WPS表格快速填充、快速輸入等小技巧(實(shí)習(xí)必備)時(shí)間:2016-05-28 作者:snow 來源:互聯(lián)網(wǎng)
又快到暑假了，許多童鞋是不是要開始找實(shí)習(xí)工作了呢？可能看到招聘簡歷上各種高大上的要求：統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、精通各種辦公軟件等等，實(shí)際上，一個(gè)Excel表格全部都能搞定。但其實(shí)，Excel并不是一個(gè)簡單的工具，它有著很多的技巧性。 本著為廣大實(shí)習(xí)童鞋服務(wù)的原則，小編整理了一下Excel表格的使用技巧，希望能幫助大家在職場的初期順利度過。 （注：本文以WPS表格為基礎(chǔ)） 一、WPS表格如何快速填充 在WPS表格中批量輸入重復(fù)數(shù)據(jù)，或者有一定規(guī)律的數(shù)據(jù)時(shí)，填充是既有效又快捷的操作方式。所以在批量處理填寫數(shù)據(jù)時(shí)，好好的利用填充能大大提高效率。 填 充 柄 在介紹填充技巧之前，先要介紹一個(gè)填充時(shí)會(huì)用到的——填充柄，或者叫填充句柄、填充手柄等。 在WPS表格中選中一個(gè)單元格或者一個(gè)矩形區(qū)域的時(shí)候，這個(gè)區(qū)域會(huì)有一個(gè)黑色的邊框，在邊框的右下角并不是連續(xù)的，而是有一個(gè)略大一些的小黑方塊，這就是填充柄。如果還沒明白，請看圖：
當(dāng)鼠標(biāo)光標(biāo)被準(zhǔn)確的放在填充柄上的時(shí)候，會(huì)變成一個(gè)粗的黑色的“+”號(hào)。 1、序列填充 數(shù)字：在一個(gè)單元格里輸入“1”，然后用鼠標(biāo)向下拖動(dòng)填充柄，這時(shí)候你會(huì)發(fā)現(xiàn)鼠標(biāo)光標(biāo)旁邊會(huì)有一個(gè)提示框，隨著拖動(dòng)跨越的行數(shù)變化，提示框內(nèi)的數(shù)字會(huì)變成2、3、4、5……。現(xiàn)在放開鼠標(biāo)，剛才拖動(dòng)跨越的單元格里就被按順序填上了遞增的數(shù)。
字母：如果在第一個(gè)單元格里輸入的是一個(gè)英文字母，或者漢字，同樣的操作，所有單元格里都會(huì)被填充上一樣的內(nèi)容。 日期：如果輸入的是數(shù)或者日期，則填充的是一個(gè)遞增的序列。也就是說，如果WPS表格認(rèn)為內(nèi)容是可遞增的，會(huì)就以遞增序列的方式填充，否則以復(fù)制的方式填充。 同樣的方式，還可以向上向下向左向右填充。 不過拖動(dòng)填充數(shù)字時(shí)會(huì)自動(dòng)填充為序列，想以復(fù)制的方式填充怎么辦呢？ 2、重復(fù)填充 在相鄰兩個(gè)單元格輸入相同數(shù)值，例如A1和A2都輸入“1”，然后合并選中A1到A2，再抓住拖動(dòng)柄往下拖動(dòng)，即可達(dá)到復(fù)制方式填充效果。
如果在第一個(gè)單元格里輸入的是一個(gè)英文字母，或者漢字，同樣的操作，所有單元格里都會(huì)被填充上一樣的內(nèi)容。但如果輸入的是數(shù)或者日期，則填充的是一個(gè)遞增的序列。也就是說，如果WPS表格認(rèn)為內(nèi)容是可遞增的，會(huì)就以遞增序列的方式填充，否則以復(fù)制的方式填充。 同樣的方式，還可以向上向下向左向右填充。 3、數(shù)列規(guī)則填充 等差數(shù)列：A1填上“1”，A2填上“3”，合并選中A1到A2，再拖動(dòng)填充柄往下拖。出現(xiàn)一個(gè)以2為公差的等差數(shù)列。
4、交替填充 實(shí)驗(yàn)做到底，現(xiàn)在把A1填上“A”，A2填上“B”，還是選中A1到A2往下拖拖動(dòng)柄呢——下面的單元格都按AB交替的序列進(jìn)行了填充；如果從A1到A3分別填上“A”、“B”、“C”，再選中A1到A3進(jìn)行拖動(dòng)式填充，下面所有單元格都是按ABC的順序，重復(fù)循環(huán)填充……恭喜你，你發(fā)現(xiàn)了填充自定義序列的方法！ 現(xiàn)在活動(dòng)活動(dòng)左手，按住Ctrl鍵再拖動(dòng)那個(gè)可愛的填充柄，不管是否數(shù)值，都是復(fù)制填充啦，當(dāng)然，如果拖動(dòng)前選中的的是多個(gè)單元格，結(jié)果是交替填充。 5、快捷鍵輔助填充 順便試下按住Shift鍵和按住Alt鍵的效果呢—— 按住Shift鍵會(huì)在拖動(dòng)跨域的單元格插入空白單元格——一不小心發(fā)現(xiàn)一個(gè)快速插入空白單元格的技巧。如果想快速插入行或或者列，那就先選中一個(gè)整行或者整列再按住Shift拖動(dòng)填充柄吧！ 活動(dòng)完左手再活動(dòng)活動(dòng)右手中指——用鼠標(biāo)右鍵拖動(dòng)填充柄——你會(huì)發(fā)現(xiàn)，拖動(dòng)結(jié)束時(shí)會(huì)彈出一個(gè)菜單，從菜單可以選擇你想要的填充方式。 啊~~~截圖好痛苦。。。小編比較懶，就不一一上圖了，米娜桑根據(jù)已有圖片進(jìn)行操作吧~~ 最快捷的填充方式——快捷鍵 拖動(dòng)雖然常用，但是在跨行或者跨列很多，超出一屏顯示的范圍時(shí)，拖動(dòng)用起來就不那么得心應(yīng)手了。這時(shí)候可以用“Shift+點(diǎn)擊”的方式選中多個(gè)單元格，然后用快捷鍵來進(jìn)行填充。 比如，點(diǎn)擊A1，選中A1單元格，輸入“1”；向下滾動(dòng)使A50出現(xiàn)在屏幕中，按住Shift鍵，點(diǎn)擊A50——于是A1到A50都被選中啦?，F(xiàn)在試試第一個(gè)快捷鍵[Ctrl+D]，從A1到A50，全都被填上了1。 再做一個(gè)實(shí)驗(yàn)，用同樣的方法選中A1到Z1，按另一個(gè)快捷鍵[Ctrl+R]。這時(shí)候從A1到Z1都被填上了1啦。 【注】 快捷鍵[Ctrl+D]的作用是向下填充，這個(gè)D是Down的著字母。 快捷鍵[Ctrl+R]的作用是向右填充，R代表Right。 使用快捷鍵填充的時(shí)候，一定要先選中需要填充的單元格。按下快捷鍵后，所有單元格的內(nèi)容都會(huì)被填充為最上面，或者最左邊的單元格內(nèi)容。 最靈活的填充方式——工具菜單 最靈活的填充方式當(dāng)然還是使用工具菜單，想往哪個(gè)方向填充就往哪個(gè)方向填充，上下左右都行。想填充重復(fù)內(nèi)容就填充重復(fù)內(nèi)容，想填充序列就填充序列，想填充自定義序列就——不好意思，這種方式不支持填充自定義序列。 在“開始”面板的右側(cè)，可以找到一個(gè)小小的“填充”按鈕，如下圖所示：不過用快捷鍵方式填充的缺點(diǎn)是不能填充序列。想要彌補(bǔ)這個(gè)缺點(diǎn)，請繼續(xù)往下看。
向上下左右四個(gè)方向填充的功能一看就能明白，只有這個(gè)“序列”功能需要好好說一下。點(diǎn)擊序列之后會(huì)出現(xiàn)一個(gè)對話框，選擇填充的方向和產(chǎn)生序列的方式，如圖從這個(gè)對話框可以看到，左上角選擇序列產(chǎn)生的方向，只有“行”和“列”兩個(gè)選項(xiàng)，分別表示向右填充和向下填充。 右邊可以選擇類型，等差數(shù)列和等比數(shù)列和日期都需要填寫步長值，而自動(dòng)填充則是和拖動(dòng)填充類似，由WPS表格自己去發(fā)現(xiàn)填充數(shù)據(jù)的規(guī)律。當(dāng)類型選擇日期的時(shí)候，可按日期單位來進(jìn)行計(jì)算，比如日期單位是月，步長值是1時(shí)，填充的序列是日期按1月遞增的。至于工作日，填充的時(shí)候它會(huì)跳過所有的星期六和星期天。 【注】 點(diǎn)擊“填充”菜單前，一定先記得先選擇要填充的區(qū)域。 最神奇的填充方式——雙擊 有沒有試過雙擊拖動(dòng)柄？看到這里你一定迫不及待的在去嘗試了，不過恐怕多半沒反應(yīng)。是的，雙擊拖動(dòng)柄需要在一定條件下才有反應(yīng)，它的作用是根據(jù)拖動(dòng)柄所在列旁邊列的已有數(shù)據(jù)長度來進(jìn)行填充。比如A列從A1到A10有內(nèi)容，再往下沒內(nèi)容了，那在B1填寫內(nèi)容后雙擊拖動(dòng)柄，會(huì)自動(dòng)填充B1到B10。如果當(dāng)前列左邊那一列沒有數(shù)據(jù)，那就根據(jù)右邊那一列來選擇要填充的到的位置；如果右邊那一列也沒有數(shù)據(jù)，那雙擊就沒反應(yīng)啦。 這里有幾種特殊情況。 ① 如果A列從A1到A20，除A10是無數(shù)據(jù)外，其余單元格都有數(shù)據(jù)，那在從B1開始雙擊拖動(dòng)柄進(jìn)行填充的時(shí)候，會(huì)停在B9處。 ② 如果A1到A10全都有數(shù)據(jù)，B1到B20也都有數(shù)據(jù)時(shí)，從B1雙擊拖動(dòng)柄進(jìn)行填充會(huì)一直填充到B20，覆蓋掉B2:B20原有的數(shù)據(jù)。 ③ 在A列數(shù)據(jù)填充足夠長的情況下，如果B2到B10是空白，B11有數(shù)據(jù)，雙擊填充會(huì)填充到B10處；類似的，如果B2到B10有數(shù)據(jù)，B11空白，也會(huì)只填充到B10處。這三種特殊情況如下圖所示
（注：雙擊填充只能向下填充，不能向右） 二、WPS表格如何快速輸入數(shù)值 我們也許遇到過輸入“3210000000000”，后面零的數(shù)量著實(shí)讓我們睜大了眼睛，生怕出錯(cuò)。在單元格中輸入“ =321**10” “。 **N” 就是代表有數(shù)字后面有多少個(gè)零。
三、WPS表格行列不夠用了怎么辦 WPS2013突破65536行，最大可支持1048576行和16384列。百萬行列在xlsx格式的表格中可以實(shí)現(xiàn)，需wps保存為此格式然后重新打開即可實(shí)現(xiàn)。
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