說到出口退稅申報系統(tǒng)中的單證備案，很多小伙伴可能會直接問：退稅系統(tǒng)還有單證備案？但青島小伙伴們眼睛會直接閃出一道光芒，異口同聲道“這個相當熟”！據不完全統(tǒng)計，退稅系統(tǒng)的單證備案目前只有青島在使用（其他地區(qū)有使用的記得留言區(qū)留言）。

     先說一下單證備案在出口退稅系統(tǒng)中的藏身之處，打開退稅軟件-基礎數據采集-企業(yè)經營情況-出口貨物備案單證單證目錄錄入，如下圖：

如何打印那? 選擇退稅正式申報-打印信息及其他申報報表-出口貨物單證目錄表（注意輸入批次），如下圖：

      退稅系統(tǒng)中的單證備案與大家熟知的單證備案并不是一回事，關于單證備案國家稅務總局2012年第24號公告 國家稅務總局關于發(fā)布《出口貨物勞務增值稅和消費稅管理辦法》的公告有如下規(guī)定：出口企業(yè)應在申報出口退（免）稅后15日內，將所申報退（免）稅貨物的下列單證，按申報退（免）稅的出口貨物順序，填寫《出口貨物備案單證目錄》，注明備案單證存放地點，以備主管稅務機關核查。

1、外貿企業(yè)購貨合同、生產企業(yè)收購非自產貨物出口的購貨合同，包括一筆購銷合同下簽訂的補充合同等；

2、出口貨物裝貨單；

3、出口貨物運輸單據（包括：海運提單、航空運單、鐵路運單、貨物承運單據、郵政收據等承運人出具的貨物單據，以及出口企業(yè)承付運費的國內運輸單證）。

      若有無法取得上述原始單證情況的，出口企業(yè)可用具有相似內容或作用的其他單證進行單證備案。除另有規(guī)定外，備案單證由出口企業(yè)存放和保管，不得擅自損毀，保存期為5年。視同出口貨物及對外提供修理修配勞務不實行備案單證管理。

      筆者個人認為稅務局要求錄入退稅系統(tǒng)中單證備案的原因為給出口退稅企業(yè)提個醒，讓企業(yè)知道還有單證備案這一回事！實實在在的單證備案指的是上述要求的相關單據的備案。出口企業(yè)切勿形成幻覺，感覺在退稅系統(tǒng)中已經錄入單證備案信息了就不用做紙質單據的備案（那只是感覺而已，僅此而已?。?。

出口退稅系統(tǒng)中退稅系統(tǒng)中的單證備案錄入方式有兩種：

①純手動式：對！你猜的沒錯，直接點擊增加，全部自己錄入。

②半自動式：點擊上方的生成備案按鈕，會生成數據。

為啥說是半自動式那？

因為只能生成一部分，生成的信息來自于出口明細的錄入信息，購貨合同號、出口運輸單、單證備案出處生成的單證備案后需要自己手動錄入。

點擊生成備案顯示無數據如何處理？

使用生成備案的方式需注意：

①生成單證備案要在出口明細申報數據與進貨明細申報數據確認明細申報數據之前。也就是說生成單證備案的時候，出口明細申報數據與進貨明細申報數據不能是空白的。

②出口明細需要錄入出口發(fā)票號。

      關于單證備案中的購貨合同號、出口貨物明細、出口裝貨單、出口運輸單如何填寫是青島朋友們咨詢比較多的一個問題，接下來給大家分析一下如何填寫？

①購貨合同號：外貿企業(yè)填寫購貨合同的編號；生產企業(yè)屬于收購非自產貨物的情況填寫購貨合同編號，屬于自產貨物不填寫。上述情況包括補充合同。

②出口貨物明細：是托運人(發(fā)貨人)根據外銷合同條款和信用證條款內容填寫的向對外貿易運輸公司或其他有權受理對外貨運業(yè)務的貨運代理公司辦理貨物托運的單證的號碼。（有的稅務局要求填寫報關單中的貨物名稱，組織有要求，記得聽組織的，最后檢查的是紙質單證的備案！）

③出口裝貨單：出口貨物裝貨單是國際貨物托運中的一張重要單據，它既是托運人向船方（或陸路運輸單位）交貨的憑證，也是海關憑以驗關放行的證件。裝貨單又稱為“關單”。但是隨著通關無紙化的實施，可能無法取得紙質的場站收據，可以用《通關無紙化海關放行通知書》或者打印的海關放行信息來代替。海關通關無紙化放行通知書只有報關單號碼，無其他編號。（有的稅務局要求填寫箱單PARKING LIST的號碼，組織有要求，記得聽組織的，最后檢查的是紙質單證的備案！）

④出口運輸單包括：海運提單、航空運單、鐵路運單、貨物承運單據、郵政收據等承運人出具的貨物單據，以及出口企業(yè)承付運費的國內運輸單證，填寫相關運輸單據的號碼。