發(fā)愁貫標體系文件不會寫？5個步驟輕松掌握編寫方法

昵稱41089968 2018-04-03

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作者：官衍文知識產權運營事業(yè)部

企業(yè)貫徹知識產權管理體系，必然離不開編寫體系文件的過程，那究竟體系文件是哪些呢？編寫體系文件要注意什么呢？

今天我們來聊一聊GB/T 29490-2013《企業(yè)知識產權管理規(guī)范》（以下簡稱“標準”）關于體系文件的要求。

首先我們看看標準條款4.2.1文件要求總則：

“知識產權管理體系文件應包括：a）知識產權方針和目標；b）知識產權手冊；c）本標準要求形成文件的程序和記錄?！?/p>

總則里寫了，體系文件包括①方針、②目標、③手冊、④程序、⑤記錄。

下面我們一一展開。

方針

標準條款5.2即對知識產權方針的要求：

“最高管理者應批準、發(fā)布企業(yè)知識產權方針，并確保方針：a）符合相關法律和政策的要求；b）與企業(yè)的經營發(fā)展相適應；c）在企業(yè)內部得到有效運行；d）在持續(xù)適宜性方面得到評審；e）形成文件，付諸實施，并予以保持；f）得到全體員工的理解?！?/p>

解

讀

意思是，方針要以文件形式發(fā)布，要有最高管理者的批準記錄，要在企業(yè)范圍內全員普及，還要在管理評審活動中進行適宜性評審。一般來說，方針可以寫入手冊發(fā)布，也可以單獨以企業(yè)最高層決策文件的形式發(fā)布。而最高管理者的批準記錄，則可以是方針文件下款處的最高管理者簽字，也可以在方針文件中直接出現(xiàn)“經總經理某某某（要寫出最高管理者的實際職位、姓名）批準”的字眼。

目標

標準條款5.3.2即對知識產權目標的要求：

“最高管理者應針對企業(yè)內部有關職能和層次，建立并保持知識產權目標，并確保：a）形成文件并且可考核；b）與知識產權方針保持一致，內容包括對持續(xù)改進的承諾?！?/p>

解

讀

意思是，目標也要以文件形式發(fā)布，要有最高管理者的批準記錄，要具有層次且不能偏離方針要求，要與企業(yè)內部職能或部門相對應，還要進行考核。一般來說，可制定長期、中期、短期目標，并在期限結束前完成考核。

手冊

標準條款4.2.3即對知識產權手冊的要求：

“編制知識產權手冊并保持其有效性，具體內容包括：a）知識產權機構設置、職責和權限的相關文件；b）知識產權管理體系的程序文件或對程序文件的引用；c）知識產權管理體系過程之間相互關系的表述?！?/p>

解

讀

意思是，知識產權手冊要包含企業(yè)知識產權管理體系組織架構，以及架構內各職能部門的分工、職責，要理順各管理過程的相互關系，還要引出體系相關的程序文件。值得注意的是，知識產權手冊是企業(yè)內部知識產權管理活動應長期遵循的綱領性文件，也會作為企業(yè)知識產權管理體系評價和審核的依據，因此，知識產權手冊的內容必須對應標準各條款的要求進行策劃，應覆蓋企業(yè)內部全部知識產權管理活動，如有刪減條款，必須在手冊范圍或應用部分予以說明。

程序

標準中有10個條款出現(xiàn)了這樣的表述——“應編制形成文件的程序”，分別是：4.2.4 外來文件和記錄文件、5.3.3 法律和其他要求、 6.4 信息資源、7.1 獲取、7.2 維護、7.3.1 實施、許可和轉讓、7.4.1 風險管理、7.4.2 爭議處理、7.6 保密、9.2 內部審核。

解

讀

這樣意味著上述10個管理過程需要建立程序文件，但要注意并不是一定要形成10個程序文件。我們在構建程序文件的時候，往往會考慮把責任部門一致、關聯(lián)性高的管理過程要求編入同一個程序文件。舉個例子，某企業(yè)對應標準7.1-7.4條款的知識產權獲取、維護、運用、保護這4個基礎管理過程的職責都由知識產權部承擔，則可以形成《知識產權管理程序》，以體現(xiàn)該企業(yè)知識產權管理的統(tǒng)一性。此外，對于標準沒有明確要求建立程序，但企業(yè)內部有明顯的規(guī)范流程要求的管理過程，比如管理評審、合同評審等等，也可以建立程序予以規(guī)范。

記錄

標準條款4.2.4 b）是這樣描述的：“建立、保持和維護記錄文件，以證實知識產權管理體系符合本標準要求，并有效運行?！?nbsp;

由此可見，記錄文件的作用在于作為體系運行的證據，以便檢驗體系的符合性與有效性。

解

讀

標準中明確要求形成記錄的條款包括：6.1.2 教育與培訓、7.1 獲取、7.2 維護、7.5 合同管理、8.2 研究開發(fā)、8.4 生產、8.5 銷售與售后，共7個條款。那是否就只是這7個管理過程需要設計記錄文件呢？并不?；诤圹E管理、保留證據考慮，一般我們會盡量在每個依據標準進行管理的過程都建立記錄文件或保留可以充當記錄文件的相關證據文件，否則，體系的符合性與有效性將難以驗證。