故事背景。

豬豬面館：一家連鎖式餐飲企業(yè)，擁有自己的中央廚房，總部和中央廚房一個(gè)在市區(qū)，一個(gè)在郊縣。

許栩：即文中的“我”，豬豬面館中央廚房生產(chǎn)總監(jiān)。

東海：豬豬面館技術(shù)總監(jiān)，掛總監(jiān)頭銜，但行使副總權(quán)力，許栩的頂頭上司。

總部例會的故事。

前段時(shí)間，因有些非常煩瑣的私事要處理，我向東海老大請了一個(gè)大長假，有幾個(gè)月沒到豬豬面館。

前兩天，私事處理完成，我回到面館的中央廚房上班。

昨天，豬豬面館總部例會。三點(diǎn)的會議，我按照以前的慣例，兩點(diǎn)半趕到總部辦公樓。也按照以前的慣例，例會一般進(jìn)行兩個(gè)小時(shí)，五點(diǎn)左右結(jié)束。于是，我想，好長時(shí)間沒到總部了，開完會后，一定要敲東海一餐酒喝。

但很快我發(fā)現(xiàn)我想多了。

昨天的會議從下午三點(diǎn)開起，一起開到晚上十二點(diǎn)多才結(jié)束。晚餐，也是在會場解決，吃是是豬豬面館總店打包過來的一份據(jù)說是東海精心準(zhǔn)備的牛肉面。但事實(shí)上，我挑了半天，發(fā)現(xiàn)除了面就是湯，楞是沒找到一塊牛肉。

會開完后，我顧不上敲東海的酒喝，連夜打車趕回豬豬面館中央廚房。當(dāng)然，按豬豬面館及東海一貫老摳的特性，回中央廚房的打車費(fèi)是必須我自己掏。

生產(chǎn)例會的故事。

今天下午一點(diǎn)，是中央廚房生產(chǎn)體系的周例會。按照以前的習(xí)慣，我12：50趕到會議室。

我到會議室時(shí)，有幾個(gè)人已經(jīng)來了，然后陸陸續(xù)續(xù)，又有參加會議的人員進(jìn)來。不過，今天不知怎么回事，我總覺得有點(diǎn)別扭，但左看右看，卻沒發(fā)現(xiàn)到底哪里不對勁。

正納悶間，12：59，生產(chǎn)部經(jīng)理老張最后一個(gè)進(jìn)來。

他左手拿個(gè)杯子，胳膊夾一個(gè)本子，右手提著一個(gè)水壺?？吹竭@穿上水壺，我突然知道了哪里不對勁了。

原來到會議室參加例會的人，每一個(gè)人都帶了一個(gè)杯子。記得以前都只是帶個(gè)本子和筆參加會議，這，什么時(shí)候多了個(gè)杯子？

從老張進(jìn)門后，我眼睛一直跟著他，看他放下水壺，找到位置。老張見我一直看著他，感到非常奇怪和納悶。

我看到老張坐下后，問，“老張，你提個(gè)水壺是什么個(gè)意思？”

“水壺？等會給大家倒水啊?！崩蠌埶坪跤悬c(diǎn)莫名其妙。

“你們每人杯子里有一杯水還不夠，還得續(xù)水？”我看了下四周，“還有，開會什么時(shí)候允許帶水杯子的？”

“許總”，看著沒人回應(yīng)，計(jì)劃部主管小劉看了看大家，然后對著我說，“大概兩個(gè)月前，我們的周會時(shí)間就開始增長了。最近幾周，例會更是沒三四個(gè)小時(shí)開不完。張經(jīng)理為了大家沒水喝，才拿個(gè)水壺進(jìn)來的?！?/p>

“一個(gè)周例會開三四個(gè)小時(shí)？”我愕然，并有點(diǎn)上火了。但又不由想到昨天我在總部，例會開了足足八個(gè)小時(shí)，弄得我酒都沒喝上。于是，火更大了，“開三四個(gè)小時(shí)的會，大家現(xiàn)場都沒事干了嗎？”

“許總，我們也沒辦法?！蔽锪鞑拷?jīng)理老王似乎苦笑著說，“自從總部博總離職，豬豬老板就說要反思，為什么這么高水平的人我們留不住。反思來反思去，他發(fā)現(xiàn)我們很多事情因?yàn)闆]有更高級領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注而沒法解決，于是，他要求，公司各層級例會參會人員必須在會上提出本周難以解決的問題，在會上當(dāng)場大家討論解決且必須解決?！?/p>

老王喝口水，又苦笑一下，接著說，“于是，會就越開越長了。”

我有點(diǎn)無語，問了一句，“你們在會上提出的問題都真正解決了嗎？”大家默然。

“例會是什么？例會的作用是什么？例會是為了什么？”見沒人回應(yīng)，我接著問，聲音也不由得大了起來。

見仍然沒人回答，我說，“那好，今天，我借這個(gè)例會，和大家聊聊，例會的作用是什么，我們要不要在例會上討論和解決問題，我們?nèi)绾蝸黹_好這個(gè)例會?！?/p>

一、例會的作用。

例會大多是多人跨部門參加的會議，對企業(yè)來說，屬于偏大型的會議，一般以月或周為單會舉行。

例會的作用是匯報(bào)、安排、宣傳與激勵(lì)。

所以，例會更多的是回顧總結(jié)過去一段時(shí)間的工作，安排部署下一階段的任務(wù)。例會更多的宣導(dǎo)，是上傳下達(dá)。

會議是為了溝通，是溝通的一種方式，我們不要背離此原則的，不要為了會議而會議。

例會適合是匯報(bào)而不是請示，是安排而不是討論。

例會上不適宜領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)場做決策，但特別適宜宣布或宣傳領(lǐng)導(dǎo)的決策。

二、不要在例會上討論和解決問題。

不要試圖在例會上討論問題，更不要試圖在例會上解決問題，這很多時(shí)候就是純粹的浪費(fèi)大家的時(shí)間。因?yàn)椋龝蠌膩聿徽嬲鉀Q問題。

不要在例會上討論問題，還有以下幾點(diǎn)原因。

1、問題在例會上討論，造成最大的結(jié)果是大家平常都不溝通了，很容易造成有問題等到開會時(shí)再說的文化和氛圍。

2、有問題等到會上再說，不但讓大家養(yǎng)成拖延的習(xí)慣，并且很容易耽誤問題解決的最佳時(shí)機(jī)，問題最好也需要當(dāng)場和即時(shí)解決。

3、在例會上討論問題，會使會議時(shí)間無限制的拖長，使會議成本大為增加。馬拉松式會議毫無意義，是對資源的最大浪費(fèi)（很多時(shí)候討論的問題與參會的大多數(shù)部門大多數(shù)人員無關(guān)）。并且，會議開的時(shí)間越長越不解決問題，比如，問題討論超過10分鐘，估計(jì)當(dāng)場也不會有什么真正的結(jié)果。

4、參加例會的人多多少少都管點(diǎn)事，都有自己的一攤子事，在例會上討論問題，非常耗費(fèi)時(shí)間，對參加例會的人的本職工作影響非常大。

5、最關(guān)鍵的一點(diǎn)，長時(shí)間的會議說的好聽的是解決問題，但其實(shí)是幾個(gè)部門之間在扯皮，在互相推卸責(zé)任。

6、在例會上討論，還一種可能的結(jié)果是，有些人把開會發(fā)言當(dāng)成了表現(xiàn)自我的機(jī)會。于是，每個(gè)人都要發(fā)言，而且還要多說，生怕說少了顯得工作干的少了，或者顯得沒水平了。于是，會議時(shí)間越來越長。

三、例會不討論和解決問題，那有問題怎么辦。

1、有問題為什么要等到一周甚至一月的例會才討論，才解決？解決問題不在例會，關(guān)鍵還是在平常，出現(xiàn)問題即時(shí)溝通和解決問題。如果把問題都放在例會上再討論，錯(cuò)過問題解決的最佳時(shí)機(jī)不說，黃花菜都得涼透了。

2、如果真有問題需要開會，那也應(yīng)該是相關(guān)人員開專題會討論，開小會討論，不要在例會上浪費(fèi)其他人的時(shí)間。

3、例會上反映的很多問題，其實(shí)不是部門之間溝通不了，而是部門之間日常不溝通，都等到例會上再說。

4、解決問題到現(xiàn)場去。對于制造型企業(yè)來說，尤其需要如此。

平常有效溝通是解決問題的最佳途徑之一，也是預(yù)防例會時(shí)間過長的最佳途徑之一。

四、如何開好例會。

其實(shí)公司管理例會開會成本非常高，但不少管理者熱衷于開會，那怎么去開好例會呢？

1、如上文所說，明確例會的目的和作用，按照例會的目的去組織實(shí)施例會，不要試圖在例會上討論問題，更不要試圖在例會上解決問題。

2、例會需要計(jì)劃和準(zhǔn)備，公司需要有專門的例會制度。計(jì)劃一般指會議內(nèi)容提前知會，會議議程安排等。而準(zhǔn)備，不僅會議組織者要準(zhǔn)備，參與會議的每個(gè)人都要準(zhǔn)備。

3、會議組織者或會議主持人把控會議節(jié)奏，會議過程控制。

4、會議總結(jié)、決議與跟蹤。

5、例會不要選在周一。經(jīng)過周末的休息，很多包括客戶問題在內(nèi)的事務(wù)需要解決處理，但因?yàn)橐_例會，那這些事不得不往后延，帶來各種忙亂和抱怨。

簡單總結(jié)。

例會應(yīng)當(dāng)短而精，例會的作用是匯報(bào)、安排、宣傳與激勵(lì)。

不要在例會上討論和解決問題。有問題，開小會解決，開專題會解決。更關(guān)鍵的是，問題，不要等再例會才解決。出現(xiàn)問題即時(shí)溝通和解決問題。

會而議，議而決，決而行，行而果。

注：本文許栩原創(chuàng)，原發(fā)于食品論壇豬豬面館話題。原文較短小，現(xiàn)以原文為綱，大幅度增加和修改，等于重新創(chuàng)作，今日頭條首發(fā)。