條件格式就是根據(jù)預(yù)先設(shè)置的條件，對滿足不同條件的單元格應(yīng)用指定的格式。

在Excel中，不僅內(nèi)置有5種條件格式規(guī)則，還可以自定義條件格式規(guī)則，讓滿足條件的數(shù)據(jù)呈現(xiàn)成百上千種變化，并且當單元格中的數(shù)據(jù)發(fā)生變化時，會自動評估并應(yīng)用指定的格式。

Excel內(nèi)置的條件格式規(guī)則

Excel提供了許多內(nèi)置的格式規(guī)則可供選擇使用。對這些內(nèi)置的規(guī)則，不需要做過多的設(shè)置，幾乎拿來就可以使用，減少了手動設(shè)置的麻煩。 

1、突出顯示滿足條件的單元格

在對數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析時，如果要突出顯示表格中的一些數(shù)據(jù)，如大于某個值、小于某個值、等于某個值、介于某個值之間、包含某個文本等，可以使用條件格式中的突出顯示單元格規(guī)則。

例如，對員工總成績在420~450的數(shù)據(jù)進行查看，具體操作步驟如下：

Step01  選擇“總成績”列數(shù)據(jù)區(qū)域，單擊【開始】選項卡下【樣式】組中的【條件格式】按鈕，在彈出的下拉列表中選擇【突出顯示單元格規(guī)則】選項，在彈出的子列表中選擇【介于】選項。

Step02 打開【介于】對話框，在其中對條件格式進行設(shè)置，單擊【確定】按鈕。此時，介于420~450的數(shù)據(jù)將以黃色底紋和深黃色文本顯示。 

2、突出顯示最大值最小值

當需要突出顯示靠前或靠后及高于或低于平均值的單元格時，可以使用條件格式中的最前/最后規(guī)則來實現(xiàn)。該規(guī)則的使用方法與突出顯示單元格規(guī)則的方法基本相同，如下圖所示為突出顯示前6項的效果。

在使用突出顯示單元格規(guī)則和最前/最后規(guī)則時，如果單元格中有重復(fù)的數(shù)值，那么突出顯示的項數(shù)可能會與設(shè)置的項數(shù)有所增加，如下圖所示。

Excel內(nèi)置的自定義條件格式規(guī)則

如果Excel內(nèi)置的條件格式規(guī)則不能滿足需要，則可以使用自定義規(guī)則和顯示效果的方式來創(chuàng)建需要的條件格式。例如，對員工培訓考核成績進行分析時，需要將各項考核成績?yōu)椤?gt;=90”的數(shù)值使用“小紅旗”標注出來，使用內(nèi)置的圖標集條件格式是不能完成的，需要自定義格式規(guī)則，具體操作步驟如下。

Step01 選擇需要設(shè)置條件格式的數(shù)據(jù)區(qū)域，在【條件格式】下拉列表中選擇【新建規(guī)則】選項，打開【新建格式規(guī)則】對話框，將【選擇規(guī)則類型】設(shè)置為【基于各自值設(shè)置所有單元格的格式】，【格式樣式】設(shè)置為【圖標集】，然后設(shè)置圖標的樣式，單擊【確定】按鈕，如下圖所示。

Step02 返回工作表中，即可看到考核成績?yōu)椤?gt;=90”的單元格數(shù)值前均標有“小紅旗”，效果如下圖所示。 

用公式自定義條件格式規(guī)則

【使用公式確定要設(shè)置格式的單元格】規(guī)則類型是通過設(shè)置公式來確定條件的，靈活應(yīng)用該規(guī)則，可以擴展條件格式的應(yīng)用范圍，使其滿足各類數(shù)據(jù)的分析需要。

1、突出顯示重復(fù)出現(xiàn)的數(shù)據(jù)

在人力資源管理過程中，為了及時查看輸入的數(shù)據(jù)是否重復(fù)時，可以通過函數(shù)公式和條件格式的結(jié)合來突出顯示輸入的重復(fù)數(shù)據(jù)，這樣可以方便查看，并且確認重復(fù)的數(shù)據(jù)是否需要更改。

例如，用公式定義規(guī)則，突出顯示重復(fù)輸入的電話號碼，具體操作步驟如下。

Step01 選擇 J2:J16 單元格區(qū)域，單擊【條件格式】按鈕，在彈出的下拉列表中選擇【新建規(guī)則】選項，如下圖所示。

Step02 打開【新建格式規(guī)則】對話框，在【選擇規(guī)則類型】列表框中選擇【使用公式確定要設(shè)置格式的單元格】選項。

在【編輯規(guī)則說明】參數(shù)框中輸入公式“=COUNTIF(J$2:J2,J2)>1”，單擊【格式】按鈕，如下圖所示。

Step03 打開【設(shè)置單元格格式】對話框，在其中對條件格式的單元格格式進行設(shè)置，單擊【確定】按鈕，如下圖所示。

Step04 在設(shè)置條件格式的單元格區(qū)域中輸入員工的聯(lián)系電話，當輸入的聯(lián)系電話重復(fù)時，將會以設(shè)置的單元格格式突出顯示，效果如下圖所示。 

2、突出顯示周末日期

在制作考勤表、加班統(tǒng)計表時，經(jīng)常需要突出顯示雙休日。在Excel中，使用公式定義條件格式，也能輕松智能地實現(xiàn)。例如，下圖所示為使用公式定義的條件格式，突出顯示了考勤表中的雙休日。 

3、合同到期提醒

勞動合同管理是人力資源部門很重要的一項工作，它直接關(guān)系著員工的利益。因此，HR在管理過程中，當勞動合同要到期時，需要及時續(xù)簽或處理，但員工的勞動合同到期并不是同一時間，差不多每個月都有合同到期的可能，為了避免工作中出現(xiàn)紕漏，HR可以通過條件格式設(shè)置合同到期提醒。

例如，下圖使用公式“=AND($J2>TODAY(),$J2-TODAY()<7)”對A2:K26單元格區(qū)域中滿足條件的單元格設(shè)置格式突出顯示，該公式中設(shè)置了兩個條件對J2單元格中的日期進行判斷：第一個條件是大于系統(tǒng)當前日期；第二個條件是和系統(tǒng)當前日期的間隔小于7。 

這些知識點，你都了解了嗎？