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內(nèi)部控制對(duì)我們做中小私企的會(huì)計(jì)同行而言，有很多想說說不出的痛。找不到方向，哪里痛醫(yī)哪里。往往好了這里，那里就會(huì)出問題。有時(shí)候也有牽一發(fā)而動(dòng)全身的難堪。內(nèi)部控制的重要性不言而喻。下文就我個(gè)人對(duì)中小私企的內(nèi)部控制做一個(gè)思路分享，僅供大家參考。首先我們要了解的是，內(nèi)部控制目標(biāo)包括：企業(yè)資產(chǎn)安全、符合法律法規(guī)要求、實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)、保障財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)報(bào)告的真實(shí)可靠性、確保營運(yùn)效率。 以下就中小私企的內(nèi)部控制策略，案例做一些分享。 第一：了解中小私企的內(nèi)部控制環(huán)境。 1、了解清楚老板對(duì)內(nèi)部控制的態(tài)度，和底線。有些老板，覺得內(nèi)部控制沒必要，大家做事象羊吃草一樣，吃完自覺就行。這種情況下，老板的心態(tài)和行為會(huì)傳遞給員工。員工就不會(huì)認(rèn)真遵守制度。一般老板沒心思做基本的內(nèi)控，建議會(huì)計(jì)在保障自身安全的情況下，建議事事都要老板簽字即可。老板嫌簽字煩躁，就定期做個(gè)匯總列表，后附原始憑單，給他簽。老板還不簽，就做一個(gè)告知送達(dá)，注明：視同默認(rèn)。 2、管理人員的態(tài)度。這里的管理人員，是既包括總經(jīng)理，副總，部門經(jīng)理等，也要深入到執(zhí)行層面的關(guān)鍵的操作者。我以前在辦事的時(shí)候，往往忽略了關(guān)鍵操作執(zhí)行的人，結(jié)果老往上去講規(guī)則，定制度，下面執(zhí)行起來就會(huì)懈怠，就會(huì)抵觸。比如，要處理出納賬務(wù)的及時(shí)性準(zhǔn)確性，就要求出納作出相應(yīng)的調(diào)整，這個(gè)時(shí)候了解當(dāng)事人的對(duì)內(nèi)部控制改革的態(tài)度是很重要的。在改革前，要充分與想做事，愿意做事的人做好溝通，拉他們進(jìn)來，參與，出主意。雖然主意未必采納，但是一旦他們參與進(jìn)來，改革者就不孤單。會(huì)計(jì)工作就容易展開。 3、了解當(dāng)事人的困難。做好解決預(yù)案。排除后顧之憂。這是了解內(nèi)部控制環(huán)境中最最關(guān)鍵的環(huán)節(jié)之一。有些困難是消滅不了的，但是可以淡化，也可以轉(zhuǎn)移?？梢造`活的做一些調(diào)整處置。必要時(shí)，自己也要參與進(jìn)來，解決實(shí)際困難。 第二：磨刀不誤砍柴工準(zhǔn)備工作要做好 1、內(nèi)部控制也是一種生態(tài)。而能串聯(lián)這個(gè)生態(tài)的就是會(huì)計(jì)/信息系統(tǒng)。會(huì)計(jì)/信息系統(tǒng)通過數(shù)據(jù)報(bào)告，來印證控制的效果。我上面的某位老總，推卸責(zé)任給我的時(shí)候，就總說：與錢有關(guān)的都找XX，我們學(xué)習(xí)會(huì)計(jì)第一章就學(xué)過，會(huì)計(jì)用貨幣來計(jì)量企業(yè)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)。按該總的說法，那我就要對(duì)所有經(jīng)濟(jì)活動(dòng)做出決策和處置了。這也從一個(gè)側(cè)面說明，我們?cè)谄髽I(yè)里面，會(huì)計(jì)信息是縱貫前后左右的。 2、這里的會(huì)計(jì)系統(tǒng)不一定非要信息化，只要能形成閉合數(shù)據(jù)驗(yàn)證就可以。而且這種數(shù)據(jù)鏈要短促和及時(shí)。比如，庫存商品明細(xì)賬與倉庫出貨數(shù)據(jù)的日核對(duì)，基本進(jìn)銷存的數(shù)據(jù)驗(yàn)證。 3、會(huì)編制基本的流程圖。有一些文字功底。不要想的出，講不出，講得出，寫不出。 4、既要講究原則，又要注意靈活性。中小私企里面，原則重要，靈活性更加重要。制度文件，流程在執(zhí)行的時(shí)候，特例的解決要明確好負(fù)責(zé)人。 5、注重成本效益。任何管理上的改革進(jìn)取勢必會(huì)帶來成本的變化。短期成本的增加，企業(yè)老板是否能承受。很多時(shí)候都要加崗位，加控制，加手續(xù)。 6、站在財(cái)務(wù)頂端去設(shè)計(jì)流程接口。而不僅僅是為了核算數(shù)據(jù)。 第三：應(yīng)用舉例（控制內(nèi)容/程序） 案例：我見過中小私企，業(yè)務(wù)員，跟單員會(huì)直接收取客戶現(xiàn)金，或者將客戶貨款先收到自己的銀行賬戶后再轉(zhuǎn)給公司。 風(fēng)險(xiǎn)：業(yè)務(wù)員跟單員可能會(huì)虛報(bào)單價(jià)賺取差價(jià)、這會(huì)使得客戶與公司的關(guān)系淡漠客戶跟著 業(yè)務(wù)跑、業(yè)務(wù)吞沒貨款等 措施： a、將訂單、出貨單、函件等與客戶報(bào)價(jià)有關(guān)的單證上，要列出公司賬戶資料。注明不接受代收等其他行為。（預(yù)防性） b、崗位職責(zé)上不要假手于業(yè)務(wù)收取貨款。（預(yù)防性） c、在業(yè)務(wù)崗位職責(zé)上明確強(qiáng)調(diào)禁止收取貨款，代收貨款。（預(yù)防性） d、會(huì)計(jì)與客戶核對(duì)應(yīng)收賬款的時(shí)候，盡量用比較規(guī)范的格式，明確收付款期限（檢測性） e、偶爾找個(gè)索要客戶付款憑據(jù)（補(bǔ)充控制） 案例：很多中小私企在付款的時(shí)候，原單+進(jìn)倉單做的付款申請(qǐng)，老板簽字即付。 風(fēng)險(xiǎn)：老板的簽字沒有效果依據(jù)，造成不信任感。原單能不能造假？重復(fù)？ 措施： a、收付款流程的嚴(yán)格規(guī)定。我一直強(qiáng)調(diào)，寬進(jìn)嚴(yán)出。只有嚴(yán)把資金流出關(guān)口，才能基本保障公司財(cái)務(wù)安全。所以對(duì)付款的審查，必須有供應(yīng)商對(duì)賬單，如果是連續(xù)經(jīng)營行為，要在對(duì)賬單上注明截止到XX年XXX月XX月欠款數(shù)。很多中小私企會(huì)計(jì)，喜歡一單一單來，本來沒錯(cuò)。但是在信息流程不規(guī)范的時(shí)候，今天給你來一張漏單，明天給你一張2個(gè)月前收貨的。你敢相信？ b、提供連續(xù)的帳套數(shù)據(jù)給老板。 c、原材料、庫存商品的采購付款，應(yīng)與倉管核對(duì)進(jìn)銷存數(shù)。明確收貨實(shí)質(zhì)。避免出現(xiàn)數(shù)量調(diào)整，存在質(zhì)量問題，等待退貨等誤差。 案例：我見過最奇葩的私企發(fā)貨，居然是任何一個(gè)人在白板上寫上發(fā)貨數(shù)量，目的地，然后裝車工就會(huì)裝車，也不去管誰寫的。結(jié)果貨發(fā)了，沒單。會(huì)計(jì)應(yīng)收都無法登記，事后也沒人查證。 風(fēng)險(xiǎn)：多發(fā)貨，少記賬，發(fā)了貨，未記賬，未收款，直接造成發(fā)貨損失。內(nèi)部人員容易出現(xiàn)虛構(gòu)交易行為，倒賣貨物等。 措施： a、有必要的交易授權(quán)流程。起碼在貨物出門前要交清單和放行條至門衛(wèi)處，會(huì)計(jì)第二天取回對(duì)單查證。 b、崗位職責(zé)分離。發(fā)貨需求、發(fā)貨執(zhí)行人、事后驗(yàn)證核對(duì)，專人負(fù)責(zé)制。規(guī)定重要單據(jù)只能專人負(fù)責(zé)。停電等臨時(shí)突發(fā)情況的處置，開單人員安排等。 c、會(huì)計(jì)應(yīng)當(dāng)定期將庫存商品明細(xì)賬與負(fù)責(zé)發(fā)貨的或者管倉庫的人員進(jìn)行核對(duì)。 案例：有家企業(yè)，倉庫管理員見貨就收，公司采購是老板弟弟。最后有一次來了一卡車舊棉被，倉管也是二話不說，呼啦啦收貨卸貨。結(jié)果莫名其妙，送錯(cuò)了。 風(fēng)險(xiǎn)：既然有沒來由的收貨，會(huì)不會(huì)有沒來由的發(fā)貨。一旦收貨，后面處置起來，保管責(zé)任、退貨責(zé)任等等 措施： a、倉庫收貨必須依據(jù)采購數(shù)據(jù)執(zhí)行（沒采購訂單）。起碼打個(gè)電話。進(jìn)倉單開具后采購要在負(fù)責(zé)人處簽字。 b、會(huì)計(jì)事后入賬應(yīng)設(shè)置核準(zhǔn)入賬手續(xù)。在中小私企混亂的情況下，要么是老板負(fù)責(zé)制，要么是老板娘負(fù)責(zé)制。所以定期將應(yīng)付賬科目余額提供給老板十分必要。重點(diǎn)提示本期新增入庫的數(shù)量金額供應(yīng)商名。 c、執(zhí)行嚴(yán)格的付款對(duì)賬程序。 案例：企業(yè)制度中規(guī)定，違規(guī)行為動(dòng)不動(dòng)就是罰款多少。 風(fēng)險(xiǎn)：企業(yè)哪里來的罰款權(quán)力？這是違反勞動(dòng)法和有關(guān)法律的。 措施： a、調(diào)整薪酬結(jié)構(gòu)，基本工資+工齡工資+績效工資+獎(jiǎng)金，基本工資一般為當(dāng)?shù)貐^(qū)最低工資標(biāo)準(zhǔn)。 b、制訂績效考核方案，明確績效工資的取得標(biāo)準(zhǔn)等。 第四：要及時(shí)進(jìn)行評(píng)估調(diào)整 中小私企的情況，動(dòng)不動(dòng)就產(chǎn)生了變化，會(huì)計(jì)坐在辦公室里不了解前線的具體情況。為了結(jié)果而結(jié)果的制度和通知，是行不通的。發(fā)現(xiàn)行不通就要去檢查為什么。然后做出修改。重新公布。 第五：選擇合適的人員做突破口 很多時(shí)候，你無力下手的重要原因就是，找不到上下家陪你一起玩這個(gè)控制。結(jié)果所有的文件都是空話套話。所以選準(zhǔn)執(zhí)行人，事先溝通。加強(qiáng)交流，取得共鳴就很重要。 首先是宏觀層面上，這個(gè)人愿意不愿意改革。是明確拒絕，還是同意慢慢來。拒絕的有沒有說服空間，慢慢來的會(huì)不會(huì)反悔。 其次選定的人員在工作技能上，操作上存在不存在困難，有些人寫自己的名字都歪歪扭扭，從來不懂電腦為何物的，你叫她操作電腦？ 再次就是對(duì)內(nèi)部控制的目標(biāo)認(rèn)同感。 第六：數(shù)據(jù)實(shí)證 搞笑的是，每每到了這個(gè)時(shí)候，會(huì)計(jì)們反而最無奈。比如你要控制下領(lǐng)料。然后說一大堆執(zhí)行領(lǐng)料開單手續(xù)會(huì)給財(cái)務(wù)核算帶來如何如何好處。拿不出讓人信服的數(shù)據(jù)來支持自己的論點(diǎn)。我這里簡單的說幾條，僅供參考 1、你做一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)領(lǐng)料的數(shù)據(jù)模擬，如果做了控制領(lǐng)料數(shù)據(jù)及時(shí)了，能定量采購，因此節(jié)省資金占用。 2、站在使用部門的角度，談加深管理帶來的效益。比如精準(zhǔn)領(lǐng)用會(huì)帶來，制造方面的提升，用料更加節(jié)省，成本自然降低。用歷史數(shù)據(jù)的合格率產(chǎn)出對(duì)比來做一個(gè)解說。 其他內(nèi)容不一一作出說明了。本文僅供參考玩味。 |
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