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      大頭:你應(yīng)該要培養(yǎng)的12項(xiàng)時間管理習(xí)慣

       昵稱18609904 2016-10-18
      20-30歲是我們?nèi)松A段的重要分水嶺,大學(xué)畢業(yè)、初入職場、摸爬滾打成“老鳥”,在此階段如果能夠培養(yǎng)時間管理的習(xí)慣,對你以后的人生會起到翻天覆地的變化。現(xiàn)在我就將自己接觸GTD后掌握的時間管理技巧,和各位分享其中重要的十二項(xiàng)內(nèi)容。
      如果你目前能夠做到,我在此恭喜你繼續(xù)保持;沒有做到的話也不要灰心,從今天開始也不遲,每天嘗試一項(xiàng)新習(xí)慣,爭取一個月之內(nèi)對這十二項(xiàng)時間管理內(nèi)容有初步體驗(yàn)。
      01 每天“使用日歷APP應(yīng)用或日歷紙質(zhì)本”
      朋友家人的生日/紀(jì)念日,合作伙伴/基友/閨蜜的聚會,家庭的信用卡還款日/水電燃?xì)饫U費(fèi)日……這些重要或者瑣碎事情我們不可能通通都記在大腦里,這就是日歷工具可以幫助你的地方。
      我之前使用的是GoogleCalendar,后來改為Sunrise應(yīng)用,這兩款日歷類工具已經(jīng)超出本身日歷范疇,功能相當(dāng)強(qiáng)大,讓它們發(fā)揮作用成為你的貼心小秘書!
      在我的GTD任務(wù)系統(tǒng)環(huán)節(jié)中,除了MIT占據(jù)重要的角色外,日程類任務(wù)就是另外一塊重要內(nèi)容啦,Google日歷是我之前一直都大力推崇使用的工具,直到Sunrise日歷的出現(xiàn),已經(jīng)逐漸取代Google日歷,成為我認(rèn)為的最棒的日程類管理軟件。
      02 每天“使用任務(wù)管理工具”
      除了日程安排類事情之外,每天我們還有一大堆要處理的待辦事項(xiàng),把他們記錄在任務(wù)管理工具中進(jìn)行有序處理,提醒自己優(yōu)先處理的事情,這類應(yīng)用有很多我使用過不錯也推薦給大家的有rememberthe milk,toodledo,wunderlist,anydo,todoist,Trello。
      其中Trello是一款個人或者團(tuán)隊(duì)GTD管理的出色軟件,我覺得它區(qū)別于其他GTD軟件的主要特色是,卡片式的項(xiàng)目分類讓圖文顯示更美觀、拖動式的任務(wù)組或任務(wù)更靈活、處理任務(wù)需要參考的資料更便于讀取、任務(wù)組分類更多樣擺脫只有inbox/todo/doing/done的固定思維……總之Trello特別適合圖像化思維、自由派的朋友使用。
      03 每天“睡眠時間達(dá)到7-9小時”
      學(xué)會尊重人體的生理規(guī)律,每天盡量有7-9小時的睡眠時間,對于夜貓型工作族來說,你的工作效率非常高,但從你人生健康長遠(yuǎn)角度考慮的話,目前你是用健康換取金錢,后面可能就是金錢換取不到健康啦!

      我目前盡量23點(diǎn)睡覺,早晨5點(diǎn)起床,午休30分鐘,上下午有空就學(xué)會打盹5分鐘,形成自己的身體節(jié)奏!
      記得讀幼兒園的時候,老師就和我們說:“早起的鳥兒有蟲吃”。進(jìn)入職場后,工作和家庭事務(wù)增多,我們更應(yīng)該要早起。對于商務(wù)人士來說,早起可以有時間審視自我,有時間制定計(jì)劃,有時間做運(yùn)動,有時間吃一頓豐盛的早餐,有時間提升自我,有時間完成要事。
      我們算算,如果每天我們早起2.5小時,一周就是17.5小時,一個月就是70個小時,一年就有840個小時,相當(dāng)于我們一年中比被別人整整多了35天有效時間,做不做晨型人就在于你的選擇呢?
      04 每天“下班前日清理”
      一天下來我們電腦桌面或者下載文件夾中或許會新建下載不少相關(guān)資料,郵箱收件箱有幾十封已回復(fù)郵件,任務(wù)管理工具默認(rèn)文件夾也收集幾條靈感或代辦事項(xiàng),手機(jī)也拍攝一些照片,本子上也記錄一些事情。
      下班前花上5-15分鐘時間進(jìn)行日清理,放入各自對應(yīng)的位置,根據(jù)個人習(xí)慣建立自己的日清理模板,我的內(nèi)容供大家參考:
      清空郵件收件箱,放入對應(yīng)郵件項(xiàng)目文件夾
      清空電腦虛擬桌面,放入對應(yīng)電腦項(xiàng)目文件夾
      清空電腦下載文件夾,放入云盤或云辦公空間
      清空to do list收件箱默認(rèn)文件夾,放入相應(yīng)標(biāo)簽或文件夾
      清空手機(jī)照片,備份到云相冊
      清理紙質(zhì)筆記,存入Onenote/印象筆記對應(yīng)筆記本中
      05 培養(yǎng)“周末周回顧”習(xí)慣
      學(xué)會周回顧是時間管理中一項(xiàng)重要的技能,可以讓我們總結(jié)本周的得失,下周會更有效的安排執(zhí)行事情,所以回顧也是GTD系統(tǒng)中的重要一環(huán)。
      有職場GTD會員詢問我,周回顧應(yīng)該回顧哪些內(nèi)容,我的周回顧是來源于每天的晨間日記和日計(jì)劃基礎(chǔ)數(shù)據(jù),下面這些事情可以供參考,一般30分鐘時間就可以搞定周回顧。大頭:你應(yīng)該要培養(yǎng)的12項(xiàng)時間管理習(xí)慣
      06 每天“真正工作投入時間≥4小時”
      雖說大部分工作人士是8小時工作制,但是除去會議、郵件回復(fù)、電話溝通、QQ/微信聊天、網(wǎng)頁瀏覽、中途休息等相關(guān)事情,你可以統(tǒng)計(jì)下每天真正工作投入時間是否有超過4小時。
      所以將每天重要的事情盡量安排在早晨或上午完成,下午的時候身體精力和大腦關(guān)注度都會減少很多。
      我們可以在電腦上建立對應(yīng)的工作/娛樂電腦賬號,打造無干擾的高效純工作環(huán)境,現(xiàn)在無論是Windows或者M(jìn)ac系統(tǒng)電腦,我們可以在開機(jī)后輸入密碼畫面設(shè)置多個賬號,以Mac系統(tǒng)為例,為自己建立個人賬號后,還會默認(rèn)提供一個“游客”賬號。
      根據(jù)此特點(diǎn),分別將個人賬號或游客賬號設(shè)置成純工作、純娛樂用途。工作賬號只安裝工作相關(guān)軟件,你不能打游戲、瀏覽無關(guān)網(wǎng)頁。如果你的工作是和文書處理相關(guān),安裝Office辦公軟件即可;如果你的工作是設(shè)計(jì)相關(guān),安裝Photoshop或者CAD軟件。
      07 “一次處理一件事情”
      不要過于相信大腦能力,不要一次同時處理多件事情,否則你的大腦會在多件事情中來回做切換狀態(tài),剛剛做某事情進(jìn)入狀態(tài)又被迫調(diào)整成另外一件事情,會大大降低你的工作效率。
      如果你今天有多件事情要處理的話,嘗試1個小時之內(nèi)只處理A事情,然后下一個小時再處理B事情。
      08 分時段處理“創(chuàng)意性”和“機(jī)械性”
      趁早晨上午人的精力最旺盛的階段,去處理費(fèi)腦筋的事情,比如產(chǎn)品項(xiàng)目新點(diǎn)子企劃,下個月產(chǎn)品銷售計(jì)劃安排等。疲勞的時候去處理機(jī)械性體力活事情,比如第4點(diǎn)提到的進(jìn)行日清空事宜。
      無論是處理“創(chuàng)意性”或“機(jī)械性”工作,我都習(xí)慣耳機(jī)中聽一些白噪聲,這樣可以刺激大腦進(jìn)行抽象思考,產(chǎn)生靈感,集中注意力,提高效率,可以幫助一個人放松或睡眠。
      當(dāng)你學(xué)習(xí)寫作工作時,聽著咖啡館的人語聲、輕微小雨聲、轟轟雷雨聲、火車行駛聲、火焰燃燒呲呲聲、微風(fēng)拂落葉聲、小溪水流聲、海浪輕拍聲、蟲鳴鳥叫聲、電視沒有節(jié)目滋滋聲等,讓人有種身臨其境的感覺。
      09 “項(xiàng)目分解成下一步行動”
      往往很多事情的拖延都是因?yàn)橛X得事情太難,不知道如何下手而導(dǎo)致的。在盲目開始做某事情前,花上5-10分鐘時間進(jìn)行考慮,然后用思維導(dǎo)圖方式將項(xiàng)目逐漸分解,最后成為一件件可以執(zhí)行的下一步行動,控制在25分鐘內(nèi)可以完成。
      10 每天“安排三項(xiàng)要事”
      有些職場GTD會員和我反映,為什么一天忙碌下來,卻覺得沒有做什么事情,沒有一點(diǎn)成就感呢?因?yàn)槟阏焯幚淼亩际且恍┈嵤拢囍疤焱砩匣蛘弋?dāng)天早晨安排三項(xiàng)要事,一件件去完成,相信我完成一項(xiàng)要事的成就感會大于完成十件瑣事的感覺。
      我目前是用onenote作為每日3只青蛙待辦清單,因?yàn)閛nenote可以通過層次符號順序?qū)IT分解成一系列的下一步行動,而且可以存儲在云端,作為回顧資料后續(xù)可以查看,onenote中提供了適合執(zhí)行待辦事項(xiàng)的完美條件,可以很好通過各種符號體現(xiàn)任務(wù)之間的層級和順序關(guān)系。
      本身自帶的勾選框非常適合待辦事項(xiàng),而且通過其他快捷鍵操作可以在任務(wù)前面加上諸如星號/問號/電話/郵件回復(fù)等標(biāo)示,這樣方便我們一眼看出任務(wù)執(zhí)行的順序,以及執(zhí)行的下一步動作。大頭:你應(yīng)該要培養(yǎng)的12項(xiàng)時間管理習(xí)慣
      11 每天“番茄工作法”
      番茄工作法是我接觸GTD以來,一直都在執(zhí)行的習(xí)慣,無論是對時間管理新手,還是時間管理行家都適用。
      番茄工作法可以讓你集中時間內(nèi)集中精力完成某事情,時間到了以后進(jìn)行休息,既提高工作效率,又注意身體健康,一舉兩得。
      利用“番茄護(hù)理時間”,我們可以做一些頸椎和防止鼠標(biāo)手鍛煉,當(dāng)健康出現(xiàn)危機(jī)時,會影響其他工作、素質(zhì)、家庭、社交、愛好領(lǐng)域的夢想達(dá)成,沒有健康就沒有效率,沒有一切。
      12 “敢于說不”
      初入職場時,老板同事委托你的事情,或者網(wǎng)絡(luò)社群朋友找你幫忙的事情,用鍛煉提高自我能力的態(tài)度去接受。
      但是當(dāng)你成長到一定階段后,要敢于對一些重復(fù)類事情說不,因?yàn)槟銖睦锩嬉呀?jīng)得不到成長,反而會浪費(fèi)你大量時間,阻礙你新的發(fā)展,要培養(yǎng)“敢于說不”的勇氣。
      以上分享的十二項(xiàng)時間管理技巧,是我覺得非常重要的習(xí)慣,掌握后會給你帶來快樂高效每一天,趕緊從今天開始執(zhí)行吧!
      (作者:大頭)

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