編按： Word中有一個功能叫“郵件合并”，可以將Excel中的數(shù)據(jù)自動生成到Word模板中，幫助我們在Word文檔中完批量制作榮譽證書、錄取通知書、邀請函、聘書、名牌、信封等郵件合并工作！

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老板丟過來一張獲獎名單，仔細(xì)一看，發(fā)現(xiàn)足足有300人，而且每一個人的獎項都還不一樣。限時1小時，要我按人數(shù)馬上制作出300份獲獎證書。

這是在為難我胖虎?。?/p>

還好我有殺手锏，只需用Word中的郵件合并功能，3分鐘就能輕松搞定！

一、什么是郵件合并？

Word中的郵件合并功能，其實就是將一個主文檔（固定不變的內(nèi)容+需要發(fā)生變化的內(nèi)容）與收件人相關(guān)的一系列數(shù)據(jù)源結(jié)合起來，最終批量生成一系列輸出文檔。

通俗的來講，就是，類似于我們?nèi)喊l(fā)郵件時候，同一封郵件發(fā)送給多個人，但能快速且智能的分別顯示出收件人的信息！

二、什么時候能夠使用郵件合并？

場景一：如果需要制作或發(fā)送一些文檔，其中部分內(nèi)容是固定不變的，而另外一部份是可變的。而可變部份可以從數(shù)據(jù)源或Excel表中，合并過來的郵件文檔時，如：獲獎名單→獎狀或榮譽證書；參會名單→需體現(xiàn)姓名、身份及座次號的參會邀請函等。

場景二：需要處理的文檔數(shù)據(jù)量相對比較大時，這一功能能夠讓你成為公司最閃亮的崽！

綜上所述，郵件合并功能就是拯救“流水線上的復(fù)制粘貼工”的重要技能！

它適合各種需要批量制作的場景，只要有數(shù)據(jù)源（無論是密密麻麻寫滿了各種信息的電子表格，還是內(nèi)涵豐富，有著浩如煙海的“變數(shù)們”的數(shù)據(jù)庫），只要你掌握并用上郵件合并操作，都能分分鐘搞定，實現(xiàn)文檔自動化，輕輕松松輸出大批量的你所需要的文件。

不信，請看?。ㄗⅲ０逯屑t色區(qū)域為可變內(nèi)容）。

三、案例操作示范

幾分鐘過去，老板剛剛交代的任務(wù)咱們還沒動手做呢！

不用擔(dān)心，只要學(xué)會用利用郵件合并功能，別說區(qū)區(qū)300份獲獎證書，多少份都能分分鐘搞定！

下面，咱們簡單4步，就能批量制作出300人的獲獎證書。

1.準(zhǔn)備工作：

準(zhǔn)備好一份獎狀模板(Word)和一份表格的名單信息(Excel)，保存到同一個文件夾中，方便合并郵件時調(diào)用。

2.開始合并郵件：

敲黑板，重點來了！

第一步：定基調(diào)，選擇文檔類型。

打開“榮譽證書”模板，點擊工具欄的【郵件】-【開始郵件合并】-【普通Word文檔】，這樣就能確保最后制作出來的文檔格式。當(dāng)然，可以根據(jù)實際需要進(jìn)行選擇。

第二步：定范圍，選擇收件人。

接著，點擊【選擇收件人】-【使用現(xiàn)有列表】，選擇已經(jīng)保存在本機的數(shù)據(jù)源，彈出來的【表格 選項】的窗口上，對【選項】進(jìn)行設(shè)置，勾選【表格】和【系統(tǒng)表】，確定后，彈出來的列表里選擇我們保存了數(shù)據(jù)的【sheet1】，確定。

此時，數(shù)據(jù)就全部導(dǎo)入了。

第三步：錨定變化點，插入對應(yīng)的合并域。

我們把需要變化的內(nèi)容刪除，替換成數(shù)據(jù)源。模板中這里用了紅字的文本框進(jìn)行區(qū)別，其目的是明確位置，并先一步設(shè)置好文本格式和字體大小。

那么，證書中要變化的內(nèi)容是每一份獎狀的“名字”和“獎項”，所以，在需要變化的地方選擇【插入合并域】-【名字】/【獎項】，相應(yīng)位置就會出現(xiàn)《名字》/《獎項》，即表示這里已經(jīng)導(dǎo)入數(shù)據(jù)源的對應(yīng)內(nèi)容了。

然后，依次點擊【完成并合并】-【編輯單個文檔】-【合并記錄】-【全部】，搞定！

這樣，300份獎狀就制作出來了，來！預(yù)覽一下效果！ 

最后再把新的文檔另存為保存起來，就OK了！

瞧！每個人對應(yīng)的名字和獎項都被安排的明明白白的了！

熟練操作，3分鐘不到，我們的300份獎狀就做好了。不用復(fù)制粘貼，不用手忙腳亂，只需按照步驟處理，輕松簡單！

同理可得，這個批量操作的法子，舉一反三，不僅可以用來批量制作獎狀，還能批量制作錄取通知書、邀請函、聘書、名牌等，方便簡單還不會出錯！

＊＊＊＊部落窩教育-word批處理變量文件＊＊＊＊

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