向領(lǐng)導(dǎo)匯報工作，堪稱職場最大痛點(diǎn)之一。相信很多人都有過這樣的體驗(yàn)：

一到做工作匯報的時間節(jié)點(diǎn)上，就開始手（戰(zhàn)）忙（戰(zhàn)）腳（兢）亂（兢）；每次花費(fèi)大量時間準(zhǔn)備匯報，還得不到領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可；想一個小時搞定匯報，沒想到一個下午都沒結(jié)束，各位分管領(lǐng)導(dǎo)還吵的一塌糊涂；明明匯報時都說過了呀，為什么領(lǐng)導(dǎo)還不給簽字批錢……

這些場景你是否看著也很眼熟？很多人一提起要做匯報，就打心眼里發(fā)怵。那么，到底該如何在向上匯報工作的時候，做有效的溝通呢？

1、向上匯報必須管好領(lǐng)導(dǎo)的注意力

你說身為領(lǐng)導(dǎo)的那些人，對他們來說最寶貴的是什么？是時間嗎？

不，是注意力！

所謂有效的匯報，就是領(lǐng)導(dǎo)也許沒有同意你的結(jié)論，但對你的整個匯報過程給予了充分的注意力，他認(rèn)可的，是你的思考過程。

而無效的匯報，就是領(lǐng)導(dǎo)的時間雖然給了你，但注意力不在你這里。

甚至領(lǐng)導(dǎo)會因?yàn)橛X得在你這里浪費(fèi)了時間，而大發(fā)雷霆，對你的能力有質(zhì)疑那幾乎是必然的事情。

所以，在匯報的場合，你最應(yīng)該關(guān)注的，是各位領(lǐng)導(dǎo)的注意力。

如果你不按照注意力的規(guī)律來辦事，那么即使是一個領(lǐng)導(dǎo)們很關(guān)注的主題，這次匯報也一定會是一次不成功的溝通。

2、管好領(lǐng)導(dǎo)注意力，有這三個規(guī)律

那么，注意力的規(guī)律都有哪些呢？

（1）人對有意思、有意義的事情才會感興趣，這是注意力的開端；

（2)人的注意力帶寬是有限的；

(3)人的注意力持續(xù)時間也是有限的。

針對第一點(diǎn)（企業(yè)里的事難得會有意思，不是每一個公司都有秋葉小龍蝦可以吃的），你的匯報主題一定要有意義。要么是能夠降低成本，要么是增加銷量，要么是改善工作產(chǎn)品質(zhì)量，要么是提高效率，要么是助推公司新發(fā)展。所以你要發(fā)掘你的匯報主題背后，對企業(yè)發(fā)展真正有意義的內(nèi)容，然后充分表達(dá)出來。

針對第二點(diǎn)，腦科學(xué)研究告訴我們，人類大腦1秒鐘最多能處理60比特的信息，這就決定了大腦的注意力上限，也稱為“注意力帶寬”。為了讓這60比特的帶寬完全被重要信息“占據(jù)”，你在匯報中就不能旁征博引，也不要文采四溢，要聚焦明確的主題，并且設(shè)計(jì)嚴(yán)密的匯報邏輯，堅(jiān)決不能給領(lǐng)導(dǎo)機(jī)會發(fā)散——對，別看他們是領(lǐng)導(dǎo)，注意力還得受你控制才行。

針對第三點(diǎn)，專家對注意力的持續(xù)時間做過很多研究，其中對高級腦力勞動者給出的工作時間安排建議是50+7分鐘，也就是50分鐘的高注意力工作之后，就要安排7分鐘的休息。此外，關(guān)于傾聽的注意力，東尼·博贊曾說：一個人帶著吸收的能力，傾聽的時間是20分鐘。所以，你的匯報要控制整體時長不要超過50分鐘，同時也要布局好匯報的節(jié)奏，可以按照20+20+10分鐘這樣的時間組塊安排。

3、管好領(lǐng)導(dǎo)注意力，要注意4個細(xì)節(jié)

現(xiàn)在我們了解了注意力運(yùn)作的規(guī)律。所謂規(guī)律，就是事物運(yùn)行的底層邏輯。這些東西看不到摸不著，卻實(shí)實(shí)在在發(fā)揮著作用。一次效率高、效果好的匯報過程，一定是嚴(yán)格遵循了其中的規(guī)律；而一次失敗的匯報，肯定是違反了其中一條或幾條。

因此，運(yùn)用以上規(guī)律，在具體進(jìn)行匯報的過程中，需要關(guān)注以下4個細(xì)節(jié)。

（1）告知主題

不要以為領(lǐng)導(dǎo)都十分清晰今天來聽你匯報的主題——領(lǐng)導(dǎo)那么忙，向他們告知匯報主題，是你作為匯報者的責(zé)任。

比如你可以在匯報一開始就這樣說：

今天我匯報的主題是《公司十四五人力資源規(guī)劃》，匯報時間1個小時左右。

然后，你可以明確一下匯報內(nèi)容的重點(diǎn)，以方便各位領(lǐng)導(dǎo)各取所需：

今天我匯報的內(nèi)容主要包括三個部分，一是這次人力資源規(guī)劃的主要依據(jù)。重點(diǎn)是公司的預(yù)算安排。

（2）人力資源各模塊打算

重點(diǎn)是人員規(guī)?？刂频拇胧?。

（3）需要決策的內(nèi)容

重點(diǎn)是人員招聘與淘汰的平衡。

這個部分要控制在30秒之內(nèi)講完，最長不要超過1分鐘。

為啥？這是源于“麥肯錫30秒電梯法則”，是知名咨詢公司麥肯錫從自己的一次沉痛教訓(xùn)中總結(jié)出來的。據(jù)說，有一次麥肯錫的一名項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在電梯遇見了大客戶的董事長，被要求在從1層到30層的電梯時間內(nèi)，介紹目前項(xiàng)目的階段成果。由于事發(fā)突然，負(fù)責(zé)人沒有事前準(zhǔn)備，結(jié)果說的不清不楚，最終導(dǎo)致麥肯錫失去了這個重要的客戶。

(4)直奔主題

之后，麥肯錫就要求公司員工凡事要直奔主題，在最短時間內(nèi)把結(jié)果表達(dá)清楚。

然注意邏輯：

完美的匯報邏輯，當(dāng)然是按照金字塔原理的MECE法則，但實(shí)際工作中，很難有那么充分的資料、數(shù)據(jù)、信息來支撐。因此建議你使用更為簡潔的“總-分-總”邏輯。

也就是在匯報的每一部分里面，都要先有總體目標(biāo)安排（來自預(yù)算、或年度計(jì)劃、或領(lǐng)導(dǎo)要求）、當(dāng)前情況概述、存在主要問題、提出解決方案。

比如說：

關(guān)于人力資源規(guī)劃的主要依據(jù)，你可以先介紹集團(tuán)或者公司的年度預(yù)算目標(biāo)，然后用數(shù)據(jù)呈現(xiàn)當(dāng)前人力資源的總體情況，再根據(jù)目標(biāo)和現(xiàn)狀的差異分析存在的主要問題，最后提出問題的解決方案。如果需要領(lǐng)導(dǎo)給予資源支持的，還要在最后提出相應(yīng)的需求。

始終圍繞匯報的總體框架，采用總-分-總的邏輯展開匯報內(nèi)容，就會有效引導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)的注意力，始終跟隨匯報的線索一起往前“走”，從而避免了過于發(fā)散，會議時間一拖再拖的問題。

注意控制篇幅：

匯報的主體內(nèi)容，要注意控制篇幅。有些人喜歡在匯報時長篇大論，或者PPT一做就是上百頁，似乎內(nèi)容越多就越顯得自己水平高，準(zhǔn)備工作越充分。其實(shí)我們都明白，領(lǐng)導(dǎo)日理萬機(jī)，能夠給到一個匯報的時間是有限的，他們會希望通過有限的時間，獲取真正有價值的內(nèi)容。如果你能從實(shí)際工作的大量表面現(xiàn)象中提煉出關(guān)鍵信息、關(guān)鍵數(shù)據(jù)和有價值的觀點(diǎn)，那就是幫助領(lǐng)導(dǎo)節(jié)省了寶貴的時間。

既然是關(guān)鍵信息、關(guān)鍵數(shù)據(jù)和有價值的觀點(diǎn)，內(nèi)容必然不會太多。所以我們可以通過給定PPT的頁數(shù)范圍，或者是演講型匯報的字?jǐn)?shù)范圍，來倒逼自己提煉關(guān)鍵信息，精簡匯報語言。比如，一般來講，PPT應(yīng)該控制在40頁以下，純演講型匯報的字?jǐn)?shù)則不能超過1萬字。

當(dāng)然，根據(jù)東尼·博贊關(guān)于傾聽時注意力不會超過20分鐘的觀點(diǎn)，還得注意匯報過程中的節(jié)奏安排。每隔15-20分鐘，就要對前面的內(nèi)容進(jìn)行一下小結(jié)，把領(lǐng)導(dǎo)快要分散的注意力攏一攏；或者也可以插入一些能夠刷新領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)知的數(shù)據(jù)和事實(shí)，相當(dāng)于重新引發(fā)領(lǐng)導(dǎo)的注意力。

有克制地給信息：

在組織匯報內(nèi)容時，還有一點(diǎn)要特別關(guān)注——那就是給出信息時，一定要“克制”——沒有經(jīng)過論證的、可能會引發(fā)爭議的信息和數(shù)據(jù)，只能在會前解決，不能在會議上出現(xiàn)。否則，你就一定會馬上收到反對意見——“我這邊拿到的數(shù)據(jù)不是這樣的”“我聽到的聲音恰好是相反的”——這下，你的整個匯報的可信度，就都被打了折扣。

說服力是有效獲取注意力的基礎(chǔ)，如果你亂編故事，嘩眾取寵，甚至危言聳聽，可能吸引一時注意，但長久下去就會喪失信任。所以在匯報過程中的數(shù)據(jù)、事實(shí)都要考究。

最后的最后，所有的匯報信息，都是通過你這個人發(fā)射出去的，所以你的精神狀態(tài)是否飽滿、你的語氣是否自信，也都會構(gòu)成說服力，從而有效管控領(lǐng)導(dǎo)的注意力。

所以，做好匯報不容易。你需要了解注意力運(yùn)作的機(jī)制，需要把握引發(fā)、管控領(lǐng)導(dǎo)注意力的規(guī)律，需要掌握從大量信息中梳理關(guān)鍵內(nèi)容的方法，還得知道用文字、PPT或者圖表把這些關(guān)鍵信息呈現(xiàn)出來的技巧。

作者：笑四月

作者簡介：高級人力資源管理師，用經(jīng)歷的厚度抒寫職場溫度