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“沒時間”似乎已經(jīng)成為職場人的口頭禪，讀書學(xué)習(xí)沒時間，陪伴家人沒時間，鍛煉身體更沒時間。 “沒時間”這回事其實不真的是時間的絕對貶值，而是我們自己的價值排列和選擇問題。當(dāng)你說沒時間的時候，并不是你真的沒有時間，而是要做的事情不在你花時間的優(yōu)先選項中，排在讀書、陪家人、健身前面的可能是和朋友聚會、刷手機(jī)、看劇等享受的事。所以你的一天做了什么，完全取決于自己的選擇。 想起劉潤談時間管理方法時，說到過一個“三八理論”，也就是每個人每天都有公平的三個8小時，第一個8小時都在睡覺，第二個8小時都在工作，人與人的區(qū)別產(chǎn)生于第三個8小時。我們要善用第三個8小時。 你的“三個8小時”都是如何分配的呢？舉個例子。 職場人A的時間安排： 職場人B的時間安排： 在職場人A通勤、休閑娛樂的時候，職場人B卻一直專注于自己的個人成長。一天兩天看不出什么，長時間持續(xù)這樣的時間安排兩個人就會有天壤之別了。A會一直原地踏步，而B則會因為持續(xù)積累產(chǎn)生復(fù)利效應(yīng)，達(dá)到不一樣的人生高度。這就是為什么同樣上班工作，你身邊卻有同齡人懂的會的比你多的原因。無數(shù)個8小時的積累，就是一個普通人和一個精英的差距。 其實我認(rèn)為我們的第二個8小時和第三個8小時都很重要，因為如果你的工作效率不高，工作的8小時就不夠用，那必然要加班，這樣就會占用屬于自己可以自由支配的第三個8小時。 時間的分配決定了一個人可以成為什么樣的人，現(xiàn)實生活中，誰能夠高效合理的利用好時間，誰就是人生贏家。 今天我們就來聊聊時間管理中時間分配的問題，讓你可以高效工作，并合理利用時間用于自己的工作、學(xué)習(xí)、以及其他實現(xiàn)個人目標(biāo)的事情上，成為一個真正的時間掌控者。 一、把所有的事情排列優(yōu)先級職場人每天都要面臨很多工作任務(wù)和私事，我們不可能把這些事情依次排開一個一個去完成，因為這樣很可能會延誤掉重要的事情。正確的做法是找出那些最重要的事情，優(yōu)先安排在自己的時間表中。 我們都知道二八法則，在任何一組東西中，最重要的只占其中一小部分，約20%，其余80%盡管是多數(shù)，卻是次要的。用二八法則來看待工作，我們只要做好最重要的20%的事情，就可以得到80%的回報。所以我的工作準(zhǔn)則一直是：一定要把工作中重要的事情放在精力最充沛的上午去做，絕不拖延。 至于如何判斷事情的優(yōu)先級，有很多方法，最為著名的是時間管理四象限法。 時間管理矩陣 我們把事件根據(jù)重要程度、緊急程度劃分，可以分為四個象限：重要且緊急、重要不緊急、不重要但緊急和不重要不緊急。對應(yīng)的這四類事情的處理方法是：重要緊急的事情馬上去做，重要不緊急的事情要有計劃的做，不重要但緊急的事情可以委托他人去做，不重要不緊急的事情盡量別做。 這個模型讓我們可以把事情劃分，很快做出抉擇，更好的支配自己的時間。 舉個例子，人事行政部的小S排出了自己下周的工作： 1. 周一開完會要輸出人事行政部會議紀(jì)要 2. 月度考勤情況統(tǒng)計匯總 3. 一直想轉(zhuǎn)崗到策劃部，學(xué)習(xí)策劃的相關(guān)知識 4. 周五做公司內(nèi)部人事行政知識分享 5. 參加職場演講培訓(xùn) 6. 看沒看完的網(wǎng)劇 根據(jù)重要緊急四象限，第4條—周五做公司內(nèi)部人事行政知識分享，能在公司范圍內(nèi)展示自我形象，跟自己的職場上升目標(biāo)相關(guān)，屬于重要且緊急的工作，就要馬上進(jìn)行分享材料的籌備。 可以看到小S其實并不喜歡現(xiàn)在的工作，他更傾向于策劃部的工作，且私下里也正在學(xué)習(xí)策劃的相關(guān)知識以及參加演講培訓(xùn)為調(diào)崗做準(zhǔn)備。所以第3條和第5條屬于小S的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃的范疇，是重要但不緊急的事情，就要有計劃的去做。小S可以選擇用他的第三個8小時也就是下班后的時間來進(jìn)行這兩項工作。（如果你也不喜歡現(xiàn)在的工作，與其抱怨不如像小S這樣安排業(yè)余時間有計劃的學(xué)習(xí)其他知識，為換崗、換工作打好基礎(chǔ)。） 第1條—會議后輸出人事行政部會議紀(jì)要、第2條—月度考勤情況統(tǒng)計匯總，這兩項工作屬于不重要但緊急的事情，跟自己的愿景不相關(guān)，但是屬于日常工作必須按時做好提交，就可以委托他人去做，自己來做檢查。你可能會說，如果我就是一個普通小職員，沒有人可委托怎么辦？那這兩件事情就只能排在重要且緊急的事情之后去做，因為是日常性的工作，沒有難度會很快完成。 至于第6條—看沒看完的網(wǎng)劇就屬于不重要不緊急的事情，盡量別做。把時間安排給學(xué)策劃知識和演講就更為重要了。 上圖是把事件劃分后的結(jié)果，這樣一來，什么是重要的事情就一清二楚了。 但是僅僅知道事件如何劃分還不夠，這些事情具體什么時間來做我們怎么來合理安排呢？這就需要做日程表了。 二、職場人必備的高效日程表1.周日程表 在之前的文章中，我們已經(jīng)學(xué)會了建立儀式習(xí)慣清單，規(guī)范自己什么時間起床，什么時間工作，把一些好的習(xí)慣都融入到清單中，示意圖如下，你可以根據(jù)自己的實際情況進(jìn)行調(diào)整。 而剛剛我們也通過四象限法把事情進(jìn)行了劃分，現(xiàn)在就可以把需要做的事情填入清單中，形成自己的周日程表了。 一般來說，上午是一個人最高效的時間，所以通常會安排解決重要的事情。也就是把一天中最大最難的任務(wù)完成。小S就可以把分享籌備的任務(wù)放在這個時間。 下午則比較適合開會、簡單的工作和溝通性的工作，那對于小S來說就可以把會議、輸出人事行政部會議紀(jì)要、月度考勤情況統(tǒng)計匯總的內(nèi)容安排在下午去做。 晚間的時段最適合學(xué)習(xí)，可以把學(xué)習(xí)策劃知識安排在這個時間段。演講培訓(xùn)一般是要去專門的培訓(xùn)機(jī)構(gòu)進(jìn)行線下學(xué)習(xí)，則可以安排在周末。 根據(jù)以上原則，我們就可以做出這樣的周日程表了： 標(biāo)灰色的時間段，屬于我們的工作、學(xué)習(xí)時間，可以把自己的工作任務(wù)、個人愿景目標(biāo)安排進(jìn)去。上圖只是一個示意圖，你實際的工作可能會比這個多很多，根據(jù)自己的情況去填充就好。 注意周日程表不要安排得過滿，要做適當(dāng)?shù)牧舭?，因為在我們的實際工作中，肯定會遇到很多突發(fā)事件或是臨時接到的緊急任務(wù)，有留白的時間觀才能對周日程表進(jìn)行任務(wù)調(diào)整。 2. 當(dāng)天日程表 上面是周日程表，當(dāng)然你也可以在一天清晨為自己整理出一張當(dāng)天的日程表，列出當(dāng)天要完成的重要事項。 當(dāng)天日程表的作用主要有3個 1. 記錄自己做每一件事情的時間是多少，一段時間的記錄，能讓你更加清楚自己做一件事需要的準(zhǔn)確用時，以便將來更好地預(yù)估事件所需時間填進(jìn)周日程表中。 2. 留出一個區(qū)域做“停車場”，一天當(dāng)中你會收到一些臨時任務(wù)，或是需要幾天后再處理的信息，這些信息如果記在腦子里就會占用大腦內(nèi)存，事情一多很快就忘記了。你可以把這種信息放在“停車場”中，稍后有時間了再進(jìn)行處理。 3. 今日復(fù)盤 復(fù)盤是每個人都應(yīng)該養(yǎng)成的好習(xí)慣，下班前總結(jié)一下自己當(dāng)天完成了哪些任務(wù)，有什么收獲。有哪些工作滯后了，原因是什么等等。復(fù)盤可以讓我們對做的不好的工作進(jìn)行及時調(diào)整改進(jìn)，把好的經(jīng)驗積累起來，用于以后的工作。 別小看日程表的作用，它能夠讓我們的時間分配變得井然有序，不忙不亂。我通常會在每周日做完周總結(jié)后，做出下一周的周日程表。然后在每天早晨花5分鐘的時間列出當(dāng)天的日程表。 三、在執(zhí)行中會遇到的問題做成了合理支配時間的日程表已經(jīng)成功了大半，但是在執(zhí)行過程中我們總會遇到一些問題，最常見的問題有3個：不專注、愛拖延、碎片時間浪費(fèi)。 這些問題其實也都有對應(yīng)的解決措施。 1. 對付不專注的方法
2. 對付拖延的方法
3. 對付碎片時間浪費(fèi)的方法 不用苛責(zé)自己把所有的碎片時間都要用起來，只注意兩點：
對于不專注、拖延、碎片化時間浪費(fèi)的方法，由于今天篇幅有限我不特別展開，會在下篇文章做具體的分享。 總結(jié)一下，今天我們了解了時間管理中時間分配的問題，找到自己最重要的事情，把它們合理的安排到日程表之中，做時間的掌控者。匯總今日文章的導(dǎo)圖如下： 你有時間分配的問題嗎？歡迎留言一起討論解決。 |
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