Outlook是微軟公司開發(fā)的一款極其出名的郵件管理系統(tǒng)，免費多平臺跨系統(tǒng)操作，支持多賬號，最重要的是可以離線查看和編輯郵件，對于出差一族非常方便。

Outlook除了是一款郵件管理軟件之外，還可以武裝成一款超級強大功能的GTD系統(tǒng)，包括項目管理子系統(tǒng)，知識管理子系統(tǒng)，日程安排管理子系統(tǒng)和人脈管理子系統(tǒng)。今天和各位介紹Outlook強大GTD系統(tǒng)系列的第一篇文章，如何利用Outlook進行項目管理和知識管理。

Outlook任務跟蹤子系統(tǒng)

經(jīng)常使用Outlook來收發(fā)郵件的工作人士都知道，Outlook郵件追蹤可以設置彩色標簽和到期日期提醒后續(xù)標志，在Outlook任務模塊中會顯示在“代辦事項列表”中，也包括后面要介紹的Outlook任務。Outlook內(nèi)置的任務功能非常簡單，包括任務名稱，截至時間和所屬類別。

點擊某任務后可顯示任務開始時間、任務描述、優(yōu)先級、提醒時間和任務負責人，該任務跟蹤系統(tǒng)適合簡單情況，比如每日行動清單。

如果對于工作中同時開展的復雜項目，每一個項目的執(zhí)行任務都會涉及到很多相關資料做參考。那么我們就需要一個可以儲存所有這些項目相關資料的地方，并能夠分門別類的顯示，隨時隨地可以方便查看。沒錯微軟公司開發(fā)的Onenote云筆記軟件就具備上述所有這些功能，Onenote作為我的個人知識輸出庫之前已經(jīng)介紹過一些實用心得。

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兩種活用Onenote模板秘籍，高效打造精美專業(yè)內(nèi)容庫，復用方便

Outlook和Onenote整合安裝步驟

對于多項目復雜任務跟蹤，我們可以通過Outlook和Onenote整合，來達到此效果。需要開啟此功能，可以執(zhí)行如下操作：

第一步：點擊Outlook中的“文件”——“選項”——“加載項”——“COM加載項”——“轉到”命令：

第二步：勾選“有關Outlook項目的Onenote便簽”，點擊“確定”按鈕。

可以看到Outlook郵件菜單欄中新增Onenote圖標

Outlook郵件保存到Onenote中

將某一封重要郵件需要保存到Onenote中，在該郵件的菜單欄中點擊Onenote圖標：

選擇郵件需要保存的筆記本分區(qū)位置，點擊確定按鈕。

Onenote中選擇的筆記本分區(qū)位置就收到了如下的郵件保存內(nèi)容，我們可以進行二次編輯和修改，該方法對郵件中涉及的重要內(nèi)容可以整理成工作經(jīng)驗，形成小系統(tǒng)。

Onenote內(nèi)容直接通過Outlook發(fā)送郵件給相關人

我會在Onenote中安排每日計劃，所以你也可以借鑒將Outnote記錄你的每日工作日志，下班前將該日志直接通過Outlook郵件發(fā)送你的上級領導即可。在Onenote中選擇當日計劃頁面，點擊開始菜單中的“電子郵件頁面”命令：

延伸閱讀：onenote作為我每日待辦事項的3點使用心得

然后就會彈出一個電子郵件發(fā)送的頁面，通過該方式就可以將寫好的日報發(fā)給上次領導，非常方便。

Onenote中待辦事項顯示在Outlook任務中

在Onenote某頁面中可以是一個較大項目任務，也可以是單一的下一步行動，由于Onenote本身不帶任務提醒功能，所以通過將Onenote中的項目或行動，顯示在Outlook任務中，通過任務提醒功能就滿足此目的啦！

此操作步驟和上述的發(fā)Outlook郵件差不多，只不過點擊的是“Outlook任務”圖標，直接選擇任務截至時間，這樣在Onenote中分解的一系列下一步行動都會顯示在Outlook任務中，Onenote任務前會顯示一個“紅旗”圖標。

Onenote任務同步到Outlook任務中后，可以進行任務分配、分類，完成后可以“標記完成”，如果做該任務時需要參考相關資料，又可以點擊“Onenote”命令跳轉到該任務所在的Onenote頁面。Outlook某任務完成后，進度也會同步到Onenote中標記成完成狀態(tài)。

Onelook新建任務保存在Onenote對應項目中

如果你習慣使用Outlook直接新建任務的話，利用Onenote鏈接可以一鍵在Onenote中建立對應任務，選擇所在的進行中項目分區(qū)中。

Outlook搭配Onenote，雙劍合璧視覺化多項目管理

由于Outlook任務局限性，通過和Onenote搭配來進行更有效的多項目管理。首先，在Onenote中創(chuàng)建一個“筆記本”，命名為“項目進度跟蹤管理”。

在“項目進度跟蹤管理”筆記本中，建立工作或個人、家庭正在同時進行的項目，在Onenote分區(qū)中建立具體項目名稱，重要的項目放在最前面，通過可視化拖動管理非常方便體現(xiàn)出項目的重要等級，完成歸檔的項目只要一鍵移動到放入到對應的工作、素質(zhì)、家庭等筆記本中即可。

Outlook郵件中我們也可以建立對應的進行中項目，方便郵件也做對應的管理。

在某個具體跟蹤項目中，可以利用Onenote建立不同的頁面，可以是相關郵件參考重要信息，可以是項目分解進行中的具體任務。

利用“Onenote中待辦事項顯示在Outlook任務中”的描述方法，Onenote進行中的任務可以顯示在Outlook任務中，并標注任務重要優(yōu)先級和截至時間等信息，根據(jù)自己情況按照項目類別，截至時間等排序，這樣彌補Onenote不能進行任務提醒的不足之處。

Outlook收到某項目的重要參考郵件可以按照“Outlook郵件保存到Onenote中”描述的方法，匯總到Onenote對應項目的參考郵件信息中。如果是非郵件之類我們收集整理的項目相關信息，利用Onenote可以插入Excel、本地或網(wǎng)絡圖片、屏幕截圖、掃描件、音頻、視頻、鏈接等資料的特點，都可以收集在相關項目中，讓我們在執(zhí)行某項目時集中在一處可以更加高效的完成任務。

小結：

通過Outlook和Onenote的搭配，彌補各自的缺點，充分發(fā)揮其長處，完完全全可以做到對工作中進行的多個項目，一站式可視化管控的狀態(tài)，并且培養(yǎng)邊執(zhí)行項目邊整理的習慣，項目完成歸檔資料也同時完成啦！方便以后同類項目借鑒以及下屬任務分配時有制度可循，有據(jù)可依。