你有沒有會(huì)經(jīng)?？吹絼e人在使用Excel的時(shí)候很是順利的就解決了問題，而自己總是會(huì)出現(xiàn)各種小狀況：養(yǎng)成良好的學(xué)習(xí)習(xí)慣才有可能是成功的一半!

為什么我的數(shù)據(jù)不能選擇了？

為什么我的表格不能創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表了？

為什么我的公式明明是對(duì)的，結(jié)果總是出錯(cuò)！

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難道我使用的Excel是假的？首先我們得從自身來找問題：初學(xué)Excel的你是不遇到了以上問題？只要我們能夠在使用Excel盡量做到規(guī)范操作，相信我們可以很大的提高工作效率！

一、首先第一眼看上去的就是標(biāo)題行：

很多人可能都喜歡進(jìn)行分類合并，不是說多行表頭不能使用，而是在數(shù)據(jù)源表格中盡量避免，通過這樣的設(shè)計(jì)有可能就會(huì)給我們的操作帶來一些麻煩：比如在做分類匯總統(tǒng)計(jì)分析的時(shí)候就不能進(jìn)行了！所以在結(jié)尾動(dòng)態(tài)圖中展示創(chuàng)建表的時(shí)候就會(huì)自動(dòng)取消合并單元格了！

因此對(duì)我們的表頭就得要求

· 只有一個(gè)標(biāo)題行，并且在第一行；

· 標(biāo)題表頭中盡量避免合并單元格，實(shí)在無法避免就可以使用設(shè)置跨列居中也可以實(shí)現(xiàn)合并單元格的效果

·不能有空的單元格

二、不規(guī)范的合計(jì)行

數(shù)據(jù)源表格應(yīng)該盡量少用通過計(jì)算得來的數(shù)據(jù)，這樣不僅可能會(huì)浪費(fèi)大量的時(shí)間，Excel功能是很強(qiáng)大的，如果想要得到匯總的數(shù)據(jù)其實(shí)可以通過數(shù)據(jù)透視表、函數(shù)公式生成新的工作表，這樣不能破壞原始數(shù)據(jù)，還能看到匯總數(shù)據(jù)

三、不合理的合并單元格

最容易導(dǎo)致的后果就是選取數(shù)據(jù)失敗，如果我想查看2018/1/4銷售記錄，本應(yīng)選擇A4：G8區(qū)域，但是由于合并了單元格，就會(huì)自動(dòng)選取多余的區(qū)域。

其實(shí)只要有合并單元格的存在就如同一個(gè)標(biāo)題不規(guī)范造成的后果是一樣的，同樣不能進(jìn)行分類匯總、數(shù)據(jù)透視表、或者創(chuàng)建超級(jí)表！同樣也是不能進(jìn)行排序和篩選的操作：原始記錄中本應(yīng)該有三條記錄，但是當(dāng)你篩選的時(shí)候就只能得到一個(gè)結(jié)果！

除此之外如果合并的單元格過多，表格內(nèi)容太多就會(huì)造成在打印的時(shí)候是不能顯示的

甚至還會(huì)導(dǎo)致公式引用錯(cuò)誤的，這樣excel表格儲(chǔ)存數(shù)據(jù)是以單元格為單位的，合并之后只有一個(gè)是對(duì)的，其他就會(huì)被默認(rèn)為空白單元格，所以導(dǎo)致引用的結(jié)果為0！

從以上不良習(xí)慣中可以看出表格中不能出現(xiàn)空的單元格，那么肯定盡量也不要出現(xiàn)空行空列了：這樣就會(huì)容易造成區(qū)域選取失敗，如果你的數(shù)據(jù)源比較少的話還是可以容忍的！但是當(dāng)你的數(shù)據(jù)源很大我想選取區(qū)域ctrl+a，大家肯定都知道這個(gè)快捷鍵是只能選取連續(xù)不間斷的區(qū)域，當(dāng)然你的鼠標(biāo)放在數(shù)據(jù)區(qū)域內(nèi)，它也只會(huì)創(chuàng)建鼠標(biāo)所在的連續(xù)區(qū)域的透視表！

四、數(shù)據(jù)錄入的不規(guī)范

1、比如在excel中的數(shù)據(jù)格式不一致的時(shí)候，在運(yùn)用函數(shù)公式的時(shí)候容易導(dǎo)致出錯(cuò)：文本型和數(shù)字型格式！所以在統(tǒng)一的工作表當(dāng)中使用相同的名稱格式才會(huì)對(duì)我們的公式查找引用減少很大的時(shí)間來排除錯(cuò)誤的原因。

2、日期錄入的格式不規(guī)范：在excel中默認(rèn)的時(shí)間格式是用-或者/連接起來的，像20190125、2019.1.25、20190125等等都是比較不規(guī)范的日期，那么解決辦法就是使用數(shù)據(jù)選項(xiàng)卡下的分列進(jìn)行一次性規(guī)范起來

3、單元格中出現(xiàn)不可見字符或者空字符也會(huì)導(dǎo)致公式查找引用失?。?/p>

4、多處使用批注：批注可以使用，但是不影響重要數(shù)據(jù)的前提下，在無法避免的情況下可以添加備注，一旦數(shù)據(jù)較多的時(shí)候，大家可能會(huì)沒有精力一個(gè)個(gè)點(diǎn)開批注來看

五、注意重要細(xì)節(jié)：重點(diǎn)數(shù)據(jù)突出顯示

當(dāng)你做好的一份報(bào)表需要給老板匯報(bào)的時(shí)候，就要先學(xué)會(huì)對(duì)說明有重要的數(shù)據(jù)標(biāo)注出來，或者將發(fā)出去的報(bào)表中將鼠標(biāo)定位在哪個(gè)重要數(shù)據(jù)的單元格，這樣一眼就能快速看出哪個(gè)是需要注意的部分！可能這樣就會(huì)為大家節(jié)約一定的時(shí)間，雖然可能是幾秒鐘，但是每一秒對(duì)于大家都是寶貴的！

六、表格的美化與維護(hù)

當(dāng)我們知道了Excel中的一些基礎(chǔ)知識(shí)，怎么制作表格了還不行，如何讓表格更加美觀規(guī)范一些，如果每天收過來的表格要不就是整頁全是邊框，要不就是這塊有邊框那塊沒有，心情完全就沒有了，表格干凈整潔是最基礎(chǔ)的！

工作就是分工協(xié)作，互相學(xué)習(xí)的！你做的表格不可能說是你自己的表格，做好的表格模板發(fā)給同事的后可能會(huì)被修改的眼花繚亂！結(jié)構(gòu)被改了，設(shè)置格式也被改了，……當(dāng)你匯總數(shù)據(jù)出錯(cuò)的時(shí)候還要去一一核對(duì)！那么學(xué)會(huì)保護(hù)表格或者單元格也是我們必學(xué)的一門課程！

那么保存工作表也是相當(dāng)重要的，新建的工作表一定要養(yǎng)成定時(shí)保存的習(xí)慣！以防斷電意外造成不必要的損失。并且還要學(xué)會(huì)分類匯總規(guī)范保管！同一類型的工作表保存在同一個(gè)文件夾下，這樣在做數(shù)據(jù)匯總會(huì)帶來很大的便利！