安辦相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)：你們好！

本人從2009年9月7日到物流基地臨時(shí)接替財(cái)務(wù)經(jīng)理之職，專門清查物流基地的倉儲(chǔ)物資流失問題。在會(huì)計(jì)楊華9月25日到安前主要工作是查看倉儲(chǔ)物資現(xiàn)場(chǎng)，找倉儲(chǔ)管理人員座談了解倉儲(chǔ)管理現(xiàn)狀，詳細(xì)分類匯總09年6月份盤點(diǎn)明細(xì)表。從9月25日到現(xiàn)在，主要從帳務(wù)系統(tǒng)了解倉儲(chǔ)物資的入出庫核算方式及倉儲(chǔ)系統(tǒng)的運(yùn)作方式。對(duì)前期倉儲(chǔ)物資管理做出以下總結(jié)：

1、財(cái)務(wù)部門與倉儲(chǔ)部門從未對(duì)帳：從2008年9月30日建立正式帳套以來，財(cái)務(wù)的物資入出庫發(fā)生額與倉儲(chǔ)系統(tǒng)明細(xì)帳從未對(duì)帳，就連建帳的起始數(shù)據(jù)就相差700多萬美元。從每個(gè)月的入出庫的數(shù)據(jù)來看，沒有一個(gè)月總帳系統(tǒng)與倉儲(chǔ)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)能夠相同。

2、倉儲(chǔ)記帳人員素質(zhì)跟不上：由于不懂帳務(wù)系統(tǒng)的記帳規(guī)則，隨意改動(dòng)前期的數(shù)量、單價(jià)，對(duì)物資實(shí)物入出庫沒有與帳務(wù)完全同步，結(jié)果建帳的期初數(shù)據(jù)不同，每個(gè)月的發(fā)生數(shù)據(jù)也不相同。他們只知道領(lǐng)導(dǎo)安排要調(diào)整數(shù)據(jù)，要調(diào)動(dòng)物資，卻不知怎么記帳才能符合要求。

3、現(xiàn)行的物資帳實(shí)管理脫節(jié)：倉儲(chǔ)物資的數(shù)量單價(jià)明細(xì)帳由電腦工程師代管，不負(fù)責(zé)與會(huì)計(jì)金額對(duì)帳和與倉儲(chǔ)記帳員數(shù)量對(duì)帳。長(zhǎng)期以來，倉儲(chǔ)只管數(shù)量和實(shí)物，財(cái)務(wù)只管物資金額，各負(fù)其責(zé)，又互不相干。

4、物資盤點(diǎn)比例太少：6月底的半年重要盤點(diǎn)僅為極少數(shù)抽盤。制作的盤點(diǎn)表只對(duì)抽盤物資標(biāo)明實(shí)際數(shù)量，至于其它未盤點(diǎn)物資，實(shí)際數(shù)量全部空白，我們從表上無法得知是否有其實(shí)物存在。

截止2009年6月底，通過會(huì)計(jì)和系統(tǒng)管理員提供的數(shù)據(jù)以及對(duì)倉儲(chǔ)記帳人員提供盤點(diǎn)表加工分類匯總統(tǒng)計(jì)，再做分析對(duì)比。有下列主要異常情況：

一、帳帳不符（詳見《2009年6月底總帳與系統(tǒng)對(duì)比表》）：

1、930建帳期初金額總帳金額比倉儲(chǔ)系統(tǒng)多723萬美元，相差原因尚不清楚。從2008年10月份至2009年6月份，總帳與系統(tǒng)每個(gè)月的入出庫金額凈差都是在幾百萬美元，但期間累計(jì)入出庫凈額總帳比系統(tǒng)少33萬美元（期末凈差6907830美元—期初凈差7238350美元）。這初步說明總帳與系統(tǒng)入出庫記帳不同步造成的，總體相差數(shù)據(jù)不算太大。

2、6月底總帳結(jié)存金額比倉儲(chǔ)系統(tǒng)多690萬元美元（建帳多723萬—期間少33萬），系統(tǒng)結(jié)存金額比盤點(diǎn)表中帳面結(jié)存金額多760萬美元（3400萬—2640萬）。均主要表現(xiàn)在工程物資和設(shè)備配件上。對(duì)于系統(tǒng)的兩個(gè)不同結(jié)存金額，而且盤點(diǎn)表中數(shù)據(jù)少于系統(tǒng)數(shù)據(jù)說明倉儲(chǔ)管理相當(dāng)混亂，現(xiàn)在無法判斷哪個(gè)金額的真實(shí)性。

二、帳實(shí)不符（詳見《2009年6月底存貨盤點(diǎn)分類帳目對(duì)比表》）：

1、截止09年6月底，總帳比倉儲(chǔ)實(shí)際庫存金額（未盤點(diǎn)部分假定帳實(shí)相符）多1480萬美元（總帳4090萬—實(shí)存金額2610萬，也可看分解項(xiàng)目）。由于當(dāng)初建帳時(shí)總帳金額是建立在當(dāng)時(shí)全面盤點(diǎn)的基礎(chǔ)之上，因此包括期初建帳的差額數(shù)，無法直接判斷相差的原因。

2、截止09年6月底，系統(tǒng)結(jié)存金額比倉儲(chǔ)實(shí)際庫存金額（未盤點(diǎn)部分假定帳實(shí)相符）多789萬美元（系統(tǒng)結(jié)存3401萬—實(shí)存金額2612萬，也可看分解項(xiàng)目）。由于系統(tǒng)帳沒有專業(yè)人員負(fù)責(zé)管理，無法判斷其形成的原因。

鑒于前期歷史遺留問題太多，再加上管理工作不到位，針對(duì)帳帳不符和帳實(shí)不符跨越時(shí)間長(zhǎng)，物資品種繁多，建議采取以下兩個(gè)解決方案予以選擇：

方案一、查清所有的重大差異形成的原因后再做責(zé)任歸屬和帳務(wù)調(diào)整處理。

第一步，帳帳清查：安辦派審計(jì)人員過來，最好一個(gè)主審，一個(gè)助手，物流財(cái)務(wù)部和倉儲(chǔ)人員全力配合。由于期初建帳和每月的入出庫都有差異，就要求從建帳開始，逐月清查明細(xì)帳，工作量很大。

第二步，帳實(shí)清查：倉儲(chǔ)人員以系統(tǒng)結(jié)存提供的盤點(diǎn)表對(duì)實(shí)物徹底清查。工程物資和配件物資屬于重大負(fù)差異，其中工程物資是中心清查對(duì)象。機(jī)械設(shè)備屬于重大正差異，只是清查后做調(diào)帳處理。

第三步，清查報(bào)告：做出物資清查報(bào)告，找出差異原因，劃分責(zé)任，調(diào)整帳務(wù)以達(dá)到帳實(shí)相符。

第四步，崗位設(shè)置：應(yīng)設(shè)置存貨會(huì)計(jì)崗位，此崗位可以外聘，也可以從倉儲(chǔ)人員中挑選，專門負(fù)責(zé)物資價(jià)格管理，倉儲(chǔ)系統(tǒng)管理，與會(huì)計(jì)每月對(duì)金額帳，與倉儲(chǔ)記帳員對(duì)數(shù)量帳。此崗位隸屬物流財(cái)務(wù)部。

此方案雖能徹底查出差異的原因，需要各部門的配合，花費(fèi)大量人力才能完成。但因涉及許多遺留問題參與其中，形成原因和責(zé)任歸屬在徹查工作中很可能性達(dá)不到預(yù)期效果。

方案二、前期建帳的數(shù)據(jù)和本期結(jié)存數(shù)據(jù)全部作廢，只做重大差異物資清查，據(jù)實(shí)做帳務(wù)調(diào)整處理。

第一步，實(shí)物清查：倉儲(chǔ)人員以目前系統(tǒng)結(jié)存提供的盤點(diǎn)表對(duì)實(shí)物徹底清查。工程物資和配件物資屬于重大負(fù)差異，其中工程物資是中心清查對(duì)象。

第二步，清查報(bào)告：做出物資實(shí)存數(shù)量及對(duì)應(yīng)金額的明細(xì)和分類匯總報(bào)告，說明現(xiàn)在某個(gè)日期的實(shí)際庫存金額

第三步，帳務(wù)處理：根據(jù)實(shí)際庫存數(shù)量，既要調(diào)整系統(tǒng)數(shù)量和金額，也要調(diào)整會(huì)計(jì)總帳存貨金額，以達(dá)到系統(tǒng)數(shù)量與實(shí)存一致，系統(tǒng)金額與總帳一致。

第四步，崗位設(shè)置：應(yīng)設(shè)置存貨會(huì)計(jì)崗位，此崗位可以外聘，也可以從倉儲(chǔ)人員中挑選，專門負(fù)責(zé)物資價(jià)格管理，倉儲(chǔ)系統(tǒng)管理，與會(huì)計(jì)每月對(duì)金額帳，與倉儲(chǔ)記帳員對(duì)數(shù)量帳。此崗位隸屬物流財(cái)務(wù)部。

此方案省掉帳帳不實(shí)的清查，也不管帳實(shí)不符的多少及其形成原因，可以快速處理帳實(shí)不符的問題。但無法查明金額相差的原因和責(zé)任歸屬。

附電子表：1、《2009年6月底存貨盤點(diǎn)分類帳目對(duì)比表》

2、《2009年6月底總帳與系統(tǒng)分類月度對(duì)比表》

3、《2009年6月底設(shè)備物資盤點(diǎn)統(tǒng)計(jì)表》

4、《2009年6月底工程物資盤點(diǎn)統(tǒng)計(jì)表》

5、《2009年6月底配件物資盤點(diǎn)統(tǒng)計(jì)表》

6、《2009年6月底生活物資盤點(diǎn)統(tǒng)計(jì)表》

7、《2009年6月底醫(yī)療物資盤點(diǎn)統(tǒng)計(jì)表》

8、《2009年6月底設(shè)備物資減值損失表》

中基公司安哥拉項(xiàng)目總部物流園財(cái)務(wù)部

蔣亦清

2009年10月18日