注：本文部分內容取自某知名外企高級工程師真實經(jīng)歷

文中第一人稱均為原作者

如何把一封郵件寫的得體，還真是讓剛剛步入職場的我們感到頭疼。首先寫郵件并不是在寫作文，所以這里其實并不需要你有文采，當然如果你有文采那就是錦上添花了。

作為一名天天和老外同事打交道的美資公司工程師，這些年我寫過的英文郵件沒有一萬封也有五千封了，我看過的郵件沒有十萬也五萬封了，以下例子都是美國人寫的郵件原文，比那些書上寫的要清新脫俗得多。

英文郵件的禮儀成千上萬條，大多其實都已經(jīng)超出了“英文”的范疇，而是不管什么語言都要注意的，那我就不說了，我只說和印象最深刻的，而且和中文郵件有明顯區(qū)別的，那就是感謝和道歉。

感謝

中文郵件不喜歡太多客套話，廢話少說，直入正題，但是美國人寫郵件，哪怕是和熟悉的人，回郵件第一句話，都要感謝，所以他們的郵件都是 thank來thank去的，中文郵件沒這種習慣。

開頭，感謝別人回復自己的郵件（也可以用thank you，用在稍微正式場合，比如和陌生人發(fā)郵件）

• Thanks for the quick reply.

• Thanks for getting back to me.

• Thanks for the update on the situation.

• Thanks for the updated information.

• Thanks for gathering the information this week on this issue.

別人發(fā)郵件提供信息給你，中文郵件是懶得回的，英文郵件也習慣感謝，簡單回復一個。

• Thank you.

• Well noted.
  

• Noted/Received with thanks.

• Good information.

道歉

如果是回郵件回得晚了，先道歉，貌似中文很少有這個習慣(以下sorry也可以替換成apologize，更正式一點，發(fā)給重要的人或者群發(fā)） 

• Sorry for the late reply.（中國人普遍這這一種，也有老外用，不過下面兩種更多）
  

• Sorry I haven’t got back to you sooner . 
  

• Sorry for the delay getting back to you.

• Apologies for the late/short notice.（如果是臨時通知別人是什么事情）

• I apologize if this was not made clear（如果是上一封郵件沒寫清楚導致收件人誤解了）

• I apologize if this may make you feel uncomfortable/bad.（提前給別人預警如果自己的措辭過于強硬）

• I apologize if this may sound a little harsh.

收尾套路

最后收尾的套路，一般都是問別人意下如何。(不要用please tell me ...這種句式，從來沒見過老外用的）

• Please let me know what you think.
  

• Please let me know your thoughts.
  

• Let me know if you have any questions or concerns. (最常見）
  

• Please let me know if there are questions.

• Lookingforward to your input/insight(用insight/input代替opinion)

• That’s myidea, what's your idea?(也有直接這樣說的）

• Pleasereview the lengthy e-mail and provide feedback on how we can proceed.(如果郵件太長了）

• 或者，干脆下面的話結尾，I'lllet you know more tomorrow(表示今天沒說完，明天再說更多)

• Please call me if you like.(有什么事打我電話）

抄送別人怎么說？

中國人喜歡說cc，美國人直接說copy. cc是 carbon copy（復寫紙）的簡稱，以前還沒有電子郵件時候，用復寫紙抄送，所以本質上還是copy.

• I have put John on copy. (記住put on copy的固定搭配）
  

• You can copy Steven going forward.

如果是分別抄送給某些人，但是又不想讓他們互相知道對方的聯(lián)系方式，可以用暗送(BCC也就是blind cc),比如同時發(fā)給幾個供應商，郵件開頭直接寫：

• BCC vendors

群發(fā)郵件增加聯(lián)系人怎么說？

一般都是在郵件開頭，無稱呼，直接說：

• Looping in Steven.

• Adding/Added Steven.

甚至直接用 “+”都可以

• + Steven

把某個人刪除（涉及到保密的信息），用remove

• Removed Mike from this email

轉發(fā)郵件怎么說？

• forward the email to someone(大部分中國只會用這種)

• pass me the email(老外也經(jīng)常用這種)
  

回復郵件怎么說？

get back比 reply常用：

• I will get back to you tomorrow.

附件怎么說？

附件的英文是attachment. 但是如果你說please find the attachment一般會顯得很沒有水平。一般直接用動詞attached, enclosed. 

• Attached/Enclosed please find the report.

• I attached the report and let me know what you think.

文件怎么說?

excel, pdf, 如果你用file描述word文件可能會被“嘲諷”，正確的說法是document.（excel也可以說spreadsheet, ppt也可以說presentation)

• Attached please find the document.

主題必須要“標題黨”，必須包含必要信息，讓人有打開的欲望。有些臺灣人甚至在標題上加->Steven表示這封郵件是發(fā)給誰的。比如 XXXX Delay notice -> Steven

一定不要用任何簡寫，比如c.u(see you)之類，除了pls(please),thx(thanks),當然能不用盡量不用。

一定不要用gonna, wanna這種形式，惡俗至極，請變成原形 going to, want to

回復別人郵件，要把過往郵件的內容recap一遍，防止別人忘記。

多用bullet point, table 讓郵件更加清晰；多用callout，一目了然。

有附件的話，把附件做一個summary貼在正文。附件的命名一定要規(guī)范，讓人知道里面是什么，也方便別人保存

任何郵件，當天必須回、必須回。

文末附完整版英文神句福利

請別人幫忙（發(fā)文件等）

• At your convenience, would you please send me.....

• 最后記得加上Thank you for your assistance.

尋求他人意見

• Our team would appreciate your insights/input on.....

• Due to the short time frame for this proposal, prompt reply is greatly appreciated.

通知會議取消

• I want to be mindful of your time and we don’t have any updates at this point; therefore I suggest that we cancel/reschedule today's meeting. If you disagree or need assistance, please let us know.

• My apologies for the late notice, but i need to reschedule tomorrow's call. There remain a few open items we need to address, therefore i will send out a new invite once we agree upon a time.
  

會議總結

• Thank you for making time on a very busy Monday afternoon to join our discussion. I hope we were able to provide clarity on......Attached is a summary of what we discussed today.

道歉

• My sincere apology for this unfortunate situation; I will address to my team immediately.

• Again，please accept my most sincere apology.