人類語言以語音為物質(zhì)形式,也稱有聲語言。人類用有聲語言交流思想,傳遞信息。在使用有聲語言的同時,人們也用控制語速快慢、語音輕重等方式,或以語氣、笑聲、沉默等等,來營造氣氛、表達情感。有聲語言是一種聽覺符號,有效范圍限于聽力所及之處。用有聲語言進行交流,必須“面對面”,交流各方必須同在一個時間點上、同在一個空間之中。處在不同的時空,沒有辦法捕捉到流動的聽覺符號。

　　為了讓交流順利、準確、有效地進行,人類還運用豐富多彩的體態(tài)語言作為有聲語言的輔助手段。一般認為,情態(tài)語言、身勢語言是最常見的體態(tài)語言。情態(tài)語言指人面部的各種表情,如眼神、微笑、撇嘴等等。身勢語言指人身體部位所做出的動作,如揮手、搖頭、頓足、鞠躬、磕頭、敬禮等等。在交流中,體態(tài)語言的用途主要是營造氣氛、表達情感。絕大部分體態(tài)語言都是視覺符號,有效范圍限于視力所及之處。使用體態(tài)語言,同樣必須“面對面”,交流各方同樣必須同在一個時間點上、同在一個空間之中。處在不同時空,也沒有辦法捕捉到流動的視覺符號:

　　在一個漫長的歷史時期里,人類就是以“面對面”的方式,在相同的時空位置上交流。文字是人類最偉大的發(fā)明,它把有聲語言流動的聽覺符號,轉(zhuǎn)變成靜止的視覺符號。文字的出現(xiàn),讓人類找到了一種新的交流方式——書信交流。書信解除了有聲語言交流的時空限制,使處在不同空間的人,也可以進行交流,同時使交流可以在不同的時間點上進行。書信改變了交流模式,是人類交流史上的偉大革命。

　　書信交流,在不同空間的人之間進行。然而,這種空間的阻隔,使交流各方無法捕捉到對方發(fā)出的視覺信息,交流各方無法用體態(tài)語言作為交流的輔助手段。體態(tài)語言的缺位,使交流缺少了營造氣氛、表達情感的工具。不過,這難不倒先人,他們創(chuàng)造了一套特色鮮明的書信格式,在一定程度上彌補了這一不足。大致有兩種形式:第一,直接把體態(tài)語言搬到信紙上。如過去書信中常出現(xiàn)“叩上…'稽首”“拜上…'鞠躬”“脫帽…'頓首…'敬禮”等等詞語,其實就是身勢語言的文字再現(xiàn);傳統(tǒng)書信中常用“欣”“喜”“恭”“敬”“謹”“肅”“惶恐”等等字眼,所起作用也大致和情態(tài)語言相當。第二,敬謙詞的運用。敬詞是表示對對方或他人尊重的詞,謙詞是表示降低自己身份的詞。降低自己的身份,最終目的其實也是表示對別人的尊重。對對方的尊重,是情感最直接的表達,目的在于營造融洽的交流氣氛。