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如何集中時間、提高效率？ 來自插座學(xué)院 00:00 03:44 點擊上方△綠標(biāo)即可收聽音頻 課程策劃：蔡不蔡
審閱：赫海娜 參考來源：《卓有成效的管理者》 職級越高、工作越忙、效率卻越低。面對這種情況，管理者該怎么辦？這節(jié)課，管理學(xué)家彼得·德魯克和你分享，管理者統(tǒng)一安排時間、提高效率的4條思路：1 接受“自由時間不多”的事實 彼得你知道嗎，我至少可以控制自己一半的時間，而且我認(rèn)為該花時間的地方，我就能按自己的意愿做。每次聽到這些話，德魯克都堅信，自己有足夠的理由來懷疑，對時間耗用的真實情況，這位管理者，可能根本不清楚。事實上，髙管能自由支配的時間，大概是1/4。只有1/4的時間能用在重大的、真正有貢獻(xiàn)的、應(yīng)該做的事上。這一條適用于絕大部分組織，幾乎沒有例外。因為管理者有許多身不由己的時候，比如，接待“順道來訪”的重要客戶，批閱“走形式的”公文等。即便是一位非常自律的管理者，也經(jīng)常得花一半的工作時間，來處理許多不那么重要、也不一定有意義的事。一位管理者的職位越高，他不能自行支配的時間，一定越多；組織的規(guī)模越大，管理者用于維系組織運行的時間，而不是發(fā)揮組織功能和生產(chǎn)經(jīng)營的時間，也一定越多。那么，管理者想提高時間使用效率，就要在接受這一點的基礎(chǔ)上，考慮如何使用。2 集中整塊時間處理重要工作 時間如果能集中，即使只有一個工作日的1/4，也足夠辦理幾件大事；時間分割成許多段，等于沒有時間，零零碎碎的時間加起來，就算總數(shù)有3/4個工作日，也是毫無用處。所以，想做好時間管理，就要將零碎時間集中起來，處理重要事務(wù)。許多企業(yè)高管，會將例行工作，安排在一星期內(nèi)的某兩天中辦理，而將其他工作日的的整個半天保留下來，用于處理真正重大的事務(wù)。迪倫是一家銀行的總裁，他把召開業(yè)務(wù)會議、約請高級職員、討論和接待重要客戶之類的工作，都安排在星期一和星期五。在星期二、三、四的下午，迪倫不安排固定的工作，用這些時間來處理緊急事件，比如，研究突發(fā)的人事問題，約見回國的國外分行經(jīng)理，前往外地出差之類。而在這三天的上午，迪倫會事先排定工作內(nèi)容，專門處理重要事項，并以90分鐘為一個工作單元。有些企業(yè)高層人員、許多雜志主編和主持研究的科學(xué)家，在一星期內(nèi)，會選擇一天在家工作；還有一些，會選擇每天定期在家辦公。奧那多是一位卓有成效的管理者，他每天上午上班前，會花90分鐘時間留在家里，不受任何外界干擾，專門從事研究工作。如果要準(zhǔn)時上班，那么早上在家里，奧那多就會早早開始工作，這看起來有些辛苦。但奧那多覺得，這種做法，比每天下班后把重要事務(wù)帶回家、晚飯后再花幾小時處理，要好得多，他說：一方面，下班后把工作帶回家，不免過度勞累，對中年以上的管理者來說，最好是早睡早起；另一方面，現(xiàn)在喜歡把工作帶回家來“開夜車”的管理者，似乎越來越多，這往往會造成一種不好的傾向：反正晚上可以加班，白天的工作時間、沒必要抓那么緊。3 集中時間不是為了處理瑣事 集中時間時，“方法”倒在其次，重要的是時間的“用法”。一個常見的情況是：但德魯克相信，這種做法，對工作沒有什么幫助。因為無論在心理上、還是時間上，這都體現(xiàn)出：管理者仍然放不下那些價值少、貢獻(xiàn)少、但看起來又不得不做的事情。這樣一來，重要的事情還是沒時間做，管理者又會產(chǎn)生新的時間壓力。這樣反反復(fù)復(fù)幾次，幾天或幾星期后，他原先已經(jīng)“集中”的自由時間，會被那些所謂“新的問題、緊急事件、麻煩”，瓜分得無影無蹤。首先，記錄時間的實際使用情況，準(zhǔn)確評估自己究竟有多少“自由時間”，也就是用來處理重要事務(wù)的時間；然后，保留出相當(dāng)分量的、連續(xù)性的整塊時間，用它們來處理重要事務(wù)。包括上下級有效溝通、與上下級建立關(guān)系、了解上級期望、對工作成果有幫助的外部交流、重要的人事決策等。需要注意的是，一旦發(fā)現(xiàn)還有別的事情在“蠶食”保留出的時間，管理者需要馬上仔細(xì)分析時間記錄情況，再將其中比較次要的工作，重新過濾一次。4 持續(xù)優(yōu)化時間管理 卓有成效的管理者都懂得，對時間的控制與管理，不能一勞永逸。第一，必須持續(xù)不斷地做時間記錄，并且定期對這些記錄進(jìn)行分析。時間是最稀有的資源，如果不將時間管理好，要想管理好其他事情，就只是空談。分析自己的時間，也是系統(tǒng)分析自己工作、鑒別工作重要性的一種方法。第二，根據(jù)自己可以支配的時間，給一些重要的活動，定下必須完成的期限。托馬斯是一位公司主管，他身邊經(jīng)常帶著2張“完成期限表”：一張羅列出緊急事件，一張羅列出自己不感興趣、但卻非做不可的重要事務(wù)。一旦發(fā)現(xiàn)自己的完成時間、遲于預(yù)定期限時，托馬斯就用夸張的語氣提醒自己：哇，托馬斯，你在干嘛呢，你可以支配的時間，偷偷“溜走”了，小心啊。用這種方式，持續(xù)了一段時間后，托馬斯發(fā)現(xiàn)，自己在重要事務(wù)上投入的時間越來越多、成效也越來越顯著。總之，要想有效，就必須把整塊時間，花在真正有價值的事情上。以上，就是德魯克提出的，管理者統(tǒng)一安排時間、提高工作效率的4條思路： 限 時 免 費 聽
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