規(guī)劃不善可以定義為缺乏完成任務(wù)所需的有組織的、及時的方法。在項目管理中，規(guī)劃不善表現(xiàn)為不能定義整個代辦工作的范圍和完成工作所需的任務(wù)。



1


規(guī)劃不善在項目管理中太常見了，它一般出現(xiàn)在項目實施或交付階段。


規(guī)劃不善有多個原因，包括：
①對如何合理地規(guī)劃項目缺乏知識；
②對如何制定工作分解結(jié)構(gòu)和項目計劃基準(zhǔn)缺乏認(rèn)識；
③對待辦工作缺乏經(jīng)驗和理解；
④項目規(guī)劃中的資源和技能錯誤；
⑤不能擬訂工作質(zhì)量說明書。


規(guī)劃不善通常要等項目實施或交付階段才能被識別出來。遺憾的是，這個錯誤在這兩個階段才被識別出來是要付出昂貴的代價的。此時，工作不得不停止并返工，重新進(jìn)行恰當(dāng)?shù)囊?guī)劃。對工作的任何拖延和停止都會轉(zhuǎn)化為項目中損失的成本。


在某些情況下，即使變更單發(fā)生變化，要求添加另外的性能，項目仍然可以繼續(xù)進(jìn)行。但是，這同樣會增加項目成本，這些成本超出了最初對完成項目所做的預(yù)算。在項目初期發(fā)生變更成本不會增加太多，但隨著項目接近尾聲，這個成本會有很大的增加。


2


我曾參與的一個規(guī)劃不善的案例發(fā)生了在一個大型的外包項目中，此項目在沒有具體規(guī)劃的情況下和客戶談判并簽訂了合同。沒有制定詳細(xì)的工作計劃，服務(wù)供應(yīng)商僅僅草擬了一份5頁紙的工作說明書：其中4頁是個人簡歷，只有1頁用來描述待辦的工作。你可以猜到，這頁的工作說明也不是建立在詳細(xì)的工作分解結(jié)構(gòu)基礎(chǔ)上的，它僅僅是一個領(lǐng)導(dǎo)層做的工作描述，因為服務(wù)供應(yīng)商自認(rèn)為它可以交付項目成果。


脫離了詳細(xì)的規(guī)劃分析，服務(wù)供應(yīng)商就不能履行對客戶的承諾，也不能交付項目成果。另外，如果服務(wù)供應(yīng)商不能按時交付項目成果的話，將繳納一定的罰金。因為缺乏項目規(guī)劃，服務(wù)供應(yīng)商沒能向客戶提供滿意的服務(wù)，而且給自己帶來了每月大約5萬美元的罰金。毫無意外，客戶對已完成的工作也不滿意。幸運的是，客戶愿意重新就合同進(jìn)行談判，允許服務(wù)供應(yīng)商制定一個詳細(xì)的規(guī)劃，此規(guī)劃要將待辦工作的所有范圍考慮進(jìn)去，而這點最初被忽略了。


項目重新啟動，服務(wù)供應(yīng)商滿足了有關(guān)項目的服務(wù)水平協(xié)議，最終將項目成果成功地交付給了客戶。這個項目最終成為這個服務(wù)供應(yīng)商非常贏利的項目。后來投入的規(guī)劃努力將本要失敗的項目扭轉(zhuǎn)為成功的項目。


3


識別規(guī)劃不善這個錯誤的最好方式之一是查看變更的數(shù)量。
變更單的數(shù)量清楚地暗示了項目的整個范圍是否有清楚的界定，交付項目所需完成的任務(wù)是否有恰當(dāng)?shù)闹笜?biāo)。


監(jiān)測規(guī)劃不善的方法之一是讓負(fù)責(zé)項目交付的團(tuán)隊成員和客戶參與到工作分解結(jié)構(gòu)、規(guī)劃及工作說明書制定中來。
在這個過程中國和客戶及終端用戶一起合作會減小規(guī)劃不善發(fā)生的概率。當(dāng)制定的工作說明書不能滿足客戶需求時，這就清楚地暗示了項目規(guī)劃得不夠充分。


5


處理規(guī)劃不善的技巧


①確保投入足夠的實際和資金來進(jìn)行適合的項目規(guī)劃
②在規(guī)劃過程中包含正確的資源和技能組合
③針對如何合理地規(guī)劃項目和擬訂工作說明書對項目團(tuán)隊成員進(jìn)行培訓(xùn)
④在項目規(guī)劃階段，把客戶和終端用戶當(dāng)成團(tuán)隊的一部分
⑤有足夠的知識和能力去徹底理解待計劃和待交付的任務(wù)。