采用CIF,CIP,CFR的成交的合同，外貿(mào)進(jìn)出口公司根據(jù)外銷合同規(guī)定備齊出口貨物。

在收到信用證并審查無(wú)誤后，就可以辦理出口貨物的租船訂艙托運(yùn)裝船事宜了。

出口貨物的托運(yùn)裝船流程分成兩個(gè)步驟辦理：

第一步：辦理租船訂艙：

就是在出口報(bào)關(guān)前，洽訂運(yùn)輸工具，找到合適的貨運(yùn)代理（貨代）并通過(guò)貨代確定合適的船公司和船期，再由貨代向船公司或其代理辦理租船訂艙事宜。

如果出口貨物數(shù)量非常大，比如大宗貨物像煤炭，糧食，等等，需要整船載運(yùn)的，需要辦理租船手續(xù)；

通常的出口貨物數(shù)量，不需要整船裝運(yùn)的，可以向班輪公司辦理訂艙手續(xù)。

我國(guó)外貿(mào)企業(yè)出口貨物通常都是選擇專業(yè)的貨物代理公司辦理出口托運(yùn)訂艙業(yè)務(wù)；

因?yàn)槲覈?guó)進(jìn)出口貨物海運(yùn)量的近70%都是通過(guò)集裝箱班輪運(yùn)輸?shù)?。所以這里以集裝箱班輪辦理出口訂艙托運(yùn)業(yè)務(wù)的流程為例加以說(shuō)明：

1）外貿(mào)進(jìn)出口公司按信用證及合同有關(guān)裝運(yùn)條款填寫“租船訂艙委托書”，并隨附商業(yè)發(fā)票，裝箱單等其他必要單據(jù)。

（無(wú)紙化通關(guān)后，可以用掃描件網(wǎng)上傳遞），在船公司規(guī)定的截止收單期前發(fā)給貨代作為訂艙依據(jù)。

2）貨代接受委托后，編制集裝箱貨物“托運(yùn)單”（BOOKING NOTE, 簡(jiǎn)稱 B/N），并以出口企業(yè)的身份向輪船公司或其代理辦理訂艙手續(xù)。

3）船公司根據(jù)托運(yùn)單內(nèi)容，按照一定的配載原則，結(jié)合船期，貨物性質(zhì)，貨物數(shù)量，裝運(yùn)港，目的港以及信用證的裝運(yùn)期有效期，安排船只和倉(cāng)位。

然后，由輪船公司或其代理簽發(fā) “裝貨單”（SHIPPING ORDER 簡(jiǎn)稱 S/O）又稱"關(guān)單" 或“下貨紙”，確認(rèn)托運(yùn)人的訂艙。

當(dāng)船公司或其代理簽出裝貨單時(shí)，訂艙工作即告完成，意味著托運(yùn)人和承運(yùn)人之間的運(yùn)輸合同已經(jīng)締結(jié)。

“裝運(yùn)單” 的主要作用有下面三點(diǎn)：

a:通知托運(yùn)人貨物已經(jīng)訂妥裝運(yùn)在 XX航次 XXX船及裝船日期，以便托運(yùn)人備貨裝船。

b.便于托運(yùn)人向海關(guān)辦理出口申報(bào)手續(xù)，海關(guān)憑以驗(yàn)放貨物。

c.作為輪船公司或其代理簽發(fā)給托運(yùn)人的通知及船長(zhǎng)收貨裝運(yùn)的憑證。

第二步：辦理裝船發(fā)運(yùn)，即在海關(guān)放行后，憑海關(guān)加蓋放行章的運(yùn)輸單據(jù)提取貨物，裝船發(fā)運(yùn)。

辦完訂艙手續(xù)后，出口企業(yè)或其委托的報(bào)關(guān)行應(yīng)該持船公司簽署的“裝貨單”，連同出口報(bào)關(guān)單等其他海關(guān)要求的單證向海關(guān)申請(qǐng)報(bào)關(guān)。

辦理好出口報(bào)關(guān)手續(xù)后，經(jīng)海關(guān)放行后，即可由發(fā)貨人裝船啟運(yùn)，分一下步驟：

1）提貨裝船：

海關(guān)在審單和驗(yàn)貨（如果需要）后，在“裝貨單”（S/O)上加蓋放行章，發(fā)還給報(bào)關(guān)員作為其發(fā)運(yùn)貨物的憑證。

貨代根據(jù)船期，代理出口企業(yè)前往發(fā)貨倉(cāng)庫(kù)或集裝箱場(chǎng)站提取貨物運(yùn)進(jìn)碼頭，由碼頭理貨公司理貨，憑“裝船單”裝船。

2）領(lǐng)取收貨單：

貨物裝船完畢后，即由船長(zhǎng)或大副按照實(shí)際裝貨情況簽發(fā)“收貨單”。收貨單又稱“大副收據(jù)” （MATE'S RECEIPT 簡(jiǎn)稱 M/R），

是船公司簽發(fā)給托運(yùn)人用于表明貨物已經(jīng)裝妥的臨時(shí)收據(jù)，載明收到貨物的詳細(xì)情況。

3）換取提單：

托運(yùn)人或其委托的貨代收到“收貨單” M/R 后，憑該單據(jù)向輪船公司或其代理交付運(yùn)費(fèi)并換取正式提單（BILL OF LADING,簡(jiǎn)稱B/L.）

我國(guó)目前的習(xí)慣做法是，填單通常由進(jìn)出口公司自己或者其委托的貨代代為繕制提單，然后在貨物裝船后，遞交船公司或其代理。

船公司或其代理在審核提單所載內(nèi)容與大副收據(jù)內(nèi)容一致后，正式簽發(fā)提單，并加注“已裝船” （SHIPPED ON BOARD）字樣并加蓋裝船日期印章。

4）發(fā)出裝船通知：

貨物裝船后，應(yīng)及時(shí)或按信用證規(guī)定向買方發(fā)出“裝船通知”（SHIPPING ADVICE）,以便對(duì)方準(zhǔn)備付款贖單，辦理進(jìn)口報(bào)關(guān)和收貨等工作。

如果是CFR 或者FOB合同，因?yàn)楸ｋU(xiǎn)由買方自行辦理，及時(shí)發(fā)出裝運(yùn)通知就更為重要。

5）外貿(mào)進(jìn)出口公司應(yīng)該根據(jù)信用證規(guī)定的最遲裝運(yùn)期和備貨進(jìn)展情況結(jié)合船期情況安排貨物裝運(yùn)，最好應(yīng)該提前一段時(shí)間，以便應(yīng)付意外事情發(fā)生。掌握主動(dòng)。