編按：面對新的統(tǒng)計需求，很多人會一下變懵，不知如何辦。如果涉及的統(tǒng)計有一千多行數(shù)據(jù)，哭的心思都有了：什么時候才能下班喲！今天老菜鳥通過考勤統(tǒng)計分析表實例分享自己面對新統(tǒng)計需求的解決方法：簡化數(shù)據(jù)、找數(shù)據(jù)規(guī)律、做輔助列。任何復(fù)雜的統(tǒng)計，只要采取這樣的方法，大多幾分鐘就會搞定。

考勤管理，是企業(yè)勞動紀(jì)律管理的最基本工作，公司領(lǐng)導(dǎo)要求人力資源每周按部門匯總一份考勤打卡情況通報，格式如下：

通報表可以更為宏觀的看到考勤紀(jì)律的執(zhí)行情況，是非常好的一個管理工具，但是負(fù)責(zé)制作報表的伙伴卻是異常煩惱。不為別的，就是不知道該如何下手，無奈之下，找到老菜鳥求助。

我們先來看看從考勤軟件導(dǎo)出的數(shù)據(jù)源吧：

整個表有二十多列，一千多行，如果僅靠手工統(tǒng)計，難度確實不小。如果是你接到這個任務(wù)時，會如何著手開始統(tǒng)計呢？

其實問題并沒有看上去那么復(fù)雜，關(guān)鍵是找到思路。思路決定出路，最終完成這個統(tǒng)計表并沒有用什么高大上的函數(shù)，也不是像有些伙伴猜的那樣，用VBA去解決，只是用了幾個常用的函數(shù)IF、COUNTIF、SUM和SUMIF就搞定了。是不是很想知道方法呢？

拿到數(shù)據(jù)，切忌盲目動手，而是首先整理數(shù)據(jù)。就當(dāng)前通報表來說，數(shù)據(jù)源中對我們有用處的列并不多，只需要保留部門、工號、上下班的打卡結(jié)果這四列即可：

看上去清爽了很多吧?刪去了無用數(shù)據(jù)之后，就需要分析具體的統(tǒng)計思路，同時在數(shù)據(jù)源中尋找可以利用的規(guī)律。很容易看到，每個工號對應(yīng)的打卡結(jié)果都是6行2列（12個單元格）的一個數(shù)據(jù)區(qū)域：

我們需要根據(jù)這12個單元格中的信息進行分類統(tǒng)計，按照要求分為正常和異常兩類。其中異常包括了：缺卡、請假、遲到和早退四種情況，只要沒有異常即可視為正常。

根據(jù)統(tǒng)計要求添加輔助列。輔助列的作用就是簡化問題的難度系數(shù)，在這個問題中我們可以這樣設(shè)置：

在繼續(xù)往下前，需要理清楚這里統(tǒng)計的6個數(shù)據(jù)的關(guān)系。通報表是按人數(shù)而非次數(shù)統(tǒng)計的，因此可以得出這些結(jié)論：

◎同一工號一周內(nèi)不管缺卡多少次，都算缺卡1人；

◎同一工號一周內(nèi)不管請假多少次，都算請假1人；

◎遲到、早退規(guī)則同上；

◎同一工號，一周內(nèi)不管缺卡+請假+遲到+早退有多少人，只要大于0，都算異常1人；

◎同一工號，一周內(nèi)正常人數(shù)等于1-異常。

很多時候我們是不建議使用合并單元格的，因為合并單元格會帶來很多不方便。但是這個例子中，每6行數(shù)據(jù)（一個工號的數(shù)據(jù)）統(tǒng)計出一行結(jié)果，所以使用合并單元格會更方便。分別把E2:E7、F2:F7、G2:G7、H2:H7、I2:I7、J2:J7合并，然后在G2中輸入公式：

=IF(COUNTIF($C2:$D7,G$1)>0,1,0)

右拉填充公式，4項異常都進行了統(tǒng)計。

從結(jié)果來看，這四項異常數(shù)據(jù)的統(tǒng)計結(jié)果是正確的。

這個公式的核心是COUNTIF，當(dāng)區(qū)域中符合條件的個數(shù)大于0時，得到1，否則得到0。注意區(qū)域和條件的寫法，$C2:$D7鎖定了列，G$1鎖定了行，這樣公式在右拉和下拉的時候就不用再去修改了。

異常的統(tǒng)計，只要后面四項之和大于0就算異常1人，公式為：=IF(SUM(G2:J7)>0,1,0)。這個公式很簡單了，相信大家都能明白。

到這一步，正常的統(tǒng)計更沒什么難度：

選中統(tǒng)計好的6個單元格，雙擊J2單元格的右下角，公式會自動向下填充至數(shù)據(jù)的最后一行，可以瀏覽一下結(jié)果：

咦！早退和遲到的統(tǒng)計結(jié)果出現(xiàn)了錯誤，怎么解決？

有些朋友可能想到了用通配符，沒錯，就是通配符，不過不用修改公式，只需要將表頭修改一下就好了：

看明白了吧，在表頭“遲到”和“早退”的兩邊都加上*，統(tǒng)計結(jié)果就正確了。

數(shù)據(jù)源經(jīng)過以上處理以后，要做出最終的統(tǒng)計表，已經(jīng)完全不是問題了：

在職人數(shù)公式：=COUNTIF(數(shù)據(jù)源!A:A,匯總!B4)/6。至于為什么要除以6，不難理解。

正常打卡人數(shù)：=SUMIF(數(shù)據(jù)源!A:A,B4,數(shù)據(jù)源!E:E)，SUMIF最基本的用法哦；

占比：=D4/C4

后面的幾列都是用SUMIF統(tǒng)計人數(shù)，用除法計算占比。

最后總結(jié)一下：

今天的通報表乍一看很棘手，平時工作可能也會遇到類似的情況。解決的辦法就是：首先排除無用的數(shù)據(jù)，然后是尋找數(shù)據(jù)規(guī)律，根據(jù)統(tǒng)計需要使用輔助列，最后通過一些基本的操作，例如累計、排序、合并，還有填充等，完成任務(wù)。

今天的分享重在體會問題的解決過程，涉及到的公式都非常簡單，相信大家在動手練習(xí)的過程中一定會有很多收獲的。