)是一個(gè)文本、一個(gè)電子文檔，卻可能沒(méi)有辦法去讓每個(gè)員工真正去理解它或者很好去應(yīng)用它。若是利用法務(wù)管理信息系統(tǒng)，就可以先將風(fēng)險(xiǎn)管理制度拆解開(kāi)來(lái)、細(xì)化，也可以叫做制度碎片化，將長(zhǎng)篇大論的制度拆解出相關(guān)的關(guān)鍵控制點(diǎn)。再將這些關(guān)鍵控制點(diǎn)配置到管理流程的每個(gè)環(huán)節(jié)當(dāng)中去。這樣的好處是，在管理流程運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程中，在每個(gè)環(huán)節(jié)在處理業(yè)務(wù)的時(shí)候，它的工作頁(yè)面上就會(huì)展現(xiàn)出相應(yīng)的關(guān)鍵控制點(diǎn)，在這個(gè)環(huán)節(jié)需要關(guān)注的要點(diǎn)是什么，就很清晰地展現(xiàn)在員工面前。制度的關(guān)鍵不在于你制定出來(lái)以后放在柜子里，而是貫穿實(shí)際工作能夠隨時(shí)提醒員工遵照?qǐng)?zhí)行，這樣才能將風(fēng)險(xiǎn)管理很好落實(shí)到企業(yè)工作中去，這是法務(wù)管理信息系統(tǒng)如何控制風(fēng)險(xiǎn)的一個(gè)切入點(diǎn)。
四、科學(xué)決策。法務(wù)管理信息系統(tǒng)提供法務(wù)相關(guān)的監(jiān)控與決策數(shù)據(jù)，支持科學(xué)決策。對(duì)于企業(yè)科學(xué)決策而言，關(guān)鍵問(wèn)題在于：怎樣能讓企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)做出科學(xué)決策？有兩個(gè)非常關(guān)鍵的因素，即“快”和“全”。有了法務(wù)管理信息系統(tǒng)的支撐后，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)就可以快速通過(guò)系統(tǒng)查找到?jīng)Q策所需的全過(guò)程信息數(shù)據(jù)。如企業(yè)在合同管理過(guò)程中遇到了問(wèn)題，領(lǐng)導(dǎo)需要查閱合同信息。傳統(tǒng)方式需要人工去查找、遞交，而通過(guò)系統(tǒng)，只需登錄就能很快找到相關(guān)合同，并且合同的正文、附件、審核信息、變更信息等全過(guò)程的數(shù)據(jù)都能又快又全地展現(xiàn)在領(lǐng)導(dǎo)面前，這就為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供了全面數(shù)據(jù)支撐，提高了效率。另外一個(gè)角度來(lái)看科學(xué)決策，法務(wù)管理信息系統(tǒng)還可以給領(lǐng)導(dǎo)展現(xiàn)各種各樣的圖表，如有柱狀圖、餅狀圖、趨勢(shì)圖、靈活臺(tái)賬等等，也是從不同角度為領(lǐng)導(dǎo)決策提供了各種參考信息。
五、提升效率。利用法務(wù)管理信息系統(tǒng)可以提升法務(wù)管理效率。通常的理解，有了IT系統(tǒng)以后效率提升是非常簡(jiǎn)單的事，其實(shí)也并不簡(jiǎn)單。大家首先想到的可能是流程電子化帶來(lái)的效率提升，信息在不同部門(mén)、不同人之間傳遞的速度比人工的速度快多了，這是大家可以明顯感覺(jué)到的。另一方面，利用信息化的處理方式，業(yè)務(wù)處理的自身過(guò)程也在改變。舉一個(gè)簡(jiǎn)單例子，如企業(yè)在起草合同時(shí)，如果用系統(tǒng)中的標(biāo)準(zhǔn)合同模板來(lái)起草，那么系統(tǒng)會(huì)把人員對(duì)這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)合同模板所做的全部修改都記錄保留下來(lái)。這個(gè)修改痕跡帶來(lái)的好處就是對(duì)于相關(guān)的會(huì)簽部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、法務(wù)部門(mén)，在審核時(shí)就不用一個(gè)字一個(gè)字地看了，可以直接看修改了什么地方。這種效率的提升比僅僅流程電子化帶來(lái)的信息傳遞效率的提升更為關(guān)鍵，帶來(lái)的價(jià)值也更大。
如何利用法務(wù)管理信息化的價(jià)值
從筆者為眾多企業(yè)實(shí)施法務(wù)管理系統(tǒng)的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)來(lái)看，企業(yè)若想借助信息系統(tǒng)來(lái)提升法務(wù)管理的效率、控制法律風(fēng)險(xiǎn)，必須解決好以下三個(gè)問(wèn)題。
一是管理提升的問(wèn)題。運(yùn)用信息技術(shù)提升企業(yè)法務(wù)管理效率，在法務(wù)管理信息系統(tǒng)實(shí)施前，信息系統(tǒng)供應(yīng)商與企業(yè)法務(wù)部門(mén)必須就法務(wù)管理業(yè)務(wù)中的問(wèn)題，哪些是信息技術(shù)可以解決的，哪些需靠管理改善解決的達(dá)成共識(shí)。
此外，還需要從管理的成熟度和信息化的依賴程度兩個(gè)維度，對(duì)法務(wù)管理業(yè)務(wù)系統(tǒng)做出細(xì)致的分析，才能理清信息化的思路。慧點(diǎn)科技在幫助企業(yè)建立信息系統(tǒng)前，提供了專業(yè)的業(yè)務(wù)顧問(wèn)與企業(yè)法務(wù)部門(mén)一起深入細(xì)致地對(duì)企業(yè)法務(wù)管理相關(guān)業(yè)務(wù)進(jìn)行研究分析，對(duì)現(xiàn)有的制度和流程進(jìn)行梳理，找出缺陷，提出改善性建議，為信息化奠定基礎(chǔ)。
二是信息系統(tǒng)功能的問(wèn)題。法務(wù)管理信息系統(tǒng)的上線不是簡(jiǎn)單的把表單、流程的電子化，而必須將管理要求與信息系統(tǒng)真正結(jié)合起來(lái)，通過(guò)IT手段進(jìn)行制度固化，才能控制風(fēng)險(xiǎn)，體現(xiàn)信息系統(tǒng)的管理價(jià)值。所以，在設(shè)計(jì)法務(wù)管理信息系統(tǒng)功能時(shí)，企業(yè)必須對(duì)自身的需求做細(xì)致的梳理和分析，同時(shí)對(duì)信息系統(tǒng)供應(yīng)商的產(chǎn)品功能有深入的了解。這樣才能區(qū)分出，哪些是企業(yè)個(gè)性化的管理要求，哪些是標(biāo)準(zhǔn)的信息化產(chǎn)品功能。這樣開(kāi)發(fā)出來(lái)的信息系統(tǒng)才能很好的匹配企業(yè)管理實(shí)際。從管理軟件的實(shí)踐來(lái)看，企業(yè)的管理需求和業(yè)務(wù)實(shí)際不同，沒(méi)有產(chǎn)品能“普適性”滿足每個(gè)企業(yè)的要求，一定是“產(chǎn)品+定制”的信息系統(tǒng)，才能滿足企業(yè)的管理要求?；谇捌诘氖崂恚埸c(diǎn)科技提供的業(yè)務(wù)顧問(wèn)就能幫助企業(yè)規(guī)劃設(shè)計(jì)出最貼合企業(yè)業(yè)務(wù)實(shí)際的法務(wù)管理系統(tǒng)，從而保障了系統(tǒng)的使用落地。
三是用戶的培訓(xùn)。從前面的信息化本質(zhì)分析中，我們已經(jīng)看到人的重要性。對(duì)一個(gè)新的法務(wù)管理信息系統(tǒng)上線來(lái)講，最終用戶是發(fā)揮法務(wù)管理信息化價(jià)值的關(guān)鍵。一方面要針對(duì)不同用戶類別，設(shè)計(jì)針對(duì)性的培訓(xùn)。比如對(duì)領(lǐng)導(dǎo)角色，必須考慮領(lǐng)導(dǎo)的時(shí)間、領(lǐng)導(dǎo)的操作特點(diǎn)等設(shè)計(jì)一對(duì)一的培訓(xùn)。對(duì)管理員角色，就需要對(duì)其進(jìn)行更加詳細(xì)的管理操作培訓(xùn)。另一方面，針對(duì)法務(wù)管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用，企業(yè)原來(lái)的管理制度做了哪些調(diào)整，一定要做詳細(xì)的溝通說(shuō)明，而這常常被很多企業(yè)所忽略。對(duì)于系統(tǒng)用戶來(lái)講，不僅要熟練掌握信息系統(tǒng)的功能操作，還要了解新的制度要求，這才能保證法務(wù)信息系統(tǒng)順利、有效的發(fā)揮其價(jià)值。
期望上述針對(duì)信息化的本質(zhì)、法務(wù)管理信息化的價(jià)值、以及如何利用法務(wù)管理信息化的價(jià)值這三個(gè)問(wèn)題的分析討論，對(duì)法務(wù)相關(guān)管理人員在未來(lái)開(kāi)展信息化實(shí)踐工作能有所幫助。
