|
在檔案館中，收納著海量文件， 如果不好好編號 那么在找起來的時候 一定會手忙腳亂， 所以編號就很重要了。 這一次， 讓我們來聊聊文件是怎么編號的吧。     begin:  編號是指歸檔文件按分類方案和排列順序編制檔號，它包括兩項工作： 1 是編制檔號； 2 是在歸檔文件上加蓋和填寫歸檔章。 檔號編制應當遵循唯一性、合理性、穩(wěn)定性、擴充性和簡單性原則。 唯一性，即一個檔號只能對應一件歸檔文件； 合理性，即檔號結構須適應整體分類體系，代碼完整； 穩(wěn)定性，即檔號一經確定，一般不隨意修改； 擴充性，即檔號必須留有適當的遞增容量； 簡單性，即檔號應簡短明了。 檔號結構一般為“全宗號—年度—保管期限—件號”。在紙質文件歸檔整理時，歸檔章需要逐件標識在每一份歸檔文件上，以明確歸檔文件在全宗中的“坐標”。歸檔章應在首頁空白處加蓋，并填寫相關內容。一般來說，歸檔章應蓋在文件上端靠右的位置，橫式文件應先將表頭朝左側放置，再于上端靠右處加蓋。如果領導批示或收文章等占用上述位置時，可將歸檔章蓋在首頁的其他空白位置，以上端為宜，切記歸檔章不應疊壓頁面圖文。文件首頁確無蓋章位置或重要文件須保持原貌的，可在文件首頁前另附紙頁，也可在材料內第一頁上端靠右的空白位置加蓋歸檔章。 歸檔章一般采用黑色油墨蓋制，不宜使用印臺油。填寫歸檔章項目的字跡材料應符合檔案保護要求，如碳素墨水、耐久性好的簽字筆、打號機等，禁用圓珠筆、鉛筆、純藍墨水等不耐久的書寫材料進行填寫。 歸檔章項目為全宗號、年度、件號、保管期限、頁數。全宗號是同級檔案館給進館立檔單位編制的代碼，一般以數字或者字母與數字結合標識。年度，以4位阿拉伯數字標注公元紀年，如“2018年”。保管期限分別以永久、30年、10年標識。件號是單件歸檔文件在分類方案最低一級類目內的排列順序號，以阿拉伯數字標識，每一類目從“1”起編，不同類目間一般不連續(xù)編號。各項目填寫內容應與歸檔文件檔號所對應的內容保持一致。歸檔章尺寸樣式、填寫項目和項目位置不可擅自更改。 供稿：芮云 轉載來源：嘉定檔案志鑒 |
|
|
來自： 昵稱16788185 > 《檔案》
