編者按：在過(guò)去二十年，“辦公室”這一概念愈來(lái)愈開(kāi)放和自由，一些大型機(jī)構(gòu)更將辦公室設(shè)計(jì)得如共享空間。并且因?yàn)槟承徫坏男再|(zhì)需要，員工經(jīng)常出外勤，公司會(huì)考慮他們靈活在家辦公。資訊科技公司創(chuàng)辦人、香港創(chuàng)科發(fā)展協(xié)會(huì)會(huì)長(zhǎng)、香港電腦學(xué)會(huì)前副會(huì)長(zhǎng)陳迪源，從事資訊科技及工業(yè)自動(dòng)化行業(yè)超過(guò)二十年。今期“3C科技”他向讀者全方位解讀“智能辦公室”如何實(shí)現(xiàn)“辦公智能化”。

熱辦公桌（HotDesking），就是員工可以隨意選座，把手提電腦和通過(guò)以二維碼（QRCode）或手機(jī)啟用的智能存儲(chǔ)柜將隨身物品搬到辦工桌即可工作。這樣令辦公室空間多了，員工也可以因應(yīng)項(xiàng)目和團(tuán)隊(duì)的需要作不同的座位安排。這些新型的辦公室更專注於舒適的傢具和人性化的工作環(huán)境，以幫助員工放鬆身心，使他們更具創(chuàng)造性和生產(chǎn)力。辦公室硬件上的升級(jí)容易完成，但問(wèn)題是辦公室中的技術(shù)仍然停滯不前，簡(jiǎn)單如嘗試連接電話會(huì)議或從筆記本電腦呈現(xiàn)PowerPoint，仍然像以前一樣麻煩。智能辦公室（SmartOffice）的概念應(yīng)運(yùn)而生。

由打字機(jī)開(kāi)始，複印機(jī)／傳真機(jī)，筆記本電腦，智能手機(jī)／平板電腦，視頻／互聯(lián)網(wǎng)會(huì)議，辦公室科技發(fā)展的應(yīng)用一直只作為輔助工具去提高員工生產(chǎn)力。這些科技的應(yīng)用并沒(méi)有實(shí)質(zhì)地改變?nèi)瞬殴芾?、培育和提升資源效益，也未能將高質(zhì)素服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化。不過(guò)隨著人工智能、大數(shù)據(jù)、云運(yùn)算和物聯(lián)網(wǎng)的興起，辦公室科技逐漸提升到智能辦公室的層面。

筆者認(rèn)為真正的智能辦公室應(yīng)該是將科技、辦公室設(shè)計(jì)和使用者心態(tài)結(jié)合起來(lái)的。工作場(chǎng)所的設(shè)計(jì)和管理對(duì)員工的生產(chǎn)力、創(chuàng)造力和參與度固然有著深遠(yuǎn)的影響，但即使是配備了最新技術(shù)的現(xiàn)代化辦公室，員工的表現(xiàn)和生產(chǎn)力也有可能不盡如人意。作為公司最重要資產(chǎn)的員工，必須做好準(zhǔn)備迎接新時(shí)代的到來(lái)。筆者希望藉著這篇文章讓讀者更了解智能辦公室為何物。

智能辦公室最初的發(fā)展主要集中在使用A.I.來(lái)實(shí)現(xiàn)重複性任務(wù)的自動(dòng)化；也多用於增強(qiáng)客戶服務(wù)，例如在辦工時(shí)間外及繁忙時(shí)間利用聊天機(jī)械人作第一層的客戶溝通。這類機(jī)械人不僅減少客戶的等待時(shí)間，也可確保服務(wù)質(zhì)素。為了充分利用A.I.，公司需要開(kāi)始完善客戶檔案，不僅是個(gè)人數(shù)據(jù)，購(gòu)買歷史，還有偏好，興趣，甚至社交媒體帳戶。通過(guò)大數(shù)據(jù)分析，公司將能夠通過(guò)相機(jī)、電郵地址，甚至聲音來(lái)識(shí)別客戶，并提供個(gè)性化服務(wù)。

A.I.也將配合語(yǔ)音識(shí)別和自然語(yǔ)言處理發(fā)揮更大的作用，例如通過(guò)語(yǔ)音識(shí)別進(jìn)行文字輸入從而節(jié)省大量時(shí)間，也可辨別不同人的聲音而自動(dòng)做會(huì)議記錄。同時(shí)由於越來(lái)越多物聯(lián)網(wǎng)設(shè)備的應(yīng)用，如IPCam、智能燈泡、不同的感應(yīng)器等，而這些設(shè)備幾乎都是沒(méi)有輸入介面的。因此，帶有語(yǔ)音指令功能的智慧人工助理（如AmazonAlexa、GoogleAssistant等）將會(huì)開(kāi)始普及。希望像電影《鋼鐵俠》的主角一樣，呼喚一句：“Jarvis，你能重複剛剛聽(tīng)到的最後一件事嗎？”已經(jīng)不是難事?，F(xiàn)在的系統(tǒng)甚至可以簡(jiǎn)單說(shuō)一句：“請(qǐng)幫我預(yù)約明天早上9時(shí)在會(huì)議室和銷售部的同事開(kāi)會(huì)?！毕到y(tǒng)就會(huì)預(yù)約會(huì)議室、在日程表上記錄，并自動(dòng)發(fā)電子郵件給與會(huì)者。由於價(jià)格便宜，這類智慧人工助理裝置將會(huì)出現(xiàn)在每個(gè)桌面之上，員工只要用平常的語(yǔ)調(diào)發(fā)出指令便可進(jìn)行更多個(gè)人任務(wù)，如撥打電話或發(fā)送消息、檢查日曆和待辦事項(xiàng)列表、或者訪問(wèn)業(yè)務(wù)應(yīng)用程序的信息。唯一美中不足是這些服務(wù)及裝置對(duì)粵語(yǔ)的支援仍然不足?？傮w而言，A.I.配合自然語(yǔ)言處理的運(yùn)用可以改變工作方式，作為數(shù)字職場(chǎng)發(fā)展的一部分，智能辦公室中A.I.的實(shí)際運(yùn)用正在普及。

智能辦公室的發(fā)展，歸功於物聯(lián)網(wǎng)，將滿足每位員工的個(gè)性化工作空間需求，并可以更好地照顧員工之間的差異。物聯(lián)網(wǎng)裝置可以檢測(cè)到工作環(huán)境中的哪個(gè)地方可以提高效率。傳感器自動(dòng)管理各個(gè)工作區(qū)和燈光，員工離開(kāi)工作區(qū)後立即改變空調(diào)模式，以優(yōu)化能源消耗，令未來(lái)的辦公室變得非常聰明。試想一下，您的工作空間偵測(cè)到您正坐在寫(xiě)字臺(tái)旁邊，它自動(dòng)調(diào)整桌面高度、調(diào)節(jié)燈光、加熱椅子。其實(shí)偵測(cè)到的是您的智能手機(jī)或智能穿戴裝置，您也可以將它們用作門禁設(shè)備來(lái)打開(kāi)房間和讀取電腦檔案。

智能辦公室中的物聯(lián)網(wǎng)設(shè)備大致可以分為三大類：基礎(chǔ)設(shè)施；重新利用智能家居設(shè)備；以及特定功能的物聯(lián)網(wǎng)設(shè)備。雖然有關(guān)智能建筑的討論近幾年才火熱起來(lái)，不過(guò)多年來(lái)工作場(chǎng)所的基礎(chǔ)設(shè)施一直在變得更加智能化，例如，已存在許久的物業(yè)管理系統(tǒng)可用於控制空調(diào)、燈光或門禁。此外，辦公室安全和報(bào)警系統(tǒng)現(xiàn)在普遍連接到互聯(lián)網(wǎng)，以便通過(guò)應(yīng)用程序控制它們。使這些系統(tǒng)更加智能化，可以讓辦公室平穩(wěn)有效地運(yùn)行，比如供暖系統(tǒng)可以根據(jù)天氣變化調(diào)節(jié)辦公室溫度一樣，員工也更加舒適。物聯(lián)網(wǎng)設(shè)備早期大多用於家庭中，諸如智能插頭、燈泡、鎖、咖啡機(jī)、運(yùn)動(dòng)傳感器、空氣質(zhì)量傳感器和相機(jī)等智能家電，其實(shí)這些設(shè)備也可以在工作場(chǎng)所找到用途；員工有時(shí)也會(huì)攜帶個(gè)人的智能家居產(chǎn)品來(lái)公司，讓自己工作得更舒適。

多年來(lái)，工作場(chǎng)所一直有機(jī)械人，但比較常見(jiàn)於製造業(yè)、工程或倉(cāng)庫(kù)（作為工業(yè)物聯(lián)網(wǎng)的一部分）。智能辦公室的機(jī)械人應(yīng)用暫時(shí)主要有兩個(gè)場(chǎng)景，一是可以用作運(yùn)輸、領(lǐng)航，以及進(jìn)行繁重的體力勞動(dòng)工作；也有企業(yè)用機(jī)械人做接待員。遠(yuǎn)程呈現(xiàn)是辦公室機(jī)械人的第二個(gè)適用場(chǎng)景。遠(yuǎn)程呈現(xiàn)機(jī)械人一般有一個(gè)屏幕和車輪上配備網(wǎng)絡(luò)攝像頭，可以幫助訪問(wèn)者看到辦公室，而且還可以與會(huì)議室裏的同事進(jìn)行視頻會(huì)議，打破地理局限。儘管這些使用案例中的賣點(diǎn)是以新奇吸睛，但是相信自動(dòng)化系統(tǒng)及機(jī)械人還是可以取代一些從事簡(jiǎn)單、重複工作的角色的。很多人擔(dān)心機(jī)械人會(huì)取代人類，但筆者相信這至少在可預(yù)見(jiàn)的將來(lái)不會(huì)發(fā)生。事實(shí)上，與其擔(dān)心機(jī)械人的行為更像人類，我們應(yīng)該擔(dān)心人類變得將像機(jī)械人。

快速進(jìn)步的科技為人類提供了隨時(shí)隨地工作的可能性。但智能辦公室的流行和更多數(shù)據(jù)及個(gè)人資料的收集，將有意無(wú)意讓企業(yè)擁有一個(gè)全新的高度機(jī)密的數(shù)據(jù)庫(kù)。并且可能更頻繁地用於核正員工的表現(xiàn)，與智能辦公相關(guān)的發(fā)展可能會(huì)開(kāi)啟行為監(jiān)控的新時(shí)代。如果企業(yè)容許員工將自己的物聯(lián)網(wǎng)設(shè)備帶入辦公室，他們是否意識(shí)到這些設(shè)備大多沒(méi)有基本的安全保護(hù)。這些設(shè)備通常包含麥克風(fēng)、攝像頭和GPS定位功能，而且往往容易被入侵，淪為商業(yè)間諜活動(dòng)的工具。即使沒(méi)有人或機(jī)構(gòu)企圖惡意監(jiān)視您的組織，這些設(shè)備也會(huì)記錄有關(guān)辦公室和員工的大量數(shù)據(jù)，成為隱私隱患。員工很容易將這些設(shè)備連接到辦公室的WiFi網(wǎng)絡(luò)，但管理人員卻很難發(fā)現(xiàn)和管理這些設(shè)備。

引入智慧人工助理和智能揚(yáng)聲器也意味著大部分會(huì)議內(nèi)容都可能被大型科技公司記錄、分析和存儲(chǔ)。對(duì)於大多數(shù)小企業(yè)來(lái)說(shuō)，這不算是風(fēng)險(xiǎn)，但稍有規(guī)模的企業(yè)又會(huì)否介意有對(duì)耳朵在房間角落聽(tīng)著公司重大交易的討論呢？但筆者認(rèn)為，這些擔(dān)憂不應(yīng)該成為使用創(chuàng)新技術(shù)的障礙。公司應(yīng)落實(shí)與時(shí)俱進(jìn)的隱私政策，建立可靠和安全的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施，只允許授權(quán)的物聯(lián)網(wǎng)設(shè)備在辦公室使用，對(duì)員工進(jìn)行適當(dāng)?shù)闹悄苻k公室培訓(xùn)也很重要。採(cǎi)取這些措施後，科技應(yīng)用和網(wǎng)絡(luò)安全就可以兩全其美。（本文圖片由作者提供。下期“3C科技”於7月10日刊登）

香港創(chuàng)科發(fā)展協(xié)會(huì)會(huì)長(zhǎng)陳迪源