董事會(huì)秘書作為公司的高級(jí)管理人員，其主要職責(zé)有三點(diǎn)：一是負(fù)責(zé)公司股東大會(huì)和董事會(huì)的會(huì)議籌備、會(huì)議記錄、文件保管；二是負(fù)責(zé)公司股東資料的管理；三是負(fù)責(zé)辦理信息披露事務(wù)，包括督促公司制定并執(zhí)行信息披露管理制度和重大信息的內(nèi)部報(bào)告制度，促使公司和相關(guān)當(dāng)事人依法履行信息披露義務(wù)，按照有關(guān)規(guī)定向有關(guān)機(jī)構(gòu)定期報(bào)告和臨時(shí)報(bào)告，以及使相關(guān)知情人員在信息披露前保守秘密，并在內(nèi)幕信息泄露時(shí)及時(shí)采取補(bǔ)救措施。

        眾所周知，股東大會(huì)和董事會(huì)的主要職責(zé)是監(jiān)督和控制經(jīng)理層、對(duì)公司重大事項(xiàng)進(jìn)行決策，是公司內(nèi)部治理的主要和關(guān)鍵環(huán)節(jié)，而這一系列職責(zé)的行使離不開董事會(huì)秘書的有效組織和恰當(dāng)安排；同時(shí)，董事會(huì)秘書通過提高公司治理水平，也會(huì)使得公司信息披露更加真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，提高信息披露的質(zhì)量。

       通過上面的分析，我們可以看出，董事會(huì)秘書在提高公司治理水平方面確實(shí)起著至關(guān)重要的作用。正因?yàn)槠潢P(guān)鍵性，我國(guó)于1994年初建董事會(huì)秘書制度開始，就不斷對(duì)這一制度進(jìn)行完善并推進(jìn)其實(shí)施。然而，由于董事會(huì)秘書制度的法律淵源層級(jí)低，在實(shí)施過程中難以得到保障，造成公司治理各個(gè)環(huán)節(jié)難以有效實(shí)施，公司決策權(quán)、監(jiān)督權(quán)和管理權(quán)之間相互制衡、相互協(xié)調(diào)的關(guān)系無法真正得到落實(shí)，造成公司治理水平的低下。

        如今中國(guó)許多上市的知名大企業(yè)中，董事會(huì)秘書制度都流于形式，更不必說其他企業(yè)。舉例來講，董事會(huì)秘書應(yīng)當(dāng)在股東大會(huì)和董事會(huì)召開前將大會(huì)需要審議的決議等相關(guān)材料發(fā)送給各股東和董事長(zhǎng)，以便他們仔細(xì)閱讀后作出獨(dú)立判斷，然而如今都是當(dāng)場(chǎng)發(fā)放相關(guān)資料，以致各位股東和董事長(zhǎng)沒有充足時(shí)間進(jìn)行審議和判斷，議題的表決也只是走個(gè)過場(chǎng)，沒有真正起到對(duì)公司經(jīng)理層的有效監(jiān)督；再比如，董事會(huì)秘書應(yīng)該在股東大會(huì)和董事會(huì)后形成完整的會(huì)議記錄，并使各位股東和董事在會(huì)議記錄上簽名，表明其對(duì)會(huì)議決議承擔(dān)責(zé)任，然而現(xiàn)實(shí)情況是在開會(huì)之前董事會(huì)秘書就讓各位股東和董事簽名，并且會(huì)后也沒有完整的會(huì)議記錄，若會(huì)后遇到有爭(zhēng)議的地方時(shí)也沒有詳細(xì)準(zhǔn)確的會(huì)議記錄去佐證。類似的問題還有很多，本該推進(jìn)公司治理的董事會(huì)秘書制度卻沒有發(fā)揮其重要作用，甚至起到反作用，公司治理水平自然無法提升。

        從公司內(nèi)部治理的角度來說，要想真正使董事會(huì)秘書發(fā)揮其應(yīng)有的重要作用，我們可以從以下幾個(gè)方面來考慮：

        一是在選聘董事會(huì)秘書時(shí)，應(yīng)該選用具有專業(yè)資格的人士，董事會(huì)秘書不僅要掌握公司法、證券法、上市規(guī)則等有關(guān)法律法規(guī)，還要熟悉公司章程、信息披露規(guī)則，掌握財(cái)務(wù)及行政管理方面的有關(guān)知識(shí)。二是公司應(yīng)建立針對(duì)董事會(huì)秘書工作的監(jiān)督、考核以及獎(jiǎng)懲機(jī)制，對(duì)其履行職責(zé)、完成任務(wù)等情況進(jìn)行定期監(jiān)督、檢查和考核，并根據(jù)結(jié)果進(jìn)行相應(yīng)的獎(jiǎng)懲，嚴(yán)重違反法規(guī)和公司章程的應(yīng)追究其責(zé)任。三是董事會(huì)秘書自身應(yīng)當(dāng)明確其職責(zé)，嚴(yán)格根據(jù)股東大會(huì)和董事會(huì)會(huì)議的流程進(jìn)行工作安排，督促各股東和董事認(rèn)真履行其職責(zé)，使得其對(duì)公司經(jīng)理層進(jìn)行有效監(jiān)督和控制、在全面思考的基礎(chǔ)上做出重大決議，而非流于形式；同時(shí)還應(yīng)做好信息保密和信息披露方面的工作，著力提升信息披露質(zhì)量以及公司治理水平。