作為一名人事行政助理，每天都要和員工及公司的日常管理工作接觸，常常面臨加班的窘境?？墒窃诤芏嗳说挠∠笾?，總有人覺(jué)得行政的工作很輕松，以為只要打扮的美美的，維護(hù)好公司形象就好，而褻瀆了這一份神圣莊嚴(yán)的工作。然而事實(shí)是什么呢？就拿我每天的工作來(lái)說(shuō)，我會(huì)負(fù)責(zé)公司的行政性文件收發(fā)、保存，接待，信件的處理，行政費(fèi)用管理，辦公用品，行政性的文件擬定等等。

就拿公司常用的辦公用品來(lái)說(shuō)：小到紙、筆、便簽，大到鼠標(biāo)桌椅、鍵盤，這些用“錢”購(gòu)入的資產(chǎn)，往往會(huì)被企業(yè)忽視。上個(gè)月剛采購(gòu)的一批筆記本，這個(gè)月就沒(méi)了？哪些人領(lǐng)用的，使用頻率如何？倉(cāng)庫(kù)里那么多桌椅用品積壓，什么時(shí)候采購(gòu)的，還能不能用？今天這個(gè)部門要換桌子、明天那個(gè)部門換椅子，那些有問(wèn)題的桌椅去哪了？維修了嗎？這一切的問(wèn)題，都需要行政來(lái)進(jìn)行管理，如果管理者不過(guò)問(wèn)、不清楚，只會(huì)讓企業(yè)資產(chǎn)在積少成多的麻煩中悄悄流失。

并且，我們考慮工作不僅僅是對(duì)以上辦公用品的信息進(jìn)行簡(jiǎn)單登記就可以了，還要對(duì)辦公用品如何管理，公司管理流程進(jìn)行優(yōu)化。就拿大家最關(guān)注的辦公用品管理來(lái)說(shuō)，辦公用品管理質(zhì)量的好壞，一般取決于辦公用品管理制度和資產(chǎn)管理系統(tǒng)建設(shè)的是否落到實(shí)處。

第一部分：辦公用品管理制度

1、定義

辦公用品管理制度是針對(duì)企事業(yè)單位辦公用品的計(jì)劃、采購(gòu)、分發(fā)和保管及銷毀的一項(xiàng)制度。

2、目的

規(guī)范辦公用品的管理和流程，減少鋪張浪費(fèi)，節(jié)約成本，提高辦公效率。

3、辦公用品管理制度如何制定

許多公司有自己的辦公用品管理制度，但是對(duì)于一些新成立的公司，管理風(fēng)格尚未完成，管理制度也相應(yīng)缺失。對(duì)于資產(chǎn)管理制度怎么制定，你可以先根據(jù)下面的內(nèi)容參考一下，不過(guò)具體情況具體分析，可根據(jù)你公司的實(shí)際情況進(jìn)行修正。

比如說(shuō)：首先是對(duì)辦公用品進(jìn)行分類，確定辦公用品的使用對(duì)象和使用范圍，然后是對(duì)公司的申購(gòu)和采購(gòu)、管理和發(fā)放流程進(jìn)行制定，最后是與財(cái)務(wù)部進(jìn)行相關(guān)部門費(fèi)用的核定，當(dāng)然也包括一些其它需要記錄的規(guī)定。

4、建立完善的辦公用品管理制度的好處

（1）有效的節(jié)約公司的經(jīng)營(yíng)成本，有效的控制辦公用品的采購(gòu)、倉(cāng)儲(chǔ)、分發(fā)等，科學(xué)有序的制度能夠促進(jìn)員工有序的領(lǐng)用辦公用品，不浪費(fèi)。

（2）用事實(shí)和數(shù)據(jù)采購(gòu)，不會(huì)出現(xiàn)采購(gòu)過(guò)多或者采購(gòu)過(guò)少的情況，更避免可隨意性的采購(gòu)方式。

（3）能夠通過(guò)規(guī)范的制度看到辦公用品的質(zhì)量怎么樣，及時(shí)的調(diào)整供應(yīng)商，避免了采購(gòu)的盲目性。

（4）科學(xué)規(guī)范的辦公用品管理制度是公司實(shí)力和規(guī)模的體現(xiàn)，完善的制度是保障員工正常工作的基礎(chǔ)。

第二部分：資產(chǎn)管理系統(tǒng)

關(guān)于資產(chǎn)管理系統(tǒng)的重要性我在之前的文章也提過(guò)很多次，感興趣的朋友可以瀏覽我的歷史文章，這次我主要想分享一下資產(chǎn)管理系統(tǒng)是如何進(jìn)行實(shí)際應(yīng)用，優(yōu)化辦公用品管理效率的，

1、按需采購(gòu)，庫(kù)存合理管控

傳統(tǒng)管理方式下，行政人員對(duì)企業(yè)辦公用品的把控還停留在眼觀、手查階段，想做一次盤點(diǎn)更是麻煩叢生。

在資產(chǎn)云管理系統(tǒng)流程化的領(lǐng)用模塊下，辦公用品的存量直接自動(dòng)根據(jù)采購(gòu)、領(lǐng)用、報(bào)廢流程的產(chǎn)生，實(shí)時(shí)更新物品狀態(tài)，數(shù)量一查即有，一旦物品庫(kù)存告急，會(huì)及時(shí)觸發(fā)預(yù)警通知。

2、信息錄入，電子臺(tái)賬易管理

過(guò)去辦公用品信息依靠excel表格維護(hù)，任何變動(dòng)全靠人工自覺(jué)錄入，一旦忘記或者遺漏都會(huì)出現(xiàn)賬、物不符，影響管理決策。

資產(chǎn)云管理系統(tǒng)通過(guò)二維碼技術(shù)和云端技術(shù)，將辦公用品信息實(shí)時(shí)呈現(xiàn)，無(wú)需手工核對(duì)，信息準(zhǔn)確性高。

3、快捷領(lǐng)用，手機(jī)、PC多渠道

資產(chǎn)云管理系統(tǒng)移動(dòng)化、智能化的領(lǐng)用模塊下，員工直接拿出手機(jī)就能提交領(lǐng)用需求，領(lǐng)導(dǎo)隨時(shí)隨地審批，不用擔(dān)心距離，大大節(jié)省了溝通時(shí)間，提高使用體驗(yàn)。

4、落實(shí)責(zé)任，采購(gòu)、使用全紀(jì)錄

資產(chǎn)云管理系統(tǒng)提供各個(gè)環(huán)節(jié)的信息記錄，可以為日后的核查、追責(zé)工作提供便利。

辦公用品管理制度和資產(chǎn)管理系統(tǒng)哪個(gè)更重要？只能說(shuō)兩者相輔相成，缺一不可。辦公用品管理制度制定的工作能通過(guò)資產(chǎn)云管理系統(tǒng)落實(shí)流程、理清責(zé)任，各個(gè)環(huán)節(jié)的管理、使用情況智能盤點(diǎn)、隨時(shí)追查，讓企業(yè)管理者知道資產(chǎn)去向、讓使用者輕松領(lǐng)用辦公物品。

當(dāng)然，以上也僅僅是我行政管理中很小的一部分工作而已。