|
相信法務(wù)小伙伴都遇到過這種情況： 企業(yè)合同風(fēng)險管理已經(jīng)強(qiáng)調(diào)了很多年，屬于老大難問題，就目前情況來看，通常存在制度懸空、流程缺失和技術(shù)手段落后這三大問題。 制度懸空 絕大部分企業(yè)都建立有自己的《合同管理制度》，但寫完之后基本上就置之高閣，或者鎖在抽屜里?；蛘哒f，只有法務(wù)部門強(qiáng)調(diào)和重視，其他人基本不聞不問，意識淡薄，甚至認(rèn)為沒有必要這么繁瑣，總想簡化甚至跳過這些步驟。 流程缺失 寫了一堆的管理制度，但由于沒有與企業(yè)流程做好對接，沒有嵌套進(jìn)企業(yè)管理流程，OA流程當(dāng)中，流程與制度有斷裂，所以才會造成流程缺失。 技術(shù)落后 合同主體風(fēng)險怎么查？手工查。合同范本怎么用？手工改。合同風(fēng)險怎么排查？手工排。這是大部分企業(yè)的現(xiàn)狀。 合同風(fēng)險不是局部的、細(xì)節(jié)風(fēng)險，而是一個整體性的，廣泛存在于合同主體、合同內(nèi)容和流程階段，要解決上述種種問題，我們顯然不能“頭痛醫(yī)頭，腳痛醫(yī)腳”，需要的是一個完整的、系統(tǒng)性解決方案，《合同六法》的“合同風(fēng)險系統(tǒng)管理模型”可作借鑒。如下圖：  一、系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)層面 （一）入庫標(biāo)準(zhǔn) 在這個部分，法務(wù)部門工作重點是要建立與企業(yè)產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)往來或者供應(yīng)各種原料、服務(wù)供應(yīng)商的“合同主體庫”。 它與公司業(yè)務(wù)部門的供應(yīng)商管理庫不同。 首先是主體范圍不同，“合同主體庫”比“供應(yīng)商管理庫”的范圍要廣。“供應(yīng)商管理庫”目的僅僅是管理上游的供應(yīng)商，不包括與公司平級的合作伙伴以及下游業(yè)務(wù)方，但凡是與公司簽訂合同的，都應(yīng)該納入“合同主體庫”當(dāng)中。 其次是目的不同，“合同主體庫”需要保存和定期更新的信息比較廣泛，包括了主體合法性文件、適格性文件和履約能力文件等。 例如：合同主體的商事登記信息、信用狀況、履行能力狀況、歷史交易記錄和風(fēng)險提示等。 對于核準(zhǔn)入庫的合同主體，企業(yè)法務(wù)還應(yīng)當(dāng)依據(jù)入庫時間、交易頻率以及該合同主體總體信用狀況，對其風(fēng)險登記進(jìn)行分類。 例如使用綠、黃、紅、黑或者A/B/C/D，分為信任、關(guān)注、可疑和拒絕四種等級，采用不同的主體風(fēng)險管理對策。 例如黃色信用等級為關(guān)注，是指該合同主體為新的合作伙伴，缺少歷史交易記錄佐證；在天眼查等軟件上有部分自身風(fēng)險和訴訟記錄；注冊成立時間較短，實繳資本金額沒有或較少，綜合實力不清，信任度尚待核實。在簽署合同之前，需要對該合同主體作進(jìn)一步核實。 紅色信用等級為可疑，是指該合同主體為新的合作伙伴，缺少歷史交易記錄；或者以前雖簽訂過合同，但發(fā)生過糾紛；在企業(yè)信用軟件上有較多自身風(fēng)險和訴訟記錄；注冊成立時間較短，實繳資本金額沒有或較少，信任度可疑，不建議直接與該主體直接簽署合同?；蛘甙才盼夜鞠聦僮庸九c其簽訂合同，或者要求該主體的控股股東或?qū)嶋H控制人提供相應(yīng)擔(dān)保。 在這個階段，常見的問題是業(yè)務(wù)為了沖業(yè)績，趕時間，忽略合同主體風(fēng)險問題，或者不愿意要求合同主體補(bǔ)交相應(yīng)文件資料，導(dǎo)致合同主體入庫制度難以推行。 此時，法務(wù)人員除了積極更新合同主體情況，確保對合同主體的信用等級分類符合該合同主體的實際情況外，主動向業(yè)務(wù)部門解釋主體風(fēng)險分級管理的必要性和重要性，取得業(yè)務(wù)人員的理解和支持，同時必須堅持原則，不能放任風(fēng)險擴(kuò)大。 （二）合同范本 各企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)自己的實際需要，建立自己的范本庫，提供給法務(wù)部門參考使用，以及各業(yè)務(wù)部門發(fā)起業(yè)務(wù)合同時，強(qiáng)制要求使用。目前網(wǎng)上關(guān)于合同范本庫的供應(yīng)商很多，這里就不一一介紹了。 （三） 行為規(guī)范 無論在合同簽訂前后，凡是接觸到合同談判、簽訂、履行的所有人，都存在合同行為不規(guī)范產(chǎn)生相應(yīng)風(fēng)險的問題，因此需要企業(yè)全體人員進(jìn)行相應(yīng)的合同行為規(guī)范培訓(xùn)，具體行為規(guī)范包括：表態(tài)有授權(quán)、用語有規(guī)范、決策有流程和工作有留痕等。 以第四點“工作留痕”為例，這是企業(yè)法務(wù)工作當(dāng)中非常重要的一環(huán)。 合同是交易雙方的權(quán)利義務(wù)憑證，非常重要，應(yīng)當(dāng)盡量保管與合同相關(guān)的一切書面資料，包括：與合同簽訂和履行相關(guān)的發(fā)票、送貨憑證、匯款憑證、驗收記錄、在磋商和履行過程中形成的電子郵件、傳真、信函等資料。 在合同履行過程中雙方變更合作約定，包括數(shù)量、價款、交貨、付款期限的，也要留下書面憑證。還有就是企業(yè)內(nèi)部關(guān)于合同磋商、討論、修改和批準(zhǔn)的簽字和討論文件等。 二、系統(tǒng)工作要點層面 （一）我方 首先，明白合同的必要性。 通過主動與老板溝通，閱讀與合同相關(guān)的文件，了解企業(yè)的整體戰(zhàn)略決策和布局，才能清晰明白合同背景和因果關(guān)系。 其次，明白合同的重要性。 通過與業(yè)務(wù)、財務(wù)等部門同事的溝通交流，明白這份合同對于業(yè)務(wù)、財務(wù)個人業(yè)績的關(guān)聯(lián)密切程度如何，讓你明白合同有多重要，你才知道應(yīng)該采取什么樣的態(tài)度對待這份合同。 第三，明白合同的可行性。 通過與業(yè)務(wù)、財務(wù)等部門同事的溝通交流，了解合同履行對于企業(yè)資金流的影響程度，這樣能夠讓你在談判或管理合同時，采取恰當(dāng)?shù)暮贤呗裕铀倩蜓泳徍贤恼勁?、簽署和履行?/p> 總之，你要明白該份合同對于我方的必要性、重要性和可行性，才能讓你的合同工作進(jìn)退有度，從容不迫。 （二）流程 通常而言，合同流程分為如下四個階段： 磋商——簽訂——交底——履行 在磋商階段，主要風(fēng)險表現(xiàn)在磋商內(nèi)容與合同內(nèi)容脫節(jié)等問題。 解決方法是包括了修改OA系統(tǒng)當(dāng)中的合同審批流程，將主體資格預(yù)審作為前置流程，嵌套進(jìn)合同審批流程當(dāng)中。 在合同制作上，針對不同工作人員的思維習(xí)慣和方法不統(tǒng)一的問題，企業(yè)法務(wù)應(yīng)當(dāng)提供統(tǒng)一的合同范本、寫作指南和風(fēng)險檢查清單，力求合同管理工作標(biāo)準(zhǔn)化。在審批時，企業(yè)法務(wù)需要及時匯總各部門意見，經(jīng)有權(quán)簽字人最后批準(zhǔn)，通過OA辦公流程。 在簽訂階段，主要解決合同簽訂過程當(dāng)中的合同文本打印、蓋章和資料保存的問題。 為了解決審批版本和蓋章版本不一致問題，要求合同文本由印章管理人員從OA系統(tǒng)當(dāng)中直接打印，或者在審批通過文本當(dāng)中加注防偽水印。 為了解決先后蓋章問題，如果是我方先蓋章的，由合同負(fù)責(zé)人簽訂《承諾書》，領(lǐng)取蓋章合同文本后，限期交回文本給合同管理部門，否則承擔(dān)合同無法交底和開始履行的責(zé)任。 在交底階段，主要解決合同簽訂后，由合同負(fù)責(zé)人銜接各部門，安排合同履行流程的問題。 合同負(fù)責(zé)人應(yīng)該填寫《合同履行流程交底時間表》，銜接各部門討論確定如何實際履行合同，要求各部門簽字確認(rèn)。 在履行階段，企業(yè)法務(wù)應(yīng)當(dāng)每日監(jiān)測各份合同的履行情況，針對即將到期的合同履行對相應(yīng)人員作出相應(yīng)提示，事前預(yù)防永遠(yuǎn)勝于事后救濟(jì)。 （三）對方 對于合同對方的風(fēng)險，可以通過軟件來實現(xiàn)實時監(jiān)控。以市場上流行的某款企業(yè)信息查詢軟件為例： 輸入公司名稱，打開對應(yīng)的公司頁面，點擊公司背景，即可查看該公司的工商信息。一般來說，工商信息就相當(dāng)于企業(yè)的“戶口本”，哪年成立的，注冊資金多少，開發(fā)票的納稅人識別號多少等都可以看的清清楚楚。 除了基本的工商信息外，該公司的信用如何也是很重要的，經(jīng)營風(fēng)險、司法風(fēng)險、公司變更記錄等同樣可以查看，多方面總結(jié)，結(jié)果才會更全面。然后，信用報告還可以直接下載，非常方便。 除了主動監(jiān)測合同主體風(fēng)險外，法務(wù)部還應(yīng)當(dāng)針對最近突發(fā)的某些情況導(dǎo)致風(fēng)險情況發(fā)生變化而發(fā)， 例如來自宏觀層面的風(fēng)險，例如法律法規(guī)改變、市場情況變化、同行競爭對手近期發(fā)生的糾紛和教訓(xùn)帶來的啟示； 來自合同對方主體的風(fēng)險，例如對方主體風(fēng)險發(fā)生明顯變化，被訴訟、股東和管理層變動等； 來自我方公司內(nèi)部的變化，例如合同負(fù)責(zé)人發(fā)生變動、財務(wù)狀況發(fā)生變化等，不定期制作《合同風(fēng)險特別提示》和《合同風(fēng)險綜述報告》，提供給客戶閱讀并參照使用。 風(fēng)險提示和建議應(yīng)當(dāng)預(yù)測該等風(fēng)險發(fā)生的概率大小，預(yù)判對公司造成影響的可能性大小，并給出相應(yīng)的預(yù)防方案和改進(jìn)建議. 包括修改合同管理制度或范本、將合同主體列入黑名單、與合同相對方簽訂補(bǔ)充協(xié)議、加強(qiáng)企業(yè)法務(wù)培訓(xùn)、制定應(yīng)急預(yù)案、采取預(yù)防性措施等。還應(yīng)當(dāng)加入概述自己的、競爭對手的、同行業(yè)的的合同風(fēng)險狀況、本企業(yè)的合同管理工作，找出風(fēng)險頻發(fā)點，提出相應(yīng)的解決方案和改進(jìn)建議等。 可能有人認(rèn)為，合同管理流程繁瑣，很難在企業(yè)推行開來。確實如此，人都是有惰性的。在一個企業(yè)推行改革是非常難的事情，尤其是改變?nèi)说挠^念。如何實現(xiàn)呢？對于高層，通過夢想驅(qū)動，做洗腦型的培訓(xùn)，依然是最徹底的辦法。但對于中層和一線員工，應(yīng)當(dāng)主要依靠利益驅(qū)動。 爭取老板批準(zhǔn)將合規(guī)指標(biāo)納入每個人的績效評估指標(biāo)體系當(dāng)中，實行一票否決制。一旦合規(guī)流程納入個人績效評估體系當(dāng)中，法務(wù)有了尚方寶劍，你會發(fā)現(xiàn)這些員工的態(tài)度將發(fā)生180度大轉(zhuǎn)變，他們會主動來找你談如何讓實際操作符合流程。 系統(tǒng)化的解決方案，就是合同風(fēng)控的最好辦法。  |
|
|
