本文共分三部分：

? 如何做好報(bào)告的數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工作

? 如何做一份完美的總結(jié)框架

? 如何把數(shù)據(jù)變成 PPT

現(xiàn)在才一月份，要想明年有完美年終總結(jié)現(xiàn)在還來得及！

做好報(bào)告的數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工作

工作總結(jié)是每年年終的時(shí)候都會要碰到的攔路虎，第二年能不能升職加薪就要看這一博了。

好的年終總結(jié)能讓老板馬上就能發(fā)現(xiàn)你的「美」，分分鐘想抱你大腿，一邊擦淚一邊和你說，你是小王吧？！我離不開你?。?/span>

但是！現(xiàn)在的你 ，是不是面對雜亂的電腦桌面死活也想不出來年終總結(jié)該怎么寫？

是不是一到這時(shí)候就想不起來自己一年都做了啥？

是不是每次想找個(gè)季度數(shù)據(jù)報(bào)表總是找不到？

要想寫好年終總結(jié)，基本數(shù)據(jù)，基本素材要準(zhǔn)備好。

準(zhǔn)備數(shù)據(jù)的時(shí)候，兩大招，一技巧。完美找出自己想要的，數(shù)據(jù)不側(cè)漏。

?  數(shù)據(jù)有效命名歸檔，和雜亂桌面說拜拜

孩子總是數(shù)據(jù)找不到，找不全，年終總結(jié)沒法寫，多半是桌面太凌亂，打一頓就算了，重新規(guī)整一下就好了！遵循以下命名規(guī)則可以事半功倍。

如果遇到有大量文檔的小伙伴可以試下以下命名規(guī)則，單層級的文件命名已不適用。

多層級的文件命名方法為：

時(shí)間-所屬項(xiàng)目名稱-文件名稱關(guān)鍵詞-相關(guān)人員

完成文件命名后，根據(jù)自己的分類習(xí)慣歸檔進(jìn)相應(yīng)文件夾：

? 規(guī)整好的工作文件丟到云端，實(shí)時(shí)同步，隨時(shí)取用

利用堅(jiān)果云的全平臺的特點(diǎn)把自己規(guī)整好的工作文件都統(tǒng)統(tǒng)丟到云端，一來做同步備份，二來可以各個(gè)設(shè)備之間隨時(shí)取用，做起總結(jié)報(bào)告很輕松。

千萬不要覺得一堆文件傳到云端又要重新一個(gè)一個(gè)一個(gè)一個(gè)的拖動到客戶端里，只要右鍵選擇堅(jiān)果云上傳到個(gè)人空間即可。

在公司沒做完的年終總結(jié)，回家換臺電腦繼續(xù)做，人在哪里資料就流到哪里。

老板，明年我的目標(biāo)是一個(gè)億！

? 文件歷史，錯誤數(shù)據(jù)一查就知道

既然要做數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備，那準(zhǔn)確性是必不可少！起早貪黑把數(shù)據(jù)導(dǎo)出來，最后發(fā)現(xiàn) Total 那一項(xiàng)竟然是 120% 豈不是很尷尬？

數(shù)據(jù)因?yàn)榇中牡妮斎氡唤y(tǒng)計(jì)錯誤了該怎么辦？答，用堅(jiān)果云的「文件時(shí)光機(jī)」功能??！可以撥動時(shí)針，倒退回?cái)?shù)據(jù)出錯之前！是不是很酷炫！

「具體操作」：

? 在網(wǎng)頁端登錄堅(jiān)果云賬戶，選擇需要恢復(fù)的同步文件夾（紅色數(shù)字 1 處），點(diǎn)擊「操作歷史」可以查看到近期該文件夾內(nèi)的所有操作。

? 在「操作歷史」菜單欄下的「操作時(shí)間」中，點(diǎn)擊紅色小日歷，可選擇跳轉(zhuǎn)日期和間，跳轉(zhuǎn)后可以選擇撤銷當(dāng)天指定時(shí)間段內(nèi)的文件操作歷史：

? 找到誤操作最終的時(shí)間點(diǎn)，將其勾選之后，就可以使用文件時(shí)光機(jī)功能（勾選頁面上方“快速篩選”）了

? 選擇待恢復(fù)時(shí)間段以及操作類型。堅(jiān)果云的時(shí)光機(jī)功能可以對 10、20、30 以及 60 分鐘內(nèi)的誤操作進(jìn)行批量恢復(fù)。操作類型有 6 種，分別是“全部類型”、“刪除”、“移動”、“修改”、“增加”和“重命名”。然后點(diǎn)擊“確定”。

? 待恢復(fù)時(shí)間段以及操作類型選擇完成之后，點(diǎn)擊上方的“撤銷”（ 如圖 5 ），便可對誤操作進(jìn)行恢復(fù)了。

這樣我們就把錯誤的數(shù)據(jù)復(fù)原了！趕緊把正確的數(shù)據(jù)整理整理我們要進(jìn)入下一個(gè)環(huán)節(jié)了，做一份完美的總結(jié)框架。

有一份完美的總結(jié)框架

各種文件都收拾好了，與年終總結(jié)有關(guān)的文件也都找出來了，可我到底應(yīng)該怎么開始做明年年終總結(jié)呢？

年終總結(jié)十萬火急，先推薦一個(gè)曹將按照管理學(xué)上的“BSC 平衡記分卡”思維整理的框架，照著這個(gè)填你的內(nèi)容就行了！

秋葉大叔曾經(jīng)分享過，很多人做不好年終總結(jié)，往往是因?yàn)閮蓚€(gè)關(guān)鍵點(diǎn)沒有做好，其中一點(diǎn)是工作記錄，另外一點(diǎn)是框架與分類。

先說工作記錄。

做好工作記錄并不難，尤其是在我們使用第一部分分享的方法管理好文件數(shù)據(jù)之后。難的是你能否持之以恒地做到“事事有著落，件件有回音”。我們來看一下秋葉大叔的工作記錄。

秋葉大叔可是個(gè)十足的大忙人，不僅要領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)隊(duì)、打磨產(chǎn)品、與學(xué)員溝通、互動，還要開發(fā)新課程，同時(shí)大叔還在大學(xué)里任教。

但是大叔通過分時(shí)間段，分類型的詳細(xì)的工作記錄做到了“事事有著落，件件可回溯”?？梢哉f，工作記錄是打破年終總結(jié)沒有內(nèi)容可寫的問題的關(guān)鍵。

這時(shí)候可能有小伙伴會說，大叔用 Excel 做工作記錄，但我不像大叔那樣要同時(shí)負(fù)責(zé)大量的項(xiàng)目，有沒有更輕量、更簡單的工具可用呢？當(dāng)然有，那就是幕布。

這里推薦一種借鑒了 GTD 思想的工作記錄方法：我們將工作記錄區(qū)域分為“待完成”、“處理中”和“已完成”三部分。待完成區(qū)域記錄下所有需要我們完成的任務(wù)，處理中區(qū)域記錄我們正在進(jìn)行的任務(wù)，已完成區(qū)域記錄我們完成的任務(wù)。

這其中還有幾點(diǎn)技巧：

• 在出現(xiàn)新的待辦任務(wù)后要立刻將其落實(shí)到紙面上，減輕大腦記憶的負(fù)擔(dān)；

• 已完成區(qū)域的內(nèi)容以周為單位進(jìn)行組織；

• 處理中區(qū)域的任務(wù)每周必清空；

• 大型任務(wù)要適當(dāng)分解；

• 善用標(biāo)簽，@ 后面接人，# 后接地點(diǎn)或事件。

模板在此，拿走即可用。

當(dāng)然，模板是死的，人是活的，硬套模板沒有前途，學(xué)習(xí)其思維才是正途。

再說框架與分類。

想要做好年終工作總結(jié)，我們需要在工作記錄和工作文件的基礎(chǔ)上梳理出全局框架，然后再分類統(tǒng)計(jì)。說白話就是我們要梳理好這一年的工作分為哪幾塊，每一塊都有哪些事。

上文我們看到了秋葉大叔的工作記錄，現(xiàn)在我們來看一下秋葉大叔為了年終總結(jié)整理的框架：

使用幕布的“一鍵生成思維導(dǎo)圖”功能切換到思維導(dǎo)圖模式之后，框架會更清晰。

所謂的搭建框架其實(shí)就是對工作內(nèi)容進(jìn)行歸類和排序的過程，要做到這一點(diǎn)，我們就需要運(yùn)用結(jié)構(gòu)化思維為自己的工作內(nèi)容找一些線索。在具體方法上，大家可以參考金字塔原理，按重要性對內(nèi)容排序。

好了，到這里我們分享了制作年終總結(jié)時(shí)所需要的文件管理、工作記錄和搭建框架的一些思路和技巧。而下個(gè)部分我們將分享如何更好地利用 PPT 呈現(xiàn)年終總結(jié)。

如何把數(shù)據(jù)變成PPT

理清思路，快速搞定 PPT！

使用思維導(dǎo)圖的框架，我們快速整理完年終總結(jié)的思路，接下來只要把內(nèi)容填充到 PPT 里就行了！

這回把功夫都花在前面整理上了，沒剩多少時(shí)間做 PPT？別怕！

教你幾招，又快又好搞定 PPT！

? 用好你的PPT模板

很多人會從 PPT 網(wǎng)站下載各種模板，然后貼上自己的內(nèi)容。時(shí)間緊急，這么干也沒問題。

結(jié)果當(dāng)你把自己的內(nèi)容粘貼上去后，頓時(shí)畫風(fēng)突變。

其實(shí)，是復(fù)制粘貼的姿勢出了問題！

復(fù)制文字內(nèi)容后，在粘貼時(shí)點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵，選擇箭頭所示的【只保留文本】。這樣就不會發(fā)生格式的變化，讓你的 PPT 頁面不再畫風(fēng)突變！

模板中的圖片也一樣，有些會設(shè)置邊框、陰影等漂亮的樣式，如果直接刪掉換成自己的圖片，那就是毀模板了。

選中圖片，然后點(diǎn)擊右鍵選擇【更改圖片】，選擇【來自文件】，用你的圖片替換就行。

這么修改圖片，所有的樣式都會保留，如果更改替換后圖片大小發(fā)生了變化，重新拖動或裁剪就行~

? 邏輯圖表一鍵生成

告訴你 PPT 模板的一個(gè)套路，他們基本上都是由封面、目錄、內(nèi)容頁、封底幾頁組成。

這其中豐富好看的千變?nèi)f化，都在內(nèi)容頁的內(nèi)容之中！

柱形圖、扇形圖這類圖表，想必你已經(jīng)熟練插入了?？墒悄欠N花瓣、箭頭環(huán)形循環(huán)的邏輯圖表要怎么做？有些模板只提供了 4 個(gè)內(nèi)容位置，結(jié)果自己的內(nèi)容有 5 個(gè)要點(diǎn)，怎么辦？

簡單，PPT 自帶的 SmartArt，輕松搞定這種圖形！

點(diǎn)擊【插入】選項(xiàng)卡-【SmartArt】，在彈出的窗口會有豐富的類型供你選擇。

插入 SmartArt 后，你只需在左側(cè)編輯窗口填入文字就行，右側(cè)的邏輯圖表會隨之發(fā)生變化，回車換行就能增加一個(gè)要點(diǎn)，隨便改！

? 巧用節(jié)功能，模塊順序輕松調(diào)

最終定稿前，你永遠(yuǎn)不知道要對報(bào)告做哪些調(diào)整。比如，把第一部分往后移，改到第二部分的位置，再把最后一部分移到最前面來……

這樣的乾坤大挪移，在 PPT 里改起來可真要命，要是移漏了幾頁 PPT，到時(shí)候可就一臉懵。

不過，有了這個(gè)好用的功能——節(jié)，乾坤大挪移不在話下，不信你看！

鼠標(biāo)選中「節(jié)」標(biāo)題，就可以在不同「節(jié)標(biāo)題」中間拖動。快速移動這一「節(jié)」中的多頁幻燈片。

而切換到【幻燈片瀏覽】模式后，還可以根據(jù)「節(jié)標(biāo)題」，檢查 PPT 邏輯框架，判斷每個(gè)內(nèi)容的比例，及時(shí)調(diào)整頁面內(nèi)容及數(shù)量。

是不是超好用！

怎么插入？很簡單，在 PPT 界面左側(cè)縮略圖區(qū)點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵，選擇【新增節(jié)】，就可以了。

新增節(jié)后，會在縮略圖區(qū)出現(xiàn)一個(gè)「無標(biāo)題節(jié)」，同時(shí)彈出個(gè)窗口，直接提示你重命名節(jié)。

你可以根據(jù)制作 PPT 的內(nèi)容框架，為「節(jié)」設(shè)置合適的名字。

重復(fù)這個(gè)操作，就可以提前規(guī)劃好整個(gè) PPT 的框架結(jié)構(gòu)，這樣制作的時(shí)候就可以做到「心中有數(shù)」，不怕忘記做到哪個(gè)部分了！

關(guān)于年終總結(jié)，我們專門為大家準(zhǔn)備了一個(gè)錦囊課，叫做： 2018 新年進(jìn)步寶典。

就是這樣完美的三個(gè)步驟，我們就把年終總結(jié)搞定了。

有了堅(jiān)果云的前期整理數(shù)據(jù)，中期幕布的思路整理，最后加上秋葉PPT傳授的高效制作秘籍，年終總結(jié)妥妥的

千萬不要看前期工作準(zhǔn)備的時(shí)間有些長，其實(shí)只要建立一套符合自己的高效工作流程，這些都是小意思啦！

趁現(xiàn)在還是新年剛開始，還不趕緊手握這份寶典操練起來？！

筆芯?