文/無訟學(xué)院 田臻奕

大家好，我是小田。

上周關(guān)于Excel數(shù)據(jù)透視表的文章發(fā)布后，有很多律師朋友們和我的同事們，都詢問了我一些關(guān)于Excel使用上的問題。我發(fā)現(xiàn)，大家在使用Excel的過程中，有很多需要的功能，并不是像數(shù)據(jù)透視表或是制作圖表這樣非常重要的模塊功能，而是一些隱藏的小功能，一般的教程里也不會寫到，但是需要使用的時候卻總是讓人困擾。今天，我就給大家介紹幾個Excel中常用的隱藏小功能，希望大家再遇到類似的操作的時候，能夠節(jié)約時間，迅速解決問題。

一、設(shè)置『數(shù)據(jù)驗證』

在使用Excel統(tǒng)計數(shù)據(jù)時，我們經(jīng)常遇到這樣的問題：同一個表格，交給多個人分別填寫，但他們在填寫相同字段時，所用的表述方法不同，為后期進一步的數(shù)據(jù)統(tǒng)計帶來了困難。舉一個簡單的例子，在上一次講解數(shù)據(jù)透視表時，我們用到了這樣一張表格：

這是一個律所用于進行業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計的表格，其中『審級』一欄，所填寫的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)為基層法院、中院、高院、最高院幾項，但如果只將表頭發(fā)個各個業(yè)務(wù)團隊請其填寫，那么交上來的數(shù)據(jù)很有可能是這樣：

大家依照自己的理解填寫表格，后期既無法篩選，也無法用透視表統(tǒng)計數(shù)據(jù)。因此在進行特定的需要標(biāo)準(zhǔn)化的字段的數(shù)據(jù)統(tǒng)計時，應(yīng)當(dāng)設(shè)置『數(shù)據(jù)驗證』，即常見的下拉列表，以優(yōu)化數(shù)據(jù)質(zhì)量。同樣以這個表格為例，我們先選中審級所在的列，在上方工具欄中，選擇『數(shù)據(jù)』菜單下的『數(shù)據(jù)驗證』選項。

在彈出的菜單中『驗證條件』一欄，選擇列表（部分版本表述為序列）：

再在『源』一欄，輸入需要用于選擇的字段，以英文逗號隔開。

點擊確定，『審級』一欄下方的單元格中，即可出現(xiàn)已經(jīng)設(shè)置好的下拉列表。

如果填表人不選擇下拉列表中已有的選項，Excel會自動彈出提示框，提醒其錄入數(shù)據(jù)非法，需要修改。

除了下拉文本框的驗證方式之外，數(shù)據(jù)驗證還可以設(shè)置日期、時間、文本長度等驗證方式。例如我們可以將『電話號碼』一欄設(shè)置文本長度驗證，規(guī)定必須輸入11位字符，確保填表人填入完整的手機號碼，沒有漏輸。

在數(shù)據(jù)統(tǒng)計中，保證源數(shù)據(jù)的質(zhì)量是正確統(tǒng)計的前提。設(shè)置數(shù)據(jù)驗證可以有效地提高數(shù)據(jù)的質(zhì)量，另外需要注意的是，統(tǒng)計是一個日積月累的過程，無論使用Excel，還是其他錄入工具或錄入系統(tǒng)，數(shù)據(jù)錄入人都必須保持良好的錄入習(xí)慣，在每一次錄入中都保證該條數(shù)據(jù)質(zhì)量，才能保證最終統(tǒng)計結(jié)果無誤。我曾經(jīng)在一個軟件公司實習(xí)，該公司使用非常高級的系統(tǒng)做客戶管理，但由于客戶量巨大，銷售人員填寫銷售信息時，總是不認(rèn)真填寫客戶的地域，造成系統(tǒng)中『安徽』客戶占總量的一半以上，因為這是下拉列表的第一個選項。盡管有高級系統(tǒng)支持，仍然花費了兩個實習(xí)生近半個月的時間，才把三萬余條數(shù)據(jù)手工改好。在統(tǒng)計時再對數(shù)據(jù)進行整體復(fù)查和修改，會造成大量時間成本和人力成本的浪費。

二、快速去重

去除重復(fù)項，是數(shù)據(jù)統(tǒng)計中非常重要的一個操作。此前也有很多朋友詢問我應(yīng)該如何實現(xiàn)，其實去重在Excel中非常好操作，只需兩步：

1.選中需要去重的數(shù)據(jù)

2.在『數(shù)據(jù)』菜單中，選擇『刪除重復(fù)項』選項，點擊確定即可

三、快速切換行和列

進行表格制作時，另一個非常常見的場景是，我們需要將一個以列排列的表格，變成以行排列。例如上周講解數(shù)據(jù)透視表時，我們曾使用過一組五個公司互相交易某種化工品的數(shù)據(jù)，假設(shè)當(dāng)時的數(shù)據(jù)表是這樣排列的：

這張表分六行分別統(tǒng)計時間、買賣雙方、產(chǎn)品類型、數(shù)量和金額，現(xiàn)有排列方式的好處是可以分別看清楚每一筆交易在這六個維度的基本情況，但是這樣排列的表格非常長，橫向拉動不利于整體觀察數(shù)據(jù)的情況，如果能夠快速地將這組數(shù)據(jù)變成按照六列排列，觀察起來就會方便得多。同樣地，我們先選中這組數(shù)據(jù)，右單擊，選擇復(fù)制（快捷鍵：Ctrl+C）。再選中一個空的單元格，右單擊，單擊『選擇性粘貼』。

在彈出的對話框中，選擇『轉(zhuǎn)置』，點擊確定。

即可將表格變?yōu)榉至信帕小?/p>

四、凍結(jié)窗格

在瀏覽比較長，橫向維度比較多的數(shù)據(jù)時，我們經(jīng)常遇到向下拉動表格之后，就不記得某一列數(shù)據(jù)代表的含義的情況。仍以剛剛舉例的這組數(shù)據(jù)為例，在向下拉動后，第二列到底是賣方還是買方，第五列是數(shù)量還是金額，經(jīng)常需要拉回表頭再做確認(rèn)，這個時候，我們只要做一個小小的操作，就可以避免這樣的情況：選擇『視圖』菜單，單擊『凍結(jié)首行』。

再拉動表格時，表頭就會一直出現(xiàn)在表格上方，查找數(shù)據(jù)會方便得多。

五、常用百度

我們在使用Excel，或是任何其他軟件的過程中，都會或多或少地遇到問題。當(dāng)我們遇到問題的時候，不要被問題嚇到。一方面要相信，任何你遇到的問題，肯定會有別人也遇到過。另一方面也要相信，像Excel、Word這樣已經(jīng)迭代了至少20年的經(jīng)典產(chǎn)品（我見過的最早的版本是Office97），幾乎不可能出現(xiàn)我們都會時常用到，而它卻實現(xiàn)不了的功能，只是你不知道怎么實現(xiàn)而已。那么這個時候，與其自己苦思冥想，不如直接去搜索。只要能把你的問題描述清楚，百度自然會告訴你答案。

例如剛剛舉例的『數(shù)據(jù)驗證』，或許你壓根不知道什么叫『數(shù)據(jù)驗證』，但是你就是需要加一個下拉選項，那么只要把這個『如何加下拉選項』的問題輸入搜索欄，立刻就能自己找到答案。

當(dāng)然在這里我也有一個小小的建議，就是把手頭常用Excel、Word、PowerPoint等軟件都升級到比較新的版本。現(xiàn)在微軟官方商城銷售的最新版本是Office2016，即便是Office2013都已經(jīng)是五年以前的產(chǎn)品了，Office2007已經(jīng)過去十年了。雖然老版本的基本功能還可以使用，但無論從產(chǎn)品體驗，還是做出的表格、文件的美觀程度上，都是新版本更好。且越新的版本，越不容易遇到文件打不開的問題，也可以避免因為你在使用Office2003，別人發(fā)給你一個工作表，你卻打不開，需要別人轉(zhuǎn)換格式的尷尬。

好啦，今天的分享就到這里。還是一樣，如果你對于Excel使用有什么問題，或者是日常還有哪些場景需要使用Excel，又或是在使用Word、PPT等其他軟件中遇到的問題，都可以與我交流，期待為大家?guī)砀嗟膸椭?/p>