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抽憑須知十二講 一、記住認定六要素； 二、科目風險各不同。 三、可抽單據(jù)很多樣； 四、選擇樣本有方法。 五、關注證據(jù)相關性； 六、全部清單是基礎。 七、黃金定律要活用； 八、關鍵信息來記錄。 九、比較證據(jù)可靠性； 十、“未見異常”不恰當。 十一、時間差異是借口； 十二、誤差要定性和量！ 抽 憑 須 知 引子 又一年忙季快過去了。在這個忙季里，我特地看了一下自己出的Q，發(fā)現(xiàn)絕大多數(shù)都和抽憑相關。而很多小伙伴的加班，也都是在清這些Q。 在底稿上，小伙伴們通常會把憑證號和發(fā)票列出來；如果沒有發(fā)票，就列銀行回單的號碼。為什么這張底稿有時能夠輕易過關，有時會被Q好幾周呢？怎樣才能減少加班時間呢？ 在擼起袖子加油干之前，讓我們來看看和抽憑相關的12件事兒吧。 小知識之一 “什么是抽憑”和“Q”？ 抽憑又叫“審計抽樣”，是奧迪特發(fā)表審計意見的基礎，通常在做控制測試和細節(jié)測試時執(zhí)行。Q是Queries (問題)的簡寫。出Q就是復核人對底稿提出問題，清Q就是小伙伴回答問題。 1 記住認定六要素 管理層編制財務報表的時候，對各個科目作出了明確或隱含的表達，換個說法就是，作出了CEAVOP六大“認定”： 完整性（Completeness） 存在性（Existence） 準確性（Accuracy） 計價（Valuation） 權屬（Obligation and ownership） 披露（Presentation） 很多小伙伴做底稿的時候照貓畫虎，心里沒底。萬一碰到第一年的客戶，沒去年的底稿抄，就暈菜了。其實吧，這只是因為他們沒學會從各科目的CEAVOP出發(fā)，設計審計程序。 讓我來舉幾個認定六要素的例子： 應收賬款 如果財務報表上應收賬款的金額是一百萬元，管理層隱含的表達就是，在12月31日這一天： C所有的應收賬款都已記錄 E賬上記錄的應收賬款是存在的 A這些應收賬款的金額是準確的 V沒有變現(xiàn)問題，不需要計提壞賬 O這些應收賬款都屬于本公司 P它是流動資產(chǎn)，披露是完整和準確的 固定資產(chǎn) 如果財務報表上固定資產(chǎn)的金額是二百萬元，管理層隱含的表達就是，在12月31日這一天： C所有的固定資產(chǎn)都已紀錄 E這些固定資產(chǎn)都是存在的 A原值和折舊的計算是準確的 V會帶來現(xiàn)金流入，無需減值 O固定資產(chǎn)是屬于本公司的 P它是長期資產(chǎn)，披露是完整和準確的 咦，審計程序里一直講的截止性呢？嗯，如果一個科目的完整性和存在性都有了足夠的證據(jù)，那么截止性自然而然就沒問題了～～ 小知識之二 了解客戶的業(yè)務和風險 風險導向的審計方法，講究“道高一尺，魔高一丈”，是一個動態(tài)的過程。在設計審計程序之前，我們需要了解客戶的業(yè)務模式，行業(yè)特色，經(jīng)營情況和整體風險。我們還需要保持職業(yè)懷疑態(tài)度，分析可能的舞弊風險。 如果缺失這些步驟，抽憑的數(shù)量再多也無法降低審計風險。此處省略一萬字～～ 2 科目風險各不同 經(jīng)理 待攤費用里的保險費，年底的數(shù)字為什么那么大？看了合同里的期間了嗎？ 小月月 哎呀，我只看了付款憑證和銀行回單，金額沒問題～～  ？？？   對于待攤費用來說，查看銀行回單的確能夠搞定E和A。但待攤費用的準確性和費用的完整性息息相關，年底還有以下這個風險： “該攤銷的金額沒有進費用，或不該攤銷的金額進了費用” 所以，對于待攤費用來說，“看合同列明的期間，并重新核算資產(chǎn)負債表日金額”，是年底的一個重要審計程序。 除了“金額”，各科目抽憑的時候還需考量什么風險點呢？讓我來舉幾個例子。 科目 風險點舉例 舉例 其他 應收 項目 性質 真的是“其他應收款”嗎？ 超過1個月的員工暫借款，也許是已經(jīng)發(fā)生的費用？ 預付 賬款 行為是 否完成 12月31日那天，公司已經(jīng)收到貨物或服務了嗎？如果已收到，應該把整個金額轉入其他資產(chǎn)科目。比如存貨或在建工程 待攤 費用 合同 期間 預付明年1月的租金可以放在待攤費用里。但對于今年7月1日到明年6月30日的保險費用，12月31日的時候只能放一半在待攤費用里，因為另外一半已經(jīng)是今年的費用了 在建 工程 完工 百分比 通常來說，抽憑只能看到已經(jīng)支付的工程款。但是，對于在建工程來說，風險在于尚未支付的部分。因此，公司需要根據(jù)第三方監(jiān)理出具的證明，計算完工百分比，并預估在建工程和應付款項 存貨 銷價低 于成本 抽憑時選擇的發(fā)票的時點很重要。期后發(fā)票是最理想的，這是12月31日的存貨真正賣掉時的銷售收入。如果還沒賣掉，就需要拿最近的“銷售發(fā)票”了 某些小伙伴說，我的抽憑并沒考慮這么多，也過關了呀。 呵呵，僥幸過關，并不代表你已經(jīng)掌握了抽憑的訣竅。那只不過是因為金額較小，或，其他人在其他底稿里已經(jīng)搞定了。 3 可抽單據(jù)很多樣 我經(jīng)?？吹竭@樣的底稿： 預提費用抽憑 我們從明細賬上選取10個項目，查看了相關憑證。憑證號和發(fā)票號碼如下～～ 抽憑只是看“憑證”和“發(fā)票”嗎？并不是。抽憑是指“選取樣本，查看支持文件”。而各個循環(huán)涉及的支持文件，都是不同的：
公司經(jīng)常把重要的支持文件放在憑證后面。所以，奧迪特可以從明細賬上挑選憑證號，快速找到“憑證”并復印后面的支持文件。但是，只有支持文件（而非憑證本身）才是奧迪特的審計證據(jù)。當支持文件不在憑證后面的時候，奧迪特就該想其他辦法獲得資料了。 小知識之三 支持文件不在憑證后面怎么辦 客戶的業(yè)務并不是圍繞審計展開的。因此，僅靠憑證后面的附件通常不足以支撐審計意見。這時，我們就需要靈活運用其他部門提供的信息了。比如生產(chǎn)部門的水表或電表上的度數(shù)，物流公司提供給物流部門的月結單等。 對客戶的業(yè)務和內控越熟悉，我們越能夠設計出靈活的審計程序。 4 選擇樣本有方法 經(jīng)理 為什么做了280個抽憑？ 小月月 用抽憑工具算的呀  ？？？   如果算出這么大的樣本量，第一件事就是“STOP”！ 也許是哪里出錯了呢？ 要知道，抽憑不是唯一的審計證據(jù)，也不一定是最有效的審計方法。趕快重新考慮以下問題吧：
決定樣本量之后，我們還需要注意樣本的分配方法。 統(tǒng)計抽樣的樣本間隔是固定的，非統(tǒng)計抽樣則需要注意以下幾種情況： 避免個人偏向－比如回避難以找到的項目，只選容易找的。 假設費用抽憑的總體金額是人民幣4百萬元，其中差旅費為人民幣1百萬元。如果需要抽24個樣本，應該按照項目性質平均分配，而不能都選容易找發(fā)票的差旅費。換句話說，差旅費的樣本應該只有6個，即24/4。 避免被客戶預見－比如每年都做一樣的程序 如果審計時間久了，客戶可能對抽樣的規(guī)律有所了解。比如截止性測試抽前5后5；關注大金額忽略小金額等。所以，我們涉及審計程序的時候，需要加入不可預見的程序。選擇樣本的時候，也要有所變化。 最最關鍵的，就是要“保證總體里的每個項目都有被選中的機會”！ p.s.本文并不涉及“怎樣使用抽憑工具”，也沒有介紹“統(tǒng)計抽樣”和“非統(tǒng)計抽樣” 5 關注證據(jù)相關性 經(jīng)理 為什么做銷售截止性測試的時候，要從最后一個月的發(fā)貨里面抽取樣本？ 小月月 額，去年就是這么做的～ ？？？？ 很多小伙伴拿到抽憑任務的時候，擼起袖子馬上干，卻忘了最重要的事兒。那就是，審計證據(jù)的相關性－－ “這個‘被抽樣的總體’，和你正在審計的‘科目及其認定’有關嗎”？ 來看兩個例子： 科目 相關 認定 基本 情況 錯誤抽樣總體 正確抽樣總體 銷售 收入 截止性 2天送達客戶 最近一月發(fā)貨 最近三天發(fā)貨 銷售 費用 存在性 運費金額特大 整個銷售費用 僅看運費 銷售收入 假設風險轉移條款是DDU或DDP。如果貨物能夠在2天內到達客戶的倉庫，那么“最后三天發(fā)貨”的截止性風險比較大，我們應該選擇“最后三天的發(fā)貨”作為“被抽樣的總體”，而不是“最后一個月的發(fā)貨”。當然啦，做這個判斷之前，我們必須拿到“貨物2天就能到達客戶”的證據(jù)。 銷售費用 如果銷售費用里的運費特別巨大，也許我們可以把銷售費用分成兩類－－運費和其他。根據(jù)不同性質費用的不同風險，也許只要針對運費執(zhí)行抽憑程序就可以了。 6 全部清單是基礎 經(jīng)理 費用抽憑，金額為什么都這么小？你把費用清單給我，我來幫你選樣本 小月月 額，我手上只有11，12月的費用清單，沒有全年的。要不我再去問客戶要一下～ ？？？？  什么是抽樣？就是在一個總體中，每一個樣本都有被選中的機會。如果我們做全年費用抽憑的時候，只拿了2個月的清單，怎么可能對“全年費用的存在性”獲得足夠審計證據(jù)呢？ 經(jīng)理 預提費用清單里為什么有那么多借方數(shù)？ 小月月 客戶全年的計提數(shù)和沖銷數(shù)都在清單里了。大多數(shù)是一正一負的金額。 經(jīng)理 這不是年底預提費用的清單，是明細賬。我們需要一個年底的清單來做審計工作。 小月月 客戶做不出來 ？？？你應該早點告訴我 在審計過程中，經(jīng)常會碰到客戶拿不出全部清單的情況。一旦發(fā)現(xiàn)類似困難，千萬不要“知難而退”。要馬上報告茶幾甚至經(jīng)理，讓他們和客戶負責人商討解決的辦法。萬一撤回來之后才被發(fā)現(xiàn)，清Q會更難。 7 黃金定律要活用 理論上，每個科目都有CEAVOP六個認定。但在實務操作中，不同科目仍然有以下審計側重點： 資產(chǎn)不高估，注意存在性E和估值V 負債不低估，完整性C絕對不遺漏 收入和費用，要看截止性即C和E 讓我來舉個“負債不低估”的例子： 應付賬款 財務報表上的應付賬款是一百萬元。如果我們拿著應付賬款的清單，可以用抽憑的方法查看倉庫的入庫單。但是，如果某項應付款根本沒有入賬（就是被低估了），抽憑是無法發(fā)現(xiàn)的。怎么辦？ 這時候我們一定要記住一個黃金定律： “有借必有貸，借貸必相等” 比如應付賬款的對方科目是原材料采購。如果我們能獲得帶供應商名稱的原材料采購清單，就能選擇主要供應商發(fā)詢證函，這是應對“應付賬款完整性”風險的審計程序之一。另外，采購的截止性測試和存貨的年末盤點也能夠間接證明應付賬款的完整性。 小知識之四 抽憑無法應對負債的完整性風險 對于CEAVOP來說，抽憑能夠解決其中的五項－－存在性E，準確性A，計價V，權屬O和披露P。但是，通常它并不能解決完整性C，除非我們能根據(jù)公司業(yè)務特點，設計特定的審計程序。 比如以上這個例子，采購的截止性測試是抽憑，它是證明應付賬款完整性的審計證據(jù)之一。 以上只有三個審計側重點。難道資產(chǎn)的完整性C和負債的存在性E不需要注意嗎？當然不是。根據(jù)黃金定律“有借必有貸，借貸必相等”，
瞧，活用黃金定律多重要！ 8 關鍵信息來記錄 在抽憑的時候，很多小伙伴把“發(fā)票號碼”抄下來就完事了。其實吧，如果能多一個心眼，活用單據(jù)上的關鍵信息就更棒了。 還是以這張底稿為例： 審計抽憑 我們從明細賬上選取10個項目，查看了相關憑證。憑證號和發(fā)票號碼如下～～ 如果多一個心眼，順便看看發(fā)票上的關鍵信息－－“服務期間”，我們能把費用的截止性也一起完成了。 靈活運用單據(jù)上關鍵信息的例子還有很多：
小知識之五 抽憑底稿要記錄什么信息 抽憑時，通常要記錄唯一的識別號（比如1月第101號憑證）和支持文件的關鍵信息（比如文件名稱，號碼，金額，服務期間，對方公司名稱等）。 最好先和茶幾確認應該寫下來的信息，或先抽幾個給茶幾看看。不然萬一白抽實在太冤枉了。 9 比較證據(jù)可靠性 經(jīng)理 詢證函上確認的金額比賬上小一百萬是什么原因？ 小月月 我們做了替代性測試?？戳四昵暗匿N售發(fā)票，沒有問題。 ？？？ 聽到這個回復，我的內心是奔潰的～～ 審計準則說得很清楚，各類審計證據(jù)的可靠性是不同的，具體列示如下： 小知識之六 審計證據(jù)的可靠性 外部獨立來源>其他來源 內部控制有效時>內部控制薄弱時 直接獲取>間接獲取 文件和紀錄形式>口頭形式 原件>傳真復印件 抽憑的時候，是最需要考量“審計證據(jù)”可靠性的時候。比如：
萬一審計證據(jù)互相矛盾怎么辦？我們需要考慮：“哪一個證據(jù)更可靠”。 如上所述，如果應收賬款的賬面金額和詢證函金額不符，那么，更可靠的證據(jù)是“詢證函”，因為它是一個外部獨立來源的審計證據(jù)，比客戶自己開的發(fā)票更加可靠。 我們要主動去追問客戶差異的原因，要求獲得比“詢證函”更加有效的證據(jù)來證明賬面的金額。具體步驟詳見第11點。 10 “未見異?！辈磺‘?/p> 對于零星的抽憑，很多底稿上都有這樣一句話： 審計抽憑 “我們抽查了相關憑證，發(fā)票號為XXXX，未見異?！?/p> 什么是零星抽憑呢？就是那些無需利用抽樣技術，針對大金額項目的抽憑。比如：大額待攤費用；大額其他應收款項，期后支付獎金等。 以上底稿至少有三個地方不恰當：
所以，做零星抽憑的時候，應該把發(fā)票的金額和其他關鍵內容（比如對方公司名稱，服務期間）都寫清楚。方便復核人做出相應的判斷。 11 時間差異是借口 曾經(jīng)見過這樣的工作底稿： 詢證函差異 “財務主管說，詢證函差異是由于對方2015年未入賬，直到2016年才入賬。這是時間性差異，無需調整” 如果財務主管的口頭意見可以作為審計證據(jù)的話，我們?yōu)樯兑l(fā)詢證函？詳見第9點。 而且，公司從建立到關門，也就是幾年到幾十年之間的事兒。難道所有的數(shù)字都是時間性差異，可以不做調整嗎？當然不是！ 發(fā)現(xiàn)差異的時候，不是客戶對，就是審計師對。在審計的世界里，根本沒有“時間性差異”這件事兒，底稿里也不應該出現(xiàn)“時間性差異”這幾個字。 那么問題來了。發(fā)現(xiàn)詢證函差異之后，用抽憑來反駁可以嗎？也許吧。但小伙伴們必需走以下一系列的步驟，而抽憑只是其中的第四步：
小伙伴們一定要把這些步驟逐一記錄在底稿上哦！ 12 誤差要定性和量 抽憑時如果發(fā)現(xiàn)誤差，應該馬上向茶幾報告，絕對不能換樣本。另外，對于這個誤差，還需要定性和定量～～ 第一步：定性 是否會有其他類似誤差，即系統(tǒng)性誤差？ 是否有舞弊的跡象？ 是否是異常誤差嗎，所以對總體沒影響？ 類似誤差舉例 每一個審計都需要尋找未入帳負債（Search For Unrecorded Liabilities）。如果抽截至1月底的付款憑證和手頭未支付發(fā)票時，發(fā)現(xiàn)了兩個錯報，怎樣分析是否會有類似誤差呢？ 首先，看錯報的性質和期間。如果漏計的是11月的水電費，那么，大概11月和12月的水電費都漏計了。 其次，看錯報的原因。如果是因為沒收到發(fā)票就不入賬，會不會有其他類似的費用年底前也沒收到發(fā)票？ 第三，增加樣本量。針對其他金額較小的錯報（比如漏記的差旅費），我們可以增加兩周的樣本量。如果截至2月15日沒有發(fā)現(xiàn)新的錯報，說明1月之后發(fā)生類似誤差的可能性比較小。 第二步：定量－－推算總體誤差金額 控制測試。如果發(fā)現(xiàn)誤差，說明該控制可能沒有得到有效執(zhí)行，至少沒有被一貫執(zhí)行，需要計算總體偏差率。對于本所來說，除非情況非常特殊且滿足一定條件，一旦發(fā)現(xiàn)控制的錯報，就直接認為這個控制是無效的，不能被依賴。同時，還要考慮客戶是否有內控缺陷。 實質性測試。發(fā)現(xiàn)某個錯報后，不能以“低于XX金額”為理由直接忽略不計，而要計算總體偏差金額。通常來說，把發(fā)現(xiàn)的錯報金額輸入抽樣工具計算表，就能得出總體偏差金額了。 當然啦，某些抽憑由于沒有抽樣總體，因此無需計算總體偏差金額。 最后，比較以上“總體偏差金額”和事先決定好的“可容忍差異”，就能評價抽憑的結果啦～～ 后記 抽憑這件事兒，說起來容易做起來難。小伙伴們萬一記不住《抽憑須知》里的條條框框怎么辦？嗯，記住這幾句話就可以了： 樣本抽不到，馬上問茶幾 證據(jù)相矛盾，馬上問茶幾 發(fā)現(xiàn)了差異，馬上問茶幾 自己做錯事，馬上問茶幾 再精簡一點就是：千萬不要怕茶幾。祝大家早日融會貫通，減少加班！ |
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