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文 | 武靈遙 

書語人間原創(chuàng) · 轉(zhuǎn)載請聯(lián)系作者

這是書語人間為你解讀的第114本書

《整理的藝術(shù)》

辦公桌上一片混亂、重要文件總是找半天、匯報工作支支吾吾說不清……工作中的你，是否常常會遇到這些問題呢？

細(xì)節(jié)決定成敗，你可千萬小看整理這件事 —— 它不僅能夠幫助你快速地找到你需要的東西，還能教會你清晰的思考方式，幫助你輕松提高工作效率，避免無用的加班喲。

不過，對很多新手來說，整理的的確確是一件十分枯燥的事情，尤其是，看到自己辛苦整理好的辦公桌，不到半天又回到了起點，心里實在是不好受。

還好，在小山龍介先生的《整理的藝術(shù)》一書里，靈遙找到了很多簡單好用的整理小竅門們。

在這篇文章里，靈遙將為大家介紹7個用后就能立刻提高工作效率的小竅門，希望大家喜歡。

01.

文件和郵件按照「項目名 + 制作日期 + 人名」的格式

來統(tǒng)一命名

在工作中，通過郵件的方式，來交付重要文件，可以說是家常便飯了。

不過，你知道嗎？—— 不管郵件的搜索功能有多強(qiáng)大，如果關(guān)鍵詞不對，不僅不利于重要郵件的查找，而且連歸檔管理，都可能出問題。

前段日子，靈遙接下了一個拆書高點評的工作。在打開郵箱的那一瞬間，郵件標(biāo)題可謂是五花八門，有沒有標(biāo)題的，有只寫「拆書搞」3個字的，有寫了「拆書搞 + 文章標(biāo)題」的，也有「拆書稿 + 文章標(biāo)題 + 作者名字」的。

一般來說，第四類郵件，即「拆書稿 + 文章標(biāo)題 + 作者名字」是我最先打開的。

首先，它講清楚了這封郵件的主題，不會被當(dāng)作是垃圾郵件誤刪，其次，我在修改了這位學(xué)員的文章后，我能夠很快地答復(fù)到他/她，最后，我能從這封郵件里看到學(xué)員對點評這件事情的重視，好感也會蹭蹭上漲。

所以，不管你與老板、同事，還是與客戶交流，請按照「項目名 + 制作日期 + 你的名字」去命名你的郵件吧。

畢竟，每天要在百忙中抽出時間，看上好幾百封郵件的他們，也挺辛苦的。

02.

紙質(zhì)資料裝入透明文件夾，

按照時間順序排列

盡管無紙化辦公一直是各個公司里所推崇的，但是，紙質(zhì)材料也有許多無可比擬的優(yōu)點。

比如，有的文件篇幅太大，無法在電腦屏幕上全部顯示，但是，打印下來后卻能一覽無遺。還有的需要仔細(xì)閱讀，或是反復(fù)查閱的文件，用電腦來閱讀并批注，也許并不是十分地方便。另外，有的圖片文件，在電腦里，也會有顏色失真等問題。

所以，對于正在進(jìn)行的項目，還是應(yīng)該保存紙質(zhì)材料的。

在書中，作者提到了一個整理紙質(zhì)材料的小竅門，那就是——將紙質(zhì)材料裝入透明文件夾，然后按照時間順利排列。

除了這個方法外，靈遙推薦大家按照文件的類型來排列。

比如，如果你想要變更公司的基本信息，那么，你就會有需要填寫并上交給有關(guān)部門的表單、公司原有的文件，和待變更新的信息。

這時，你按照材料的清單的要求準(zhǔn)備，并附上一張清單統(tǒng)計表格，查漏補(bǔ)缺是不是也會很方便呢？

03.

將辦公桌的右邊，變成激發(fā)創(chuàng)造力的空間

合理地規(guī)劃你辦公桌的使用空間，也能夠提高你的工作效率。

根據(jù)研究表明，人們在回憶過去的時候，會傾向于向左看，而在展望未來的時候，人們則會下意識地看向右邊。

將這個理論用在辦公桌的空間安排上，那么，你可以先把電話放在左邊。這樣，如果有人打電話給你，左手拿話筒，右手拿筆記錄也會很方便了。

然后，你可以把計劃書、必要的資料和參考書籍等放到你的右邊，來激發(fā)你的創(chuàng)造力。

04.

用后即扔，提高信息的吸收能力

有很多人會習(xí)慣性地在辦公桌和家里囤放一堆材料，仿佛在向周圍人證明自己是一個多么愛學(xué)習(xí)的人。

但是，這樣做，往往會給自己留下一個錯覺，那就是，這些資料我不用急著去看，反正都在那里。結(jié)果，過時的舊資料，反而是越堆越多，閱讀的積極性，反倒是越來越低。

所以，毫不猶豫地扔掉舊的東西，在這個信息大爆炸時代，顯得特別重要。

比如，靈遙每讀完一本書，就會把它賣到多抓魚上去，然后再買第二本。這樣不停地迭代更新帶給我了很多很多的成就感，閱讀速度興趣也就越來越大了。

在剛開始扔書的時候，靈遙也會問自己：「是不是應(yīng)該保留一些筆記以防萬一呢……」。于是，我便把書里值得留下的的內(nèi)容，記在了電腦上，形成了大家現(xiàn)在看到的讀書筆記的雛型。

而且，當(dāng)你能夠以輸出倒逼輸入時，你的記憶力和理解力，同樣會蹭蹭上漲喲。比如，靈遙到現(xiàn)在都記得2018年11月16日，我讀的第一本書《少有人走的路》里的第一句，人這一生，注定是充滿苦難的。

正所謂好記性不如爛筆頭，在閱讀資料中，也拿出一支筆，記下重點內(nèi)容，然后分享給你周圍的人吧。加油～

05.

用1.5倍的速度聽網(wǎng)課

相信有不少熱愛學(xué)習(xí)的朋友，都會在上下班的路上，或是回家以后，聽聽網(wǎng)課來給自己充電吧？

不過，如果你按照正常的速度來聽，可能要花整整1個小時，才能聽完一節(jié)課，對你的精力和時間都是巨大的消耗。

但是，如果你換成1.5-2倍速度來聽課，理論上來講，1節(jié)1小時的課你聽完只要40，甚至不到30分鐘。

并且，當(dāng)速度提高后，不僅信息濃度會翻倍，你聽課的專注力也會提高。

如果你還在關(guān)鍵處按下暫停記記筆記。在一節(jié)課后，你所要帶走的也就是幾句對你有幫助的知識點，想要熟記并運用，也會變得很簡單啦。

另外，靈遙會等著一門網(wǎng)課全部更完后，用半天聽完這門網(wǎng)課的全部內(nèi)容。這樣做，知識的吸收不僅會更加地成體系，還很好地回避在等待更新過程中的體力和耐心的消耗，可謂是一舉兩得。

06.

輸出信息時，集中精力做一件事

在同一時間里，如果你同時做多件事情，要么會焦慮，要么會頭昏腦脹，最終無勞而獲。

這是因為，當(dāng)你在做輸出性工作，如，寫方案，或是報告的時候，其實，你是在將大腦里整理好的復(fù)雜信息小心翼翼地提取出來。

這就過程就好比，打開水龍頭，并借助水管道把水送到合適的地方去。一旦你被打斷，就相當(dāng)于在水流前進(jìn)的過程中遇到了一塊絆腳石，或是一個縫隙，這時想要重新找回靈感，也會變得十分困難。

所以，最好的方式，在輸出信息時，不要同時輸出多條信息，而要就一個點，反復(fù)思考，直到你徹底地把這個事情想清楚了。

07.

在休息中，整理思維

在工作中，我們常常會發(fā)現(xiàn)，當(dāng)我們太過于去糾結(jié)一件事情的事情，我們反而容易陷入僵局。這時候，與其繼續(xù)坐在工位上和報告死磕，不如去給自己倒杯水，或是到處走走。

因為，我們的大腦在大部分時間里，是在無意識中工作的，要使我們大腦無意識的部分更活躍，最好是動動身體，或是適當(dāng)接受外來的刺激，選擇步行，或是洗臉等不用太考慮太多的事情比較好。

所以，在一段時間的深入思考后，你可以讓你的思緒飛一會兒。因為，你考慮得越多，反而越會容易陷入思維的死胡同里。

以上，便是今天的內(nèi)容。

在快節(jié)奏的現(xiàn)代生活中，多數(shù)人都處于緊張忙碌的混亂狀態(tài)，以至于時間和精力總是不夠用。結(jié)果，許多事情總是要留到也許永遠(yuǎn)都不會到來的「將來」去做，很容易讓你身心俱疲。

這時，我們就需要整理的藝術(shù)，從資料、環(huán)境、生活開始，讓我們的生活井井有條起來。畢竟，你每從不必要的事情里節(jié)約了1分鐘，就能多用1分鐘在有價值的事情上了。

加油！