一、會議的安排

召開會議前就應(yīng)該安排好會議的議題、議程、與會者名單以及現(xiàn)場的布置等等，否則會議很難保證順利進(jìn)行。

因此，會議的安排應(yīng)注意以下內(nèi)容：

二、成功的開始會議

會議開場的秘訣是：

◆準(zhǔn)時(shí)開會

不準(zhǔn)時(shí)開會只能加劇與會者的焦躁情緒，同時(shí)也令他們對會議主持者的工作效率和領(lǐng)導(dǎo)能力產(chǎn)生懷疑。

◆向每個(gè)人表示歡迎

如果你面對的是一隊(duì)新的成員，可以讓他們向大家做自我介紹。如果彼此已經(jīng)見過面了，也要確保把客人和新人介紹給大家。

◆制定或者重溫會議的基本規(guī)則

你可以使用“不允許跑題”、“聆聽每個(gè)人的發(fā)言”、“每個(gè)人的發(fā)言不能超過5分鐘”等類似的規(guī)定。如果準(zhǔn)則是與會者共同制訂而不是主持人強(qiáng)加的，則會議的效果要好一些。你可以向與會者詢問：“你們同意這些規(guī)定嗎？” 要得到每一個(gè)人的肯定答復(fù)，而不要想當(dāng)然的把沉默當(dāng)成沒有異議。

◆分配記錄員和記時(shí)員的職責(zé)

對于一些例行會議而言，可以由所有人輪流擔(dān)當(dāng)這些責(zé)任。當(dāng)然也要考慮個(gè)別情況，如果有些人速記能力比較差，則不適合做記錄員，則不能勉強(qiáng)。

三、會議主持人的溝通技巧

我們常見的問題大致分為兩類：開放式的問題和封閉式的問題。例如，你可以詢問，“小王，你同意這個(gè)觀點(diǎn)嗎？”這就是一個(gè)封閉式的問題；你也可以詢問：“小王，你對這個(gè)問題怎么看？”這就是一個(gè)開放式的問題。

作為一個(gè)有效的主持人，你應(yīng)該善于運(yùn)用各種提問方式。

四、圓滿的結(jié)束會議

在會議結(jié)束時(shí)應(yīng)該重新回顧一下目標(biāo)、達(dá)成的共識和成果。

1 會議的主要決定和行動方案

2 回顧會議的議程，表明已經(jīng)完成的事項(xiàng)和待完成的事項(xiàng)

文本框: 給出方向文本框: 給予反饋文本框: 封閉式文本框: 開放式

3 給每位與會者一點(diǎn)時(shí)間說最后一句話

4 就下次會議的日期地點(diǎn)等事項(xiàng)達(dá)成一致意見

5 對會議進(jìn)行評估，在一種積極的氣氛中結(jié)束會議。你可以對每一位與會者表示祝賀，表達(dá)你的贊賞，然后大聲說：謝謝各位。以此結(jié)束會議。