 60秒get一個(gè)HR實(shí)用小技巧 在使用Excel過程中，不知道大家有沒有做過這種事情：連續(xù)敲擊幾個(gè)空格，使文字居中或者右對齊；為了與三個(gè)字的名字對齊，會(huì)在兩個(gè)字的名字中間加一個(gè)空格...... 從數(shù)據(jù)規(guī)范操作的角度來講，Excel是很少出現(xiàn)空格輸入的。舉個(gè)栗子：  在名字輸入過程中，“楊過”和“楊 過”在我們看來是一個(gè)人，但是在Excel看來卻是兩個(gè)人。當(dāng)用前者檢索該員工的信息時(shí)，會(huì)返回一個(gè)錯(cuò)誤的值。因?yàn)樗歉鶕?jù)程序來判斷信息的。所以我們今天講一講：  播放GIF解決方法其實(shí)很簡單，就是對其設(shè)定數(shù)據(jù)有效性。下面小薪教你一下具體怎么操作： 1 第一步 假定我們要對下面表格中的員工姓名進(jìn)行限制，選中：B2:B8單元格，點(diǎn)擊「數(shù)據(jù)選項(xiàng)卡」-「數(shù)據(jù)驗(yàn)證」（2010及之前的版本叫做數(shù)據(jù)有效性）。  2 第二步 在「設(shè)置」—「允許」下拉列表中選「自定義」，并在「公式」文本框中輸入“=SUBSTITURE(B2,' ','')=B2”。  3 第三步  4 第四步 單擊「確定」按鈕，當(dāng)在指定區(qū)域B2:B8中輸入空格，就會(huì)出現(xiàn)如下提示。  知識(shí)點(diǎn)講解： Q1：上面提到的這個(gè)函數(shù)有什么含義？ 該函數(shù)對指定字符串進(jìn)行替換：SUBSTITURE(text，old_text，new_text，[instance_num]） 翻譯過來就是：SUBSTITURE(需要進(jìn)行替換的數(shù)據(jù)，被替換掉的舊文本，用來替換的新文本，第幾次出現(xiàn)的被替換的字符） 需要補(bǔ)充說一下的是：[instance_num]為可選項(xiàng)目，如果指定其第三次替換，則只有第三次出現(xiàn)的被替換；若不指定，則全部替換。 Q2：我們剛剛是怎么用這個(gè)函數(shù)，對是否輸入了空格進(jìn)行判斷的呢？ SUBSTITURE函數(shù)將B2單元格中的空格替換為空值，并判斷替換后的單元格內(nèi)容是否與原來相等。 如果不等代表姓名中含有空格，那么數(shù)據(jù)有效性（數(shù)據(jù)驗(yàn)證）就會(huì)彈出「??出錯(cuò)警告」。 如果在B9單元格輸入空格，就不會(huì)收到提示，因?yàn)槠涑隽宋覀兦懊嬖O(shè)定的數(shù)據(jù)有效性（數(shù)據(jù)驗(yàn)證）的區(qū)域B2:B8。 Q3：說了這么多，數(shù)據(jù)有效性（數(shù)據(jù)驗(yàn)證）到底是什么呢？ 是對單元格或單元格區(qū)域輸入的數(shù)據(jù)從內(nèi)容到數(shù)量上的限制。對于符合條件的數(shù)據(jù)，允許輸入；對于不符合條件的數(shù)據(jù)，則禁止輸入。這樣就可以依靠系統(tǒng)檢查數(shù)據(jù)的正確有效性，避免錯(cuò)誤的數(shù)據(jù)錄入。說的簡單點(diǎn)，就是通過程序幫我們檢查有沒有輸錯(cuò)內(nèi)容。  小薪總結(jié) 經(jīng)?？吹狡渌拢\(yùn)用Excel玩的得心應(yīng)手，而自己用時(shí)卻發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤百出。其實(shí)很多問題不是自己不熟練，而是操作不規(guī)范。好啦，今天就講這么多，你都理解了嗎？ —END— 互動(dòng)話題 |
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