做任何事都少不了時(shí)間，時(shí)間是必須具備的一個(gè)條件。但是對(duì)這項(xiàng)最特殊的、無(wú)可替代的和不可或缺的資源，絕大多數(shù)人卻都以為可以取用不竭。而有效的管理者與其他人最大的區(qū)別，就是他們非常珍惜自己的時(shí)間。

要了解時(shí)間是怎樣耗用的，從而據(jù)以管理時(shí)間，我們必須先記錄時(shí)間，但我們卻一直把時(shí)間浪費(fèi)在并不太重要的工作上。在那些工作中，時(shí)間的利用和浪費(fèi)，充其量只會(huì)對(duì)效率和成本稍有影響而已。而在某些越來(lái)越重要的工作領(lǐng)域，我們卻沒(méi)有應(yīng)用這套方法，尤其是那些時(shí)間因素特別重要的知識(shí)工作，特別是管理者的工作。

要知道，只有在這些方面，時(shí)間的運(yùn)用和浪費(fèi)才是直接攸關(guān)有效性和成果的。要提高管理者的有效性，有這么兩件事是托推不掉的。

01 記錄時(shí)間耗用的實(shí)際情形

事實(shí)上，許多管理者都備有一本小冊(cè)子，自己記錄，也有人請(qǐng)秘書(shū)小姐代為記錄。重要的是，必須在處理某一工作的“當(dāng)時(shí)”立即加以記錄，而不能事后憑記憶補(bǔ)記。

許多有效的管理者都經(jīng)常保持這樣的一份時(shí)間記錄，每月定期拿出來(lái)檢討。至少，有效的管理者往往以連續(xù)三四個(gè)星期為一個(gè)時(shí)段，每天記錄，一年內(nèi)記錄兩三個(gè)時(shí)段。有了時(shí)間耗用的記錄樣本，他們便能自行檢討了。半年之后，他們都會(huì)發(fā)現(xiàn)自己的時(shí)間耗用得很亂，浪費(fèi)在種種無(wú)謂的小事上。經(jīng)過(guò)練習(xí)，他們?cè)跁r(shí)間的利用上必有進(jìn)步。但是管理時(shí)間必須持之以恒，才能避免再回到浪費(fèi)的狀態(tài)上去。

02 要做有系統(tǒng)的時(shí)間管理

我們先要將非生產(chǎn)性的和浪費(fèi)時(shí)間的活動(dòng)找出來(lái)，盡可能將這類(lèi)活動(dòng)從時(shí)間表上排除出去。要做到這一步，可以試問(wèn)自己下列幾個(gè)問(wèn)題。

1. 找出什么事根本不必做，這些事做了也完全是浪費(fèi)時(shí)間

將時(shí)間記錄拿出來(lái)，逐項(xiàng)逐項(xiàng)地問(wèn)：“這件事如果不做，會(huì)有什么后果？”如果認(rèn)為“不會(huì)有任何影響”，那么這件事便該立刻取消。

然而許多大忙人天天在做一些他們覺(jué)得難以割舍的事，比如應(yīng)邀講演、參加宴會(huì)之類(lèi)，不知占去了他們多少時(shí)間。而這些工作，他們本身既不感興趣，做得也根本不夠精彩。

其實(shí)，對(duì)付這類(lèi)事情，只要審度一下對(duì)于組織有無(wú)貢獻(xiàn)，對(duì)于他本人有無(wú)貢獻(xiàn)，或是對(duì)于對(duì)方的組織有無(wú)貢獻(xiàn)。如果都沒(méi)有，只要謝絕就得了。

2. 哪些活動(dòng)可由別人代為參加而又不影響效果？

任何一個(gè)組織——企業(yè)、政府、學(xué)校和軍事機(jī)關(guān)，幾乎每一位主管人員都接到過(guò)上級(jí)有關(guān)做好授權(quán)的指示，而且他們本人也曾屢屢對(duì)其下屬闡明授權(quán)的重要。但是這樣的諄諄告誡是否產(chǎn)生效果，實(shí)在令人懷疑。原因非常簡(jiǎn)單：只是因?yàn)闆](méi)有完全明了授權(quán)的意義。

如果認(rèn)為所謂授權(quán)是說(shuō)：“我的”工作應(yīng)由別人來(lái)做，那就錯(cuò)了；因?yàn)槟慵饶昧诵剿?，就該做你自己的工作。又有人認(rèn)為：充分授權(quán)之后，最閑散的經(jīng)理人便應(yīng)該是最好的經(jīng)理人。這樣的看法不但荒唐，而且也是不道德的。

管理者如果真想有所作為，只要將可由別人做的事交給別人就得了。

參加會(huì)議就是個(gè)例子。雖然會(huì)議本來(lái)并沒(méi)有什么別人處理不了的大事，但管理者總得出席。在文件的初稿出來(lái)之前，管理者往往要花上好幾個(gè)小時(shí)參與討論?？偠灾?，管理者所做的工作，確實(shí)有許許多多可由別人去做，而且也應(yīng)該由別人去做。

“授權(quán)”這個(gè)名詞，通常都被人誤解了，甚至是被人曲解了。這個(gè)名詞的意義，應(yīng)該是把可由別人做的事情交付給別人，這樣才能做真正應(yīng)由自己做的事——這才是有效性的一大改進(jìn)。

3. 管理者在浪費(fèi)別人的時(shí)間

即使管理者處理的都是頗有成效的工作，其處理方式仍可能造成別人時(shí)間的浪費(fèi)。所以敢于問(wèn)自己的下屬：我常做哪些浪費(fèi)你的時(shí)間而又不產(chǎn)生效果的事情？從而改進(jìn)。

許多管理者都意識(shí)到了哪些事情會(huì)浪費(fèi)他們的時(shí)間，然而他們卻不敢面對(duì)這個(gè)問(wèn)題。他們怕因小失大，造成錯(cuò)誤。殊不知即使有了錯(cuò)誤，也能很快彌補(bǔ)。能夠大量削減不必要的和非生產(chǎn)性的工作，則工作就進(jìn)行得快多了。

事實(shí)上，一位管理者大刀闊斧減少不必要的工作，絕不會(huì)有太大的風(fēng)險(xiǎn)。人總有一種傾向，高估自己地位的重要性，認(rèn)為許多事非躬親不可?？v然是最有效的管理者，仍然免不了有許多不必要的和非生產(chǎn)性的工作。

大膽減少自己的工作，真會(huì)出問(wèn)題嗎？只要看有些管理者雖然身患重病，甚至于身有殘疾，仍能干得有聲有色，就可知道這種顧慮是多余的。大膽減少無(wú)謂的工作，絕對(duì)無(wú)損于有效性。

03 如何消除浪費(fèi)時(shí)間的活動(dòng)

時(shí)間浪費(fèi)有時(shí)也是由于管理不善和機(jī)構(gòu)有缺陷引起的，身為主管者也應(yīng)予以同等的重視。管理不善不僅會(huì)浪費(fèi)大家的時(shí)間，更重要的是會(huì)浪費(fèi)主管自己的時(shí)間。

1. 找出由于缺乏制度或遠(yuǎn)見(jiàn)而產(chǎn)生時(shí)間浪費(fèi)的因素

應(yīng)注意的現(xiàn)象是機(jī)構(gòu)中一而再、再而三出現(xiàn)同樣的“危機(jī)”。同樣的危機(jī)如果出現(xiàn)了第二次，就絕不應(yīng)該再讓它出現(xiàn)第三次。

2. 人員過(guò)多，也常造成時(shí)間浪費(fèi)

判斷人數(shù)是否過(guò)多，有一個(gè)可靠的標(biāo)準(zhǔn)。如果一個(gè)高級(jí)管理人員，尤其是經(jīng)理，不得不將他工作時(shí)間的十分之一花在處理所謂的“人際關(guān)系問(wèn)題”上，花在處理糾紛和摩擦上，花在處理爭(zhēng)執(zhí)和合作等等問(wèn)題上，這個(gè)單位就顯得人數(shù)過(guò)多了。

人數(shù)過(guò)多，避免彼此侵犯，也難免成為績(jī)效的阻礙。在精干的組織里，人的活動(dòng)空間較大，不至于互相沖突，工作時(shí)也不用每次都向別人說(shuō)明。

3. 信息功能不健全

例如，某一醫(yī)院的院長(zhǎng)，多年來(lái)一直為應(yīng)付院內(nèi)醫(yī)生們的電話(huà)而苦惱。醫(yī)生們打電話(huà)給他，要求他為病人安排一個(gè)床位。住院部都說(shuō)是沒(méi)有床位了，但這位院長(zhǎng)幾乎每次都可以找到空床位。原因是在病人出院時(shí)，住院部不能立刻接到通知。

當(dāng)然，有沒(méi)有床位，各病房的護(hù)士長(zhǎng)隨時(shí)都清楚，主辦出院結(jié)賬手續(xù)的出納臺(tái)也能隨時(shí)知道。住院部的人，是在每天清早5點(diǎn)辦理“床位調(diào)查”工作，而通常病人大多是在上午醫(yī)生查房之后才辦出院手續(xù)。其實(shí)像這樣的問(wèn)題，只要各病房護(hù)士長(zhǎng)在填寫(xiě)出院通知單給出納時(shí)，多填一份副本送住院部就解決了。

另一種同樣常見(jiàn)的現(xiàn)象，是信息的表達(dá)方式不當(dāng)。其后果有時(shí)更為嚴(yán)重。

以上所說(shuō)的種種時(shí)間浪費(fèi)的缺點(diǎn)，例如人數(shù)過(guò)多、組織不健全或信息系統(tǒng)失靈等等，有時(shí)是輕而易舉就可以改善的，但有時(shí)也要花費(fèi)許多時(shí)間和耐心才能改善。不過(guò)，只要你肯付出努力，這種改善的效果是很大的，特別是可以幫你省出許多時(shí)間來(lái)。