先總體說說時間分配，從一個外貿(mào)業(yè)務(wù)員早晨走進(jìn)辦公室開始：
一、先打開網(wǎng)頁查看一下匯率情況，一般以中行或央行為參考。 作為一個外貿(mào)業(yè)務(wù)員，及時了解匯率的動向是很必要的工作。 另外，還要看看國內(nèi)的原材料的價格走向。 一般頂多十分鐘可以完成。
二、打開郵件客戶端，再打開客戶跟蹤情況表查看一下有哪些客戶是已經(jīng)是有一段時間沒有聯(lián)系的。（一般是按照2-3個星期左右的時間）給他們逐個發(fā)一些問候的郵件，郵件的內(nèi)容根據(jù)不同的對象選擇不同的內(nèi)容。（在公司名的單元格那里，鼠標(biāo)右鍵點(diǎn)擊一下，選擇右鍵菜單的 “編輯單元格”，選中“本文檔中的位置”，在工作表的列表中選中要跳轉(zhuǎn)到的表名，即建立了跳轉(zhuǎn)。）
這么做的好處在于：
1） 和未成交客戶保持聯(lián)系，讓他始終記得你。這點(diǎn)在客戶準(zhǔn)備換供應(yīng)商的時候尤為重要，他會第一時間想到你！
持續(xù)地聯(lián)系給未成交客戶一種感覺，你的服務(wù)很好并且有誠意跟他合作，那么當(dāng)他的老供應(yīng)商出問題的時候，他會給你機(jī)會！
郵件的內(nèi)容以簡潔、輕描淡寫為主，千萬別寫太長，沒時間看！有些業(yè)務(wù)員，寫開發(fā)信的時候已經(jīng)寫了一堆介紹公司優(yōu)勢如何如何的內(nèi)容，那么跟進(jìn)的時候根本不需要再寫了！寫多了客戶會反感。大家雖然膚色不同，但人的心理還是有共性的。
Dear XXX,
How are you ? I hope your everything is going well.
I wonder whether you have any pending orders or inquiry recently ?
If so, please contact me with no hesitate, we are sure any of your inquiry will get our prompt attention & reply. Thanks.
Best regards,
XXX
2）和已經(jīng)成交客戶增進(jìn)關(guān)系，展示服務(wù)！客戶都喜歡有跟進(jìn)意識的服務(wù)人員。有些業(yè)務(wù)員認(rèn)為出了貨，收了尾款這一單就結(jié)束了。其實，每一次的售后跟進(jìn)都是客戶決定返單的一個機(jī)會。這對加強(qiáng)客戶對你的印象甚至信任，都會起到潛移默化的作用。這樣隨手就能發(fā)的郵件，為什么不做呢？
郵件的內(nèi)容簡潔點(diǎn)、輕描淡寫~
Dear XXX,
Hope this email finds you well.
Have you received the goods ? How do you think ?
I hope you are satisfied with our quality. If any comments, please let me know. Thanks.
Best regards,
XXX
3）提醒老客戶是否考慮新的訂單計劃。郵件內(nèi)容可以同1），老客戶收到后一般會很快回復(fù)你的郵件，而且有些客戶會告知你具體什么時候會有新的訂單。
三、查看一下每日工作計劃表，看看昨天的工作有哪些沒有完成。
外貿(mào)業(yè)務(wù)是一項連續(xù)性的工作，比較辛苦，但貴在堅持。打個不恰當(dāng)?shù)谋扔?，就像農(nóng)民種莊稼。松土、撒種、施肥、保溫、殺蟲等等每個環(huán)節(jié)都需要去做，等待收獲收割的那一天。
對于昨天沒完成的工作，大致考慮好今天安排在哪個時間完成。然后開始計劃今天的工作內(nèi)容。有些人工作根本沒有計劃性，想到什么做什么。忙得不可開交，客戶卻丟著好幾個月沒有跟進(jìn)。
做任何事情，其實都反映出我們的價值觀。打個比方，如果你的想法是迫切希望增加收入，那么我們計劃表中重要的事情就是考慮做一切能夠提高業(yè)績的事情。如果你的想法是保持生活安定，工作給不了你快樂，接單也沒有成就感，那么你工作的大部分內(nèi)容我想是在維護(hù)老客戶。
人的一生有很多階段，每個階段的需求都不一樣。所以清楚地知道這個階段的你，最想要的是什么，這個很重要。
按照每天、每周、每月、每季度計劃好工作。
先列清單：
每天先把要做的事情用白紙列一下，然后添加到每日工作計劃表中。根據(jù)事情的性質(zhì)分為四類：重要不緊急，重要且緊急，緊急不重要，既不緊急也不重要。優(yōu)先處理重要且緊急和重要不緊急兩類。

給工作分類：
重要不緊急的事情有：開發(fā)新客戶，跟進(jìn)未成交客戶，研究目標(biāo)市場，學(xué)習(xí)更多的產(chǎn)品知識，汲取更多業(yè)務(wù)經(jīng)驗，和客戶建立信任，制定銷售計劃和工作目標(biāo)，改進(jìn)與供應(yīng)商的關(guān)系，鍛煉身體，好好吃一頓午飯，適當(dāng)休息等（一切對你未來業(yè)績提升有直接關(guān)系的事務(wù)）
重要且緊急：

跟客戶談判，催客戶尾款，給意向客戶報價，給客戶做PI，準(zhǔn)備樣品（維持你現(xiàn)有的業(yè)績的事務(wù)），完成工作計劃。
緊急不重要：

其他部門要求你配合的工作，領(lǐng)導(dǎo)交待的非業(yè)務(wù)性工作。很多事情看似很“緊急”，實際上拖一拖，甚至不辦，也無關(guān)大局。學(xué)會委托或分配這些事務(wù)交給助理、跟單甚至新業(yè)務(wù)員去做。
既不緊急也不重要：

娛樂，上網(wǎng)，閑聊，消遣。平時把主要時間和精力集中于前兩類事務(wù)，這樣，工作時才是真正有效率。一般來說，每天固定花半個小時對一段時間未聯(lián)系的客戶say hello
每天花半個小時時間閱讀一下yahoo國際站的英文新聞，對實事多了解一些，并且當(dāng)做鍛煉閱讀能力。當(dāng)有客戶來拜訪時，在路上，至少你可以多了很多當(dāng)下熱點(diǎn)的話題。
每天半小時至一小時用來回復(fù)老客戶的郵件，簡潔表達(dá)清楚即可。把更多的精力用來考慮和研究怎樣去跟進(jìn)和回復(fù)潛在客戶，力求建立起信任。
每天花半小時的時間來研究了解目標(biāo)市場，對一個目標(biāo)市場的了解起碼做到市場銷售價格、市場常見品牌、做這個品牌的供應(yīng)商和其分銷商有哪些、銷售渠道有哪些、目標(biāo)市場上行業(yè)內(nèi)的標(biāo)桿客戶、主要規(guī)格類型、該國最大的幾個supermarket、該國最主要的一兩個B2B網(wǎng)站等等。
PS：著名的80/20法則：
你每天做的工作內(nèi)容，只有20%會和產(chǎn)生利潤有直接聯(lián)系；用20%的成本去維護(hù)老客戶，將會得到80%的收益；在看這篇文章的，有20%的人會真正把這些內(nèi)容去實踐，而不是和其他80%的人一樣，簡單地COPY到WORD里面，然后無限期封藏。
四、合理高效地運(yùn)用工具開發(fā)客戶及回復(fù)客戶郵件

完成每日計劃之后，應(yīng)該在9點(diǎn)或9點(diǎn)半左右。早上的這段時間，對大多數(shù)人來說，都屬于效率不高的一段時間。這段時間內(nèi)適合做一些機(jī)械的，閑雜的工作。因此不得不說，這段時間用來發(fā)開發(fā)信，是再合適不過了。（一般為半小時或一小時。結(jié)束時間控制在10點(diǎn)半之前。）
當(dāng)然有些人認(rèn)為，應(yīng)該根據(jù)不同時區(qū)的客戶，選擇不同的時區(qū)去發(fā)開發(fā)信。這樣確保開發(fā)信能夠出現(xiàn)在客戶郵件列表的最上部。這個考慮是OK的。但是可以同樣用別的方法去吸引客戶的注意力來彌補(bǔ)。
比方說：郵件標(biāo)題的寫法、設(shè)置郵件高優(yōu)先級標(biāo)簽等。郵件標(biāo)題的寫法，可回復(fù)“歷史”查看公眾號發(fā)布目錄。
設(shè)置郵件高優(yōu)先級標(biāo)簽，也就是客戶收到郵件后左邊會提示一個紅色的感嘆號。這個在FOXMAIL寫郵件里面“選項”-“郵件優(yōu)先級”
1）外貿(mào)業(yè)務(wù)工具之一 郵件客戶端的使用
對于郵件客戶端，每個業(yè)務(wù)員都有自己的選擇，有些人用OUTLOOK EXPRESS順手，有些人用OFFICE的OUTLOOK順手，有些人用FOXMAIL順手，還有少數(shù)一部分人用網(wǎng)頁收發(fā)郵件。建議是大家用Foxmail。
Foxmail相比較其他兩個客戶端的好處是：

可以創(chuàng)建很多簽名，把很多不同版本的開發(fā)信做成簽名，然后針對不同的客戶，發(fā)開發(fā)信的時候選擇插入不同的簽名，會非常方便。比方說我，建立好幾個開發(fā)信版本，專門針對某一行業(yè)產(chǎn)品的，然后還能細(xì)化具體哪些產(chǎn)品，專門針對XX產(chǎn)品的，專門針對YY產(chǎn)品的等等。。
另外，用Outlook Express 搜索一個客戶的郵件需要在搜索欄那里輸入客戶郵箱或者名字才能搜索，而Foxmail 7.0 版本的這個直接在郵件上右擊鼠標(biāo)，菜單里有個“查找來自XXX 的郵件”，就會立即列出這個客戶的所有郵件，還是很方便的。
FOXMAIL 現(xiàn)在已經(jīng)更新到7.2版本，不過很多人包括感覺不太好用！7.0還是不錯的。推薦還是用7.0，而且有時候會提示你升級，不要管他不升級即可。注意下載的時候找綠色版（免安裝的），免安裝，可以隨時拷貝攜帶，我感覺目前很穩(wěn)定。
百度 “foxmail 7.0 1.9.1綠色版“，注意看結(jié)果中 必須是 7.0 且 綠色版。
或者這里直接給一個鏈接供下載吧：
http://www./Soft/softdown.asp?softid=1966
另外，如果平時工作時經(jīng)常反思和總結(jié)，是不是可以把很多回復(fù)客戶的郵件作成簽名，然后每次回復(fù)的時候，插入簽名，稍作修改，然后發(fā)送。這種方法是非常便捷并且節(jié)省時間的。
FOXMAIL 里面可以設(shè)置很多個郵件簽名?？梢愿鶕?jù)不同的回復(fù)郵件的場景，把不同的郵件內(nèi)容寫進(jìn)去，作為郵件的簽名。 好比：需要回復(fù)不能及時交貨的時候，插入郵件簽名“不能及時交貨 - 原材料原因”（簽名里面是具體的先設(shè)定好的郵件內(nèi)容。） 也許你也想過?？墒峭瑯?0/20法則，付出過行動的人只有20%但卻因此節(jié)省了80%的時間。這里只是拋磚引玉，大家悟性很高，應(yīng)該會明白怎么做的。
簡單展示一下一小部分內(nèi)容，算是拋磚引玉。有心人可以自己動手去做：
出差— 不方便及時查看郵件
Dear Mr/Ms,
I will be out of office for a business trip during Jun 15th - Jun 25th 2012.
With very limited access to email and voicemail, I cannot check or reply your email in time.
If you have urgent matter to discuss with me, please call me at +86-xxx xxxx xxxx.
If you have a question regarding inquiry of product or price, please contact XXX Durling at cdurling@xxxxxx.com or +86-xxx-XXXXXXX.
If you have a question regarding documents of shipment, please contact Cindy Luo at cindy@xxxxxx.com or +86-xxx-XXXXXXX.
Thank you and have a nice day!
出差 — 但會每天回賓館查看
放假 — 不方便及時查看郵件
收到詢價，由于XX原因，不能立即報價
出差，但方便及時查看郵件
放假，不方便及時查看郵件
收到詢價，由于XX原因，不能立即報價
收到詢價，會盡快報價
收到詢價，產(chǎn)品種類少，郵件里報價
收到詢價，產(chǎn)品種類多，附件中報價表
發(fā)送CATALOG
對某些詢價的內(nèi)容不清楚，詢問客戶
客戶還價太多
同意客戶的還價
婉拒客戶目標(biāo)價 – 新客戶
Thanks for your email.
We regret that it’s hard to meet your target price. It’s a quite low price and below our cost / make us have no margin profit.
Please note that the material cost rising about 5% per ton
The exchange rate float from 6.34 to 6.20 during last two months
We would like to work with you and we believe we can be good partners each other, but we really need a health start of cooperation and keep that long-term.
Hope to get your understanding and support.
同意客戶目標(biāo)價 - 新客戶
婉拒客戶目標(biāo)價 – 老客戶
客戶已確認(rèn)價格，需要寄送樣品
找客戶要快遞賬號
解釋為什么找客戶要快遞賬號
客戶發(fā)來訂單 – 感謝客戶
和客戶確認(rèn)包裝
訂單預(yù)付款收到，會立即安排生產(chǎn)
訂單預(yù)付款 — 仍未收到，要求客戶發(fā)付款水單
訂單預(yù)付款 — 到款，無法入賬，請求客戶銀行修改收款人信息
交貨期 — 延誤 ( 原因1. 工廠太忙 )
交貨期 — 延誤 ( 原因2. 工廠/原材料廠停電)
交貨期 — 延誤 ( 原因3. 原料太緊俏，不好訂 )
貨好 — 通知客戶，告知指定貨代，安排訂艙
訂單尾款 — 催客戶付尾款 — 船快到港
訂單尾款 — 催客戶付尾款 — 匯率原因
訂單尾款 — 收到，表達(dá)謝意
向老客戶推銷新產(chǎn)品
另外，充分利用郵件的標(biāo)簽設(shè)置功能，這個用得好也會提高工作效率。你可以先創(chuàng)建好多種標(biāo)簽，比如：“新客戶詢價，速回” 然后報完價格后，標(biāo)上另一個標(biāo)簽“已報價，注意跟進(jìn)”。（一般回復(fù)客戶的郵件控制在一小時內(nèi)。）
2）外貿(mào)業(yè)務(wù)工具之二 即時帖
大家很容易忽視這個小東西。因為你可能沒有注意到它對工作效率和計劃的完成能起到多大的作用。
每天把要做的任務(wù)寫下來，1234...點(diǎn)，貼在顯示器下角或任何你可以看得要的地方。位置的順序根據(jù)重要性自己定。完成之后把它取下，貼在一個專門的軟抄的筆記本上。每完成一個，取下，貼到筆記本上。沒有完成的時候，你會看到顯示器下面飄著好幾張黃色的小貼。象符紙一樣刺激你的視覺。
拜托，趕緊把事情做完吧。隨著你筆記本上的即時貼越來越多，筆記本越來越厚，你會感覺到自信心的提升，工作效率的提高。最重要的是，如果你能堅持，你的拖拉，慢性子都會得到改變。是什么決定命運(yùn)？ 性格和處事方式！
3）外貿(mào)業(yè)務(wù)工具之三 文件夾和筆記本
文件夾是建立客戶資料和訂單情況必不可少的。文件夾點(diǎn)選一下地址欄D：/上方的“文件夾”按鈕，使之保持左邊顯示樹狀結(jié)構(gòu)，避免很多返回上級等操作。
另外清空出一個磁盤，完全當(dāng)做客戶資料盤。根據(jù)不同市場建立5個根文件夾：北美 南美 中東 歐洲 亞洲。然后在“北美”里面再建立一個公司名稱的文件夾，如“AAA GROUP”，之后再根據(jù)訂單的年期分為2008，2009，2010，2011，2012。進(jìn)入2012后，逐個建立“包裝資料”、“客戶PO”、“PI”、“采購合同”、“大貨照片及驗貨情況”、“裝船通知”、“報關(guān)單據(jù)”和“結(jié)匯單據(jù)”。再建立兩個TXT文本，一個是“到款記錄”，一個是“快遞單號記錄”。這樣雖然前期工作量比較大，不過大家可以復(fù)制操作，并且用熟了之后一切都一目了然。
關(guān)于筆記本，沒有太多好說的。一般就是寫上客戶的需求信息和要點(diǎn)。多準(zhǔn)備一個小筆記本，只用來寫下客戶的詢問，因為研究客戶的詢問很重要，可以了解客戶的心理。而不是所有的筆記。 另外，有道云筆記很不錯很好用，推薦一下！！
4）外貿(mào)業(yè)務(wù)工具之三 方便快捷的報價利潤核算表
對于那些每天會受到N多個要求報價的業(yè)務(wù)員，如果每個報價單都一個個去做，精力再旺盛也吃不消。久而久之還會產(chǎn)生疲勞感，失去激情。
因此需要一個表格能高效、方便、快捷的報價利潤核算來幫助我們簡化報價前的工作。 最好填上采購價、退稅率、匯率 等一些基本的數(shù)值，就能給出報價的參考意見的。
現(xiàn)在，只需填上采購價、退稅率、匯率、數(shù)量等，就會顯示出不同利潤率下的價格。價格都填寫好后即可查看總體利潤。更方便的是，可以不斷修改價格，調(diào)整不同的利潤率，最終得到一個合理的總利潤。你可以不斷修改數(shù)量，最終使得總體積正好是你目標(biāo)立方數(shù)。
另外，貨物品種多拼一起走散貨或整柜的情況下，我們經(jīng)常要去掉或者加上一些數(shù)量的產(chǎn)品。

到底哪個產(chǎn)品去掉或者加上好呢？
按照以往的經(jīng)驗，如果超過整柜的體積，就去掉一部分產(chǎn)量低的，手工做的慢的，難做的產(chǎn)品。如果數(shù)量不夠整柜體積，那么就增加一些產(chǎn)量高，交貨快的產(chǎn)品。
現(xiàn)在，可以根據(jù) 利潤/立方 來考慮。即每立方利潤額。這個數(shù)值高的，說明每多裝一個立方此產(chǎn)品，可以獲得較高利潤。
五、利用按鍵精靈全自動更新或發(fā)布阿里巴巴產(chǎn)品信息
很多業(yè)務(wù)員因為阿里巴巴發(fā)布和更新產(chǎn)品的工作頭疼。有些公司的老板或者經(jīng)理甚至規(guī)定了硬性指標(biāo)，一天要更新多少個產(chǎn)品。
在發(fā)完開發(fā)信以及回復(fù)完客戶郵件之后，時鐘大約指向了11點(diǎn)半。這正是吃午飯的時間。 如果電腦可以在我們吃午飯的時間幫我們把阿里產(chǎn)品更新或發(fā)布完，這將會節(jié)省多少精力和時間？

這里介紹一個無比犀利的工具：按鍵精靈
按鍵精靈是一個模擬鼠標(biāo)、鍵盤動作的軟件。通過制作腳本，可以讓按鍵精靈代替雙手，自動執(zhí)行一系列鼠標(biāo)鍵盤動作。按鍵精靈簡單易用，不需要任何編程知識就可以作出功能強(qiáng)大的腳本。要在電腦前用雙手可以完成的動作，按鍵精靈都可以替代完成。
一般來說，它有兩種主要功能：
1．網(wǎng)絡(luò)游戲中可作腳本實現(xiàn)自動打怪，自動補(bǔ)血，自動說話等
2．辦公族可用它自動處理表格、文檔，自動收發(fā)郵件等
目前來說，90%的用戶還只是用在游戲上。其實這個軟件用在自動化辦公上十分給力！
如果你了解VBA,這個軟件能建立任務(wù)腳本。 簡單介紹一下原理：用EXCEL文檔建立幾個表格，模擬成一個“EXCEL數(shù)據(jù)庫”。然后根據(jù)更新或者發(fā)布產(chǎn)品頁面的每一項需要填寫或改動的內(nèi)容，在單元格中填入不同的內(nèi)容。建立好模擬的EXCEL數(shù)據(jù)庫后。用按鍵精靈完整地記錄一次更新產(chǎn)品或者發(fā)布新產(chǎn)品的鼠標(biāo)動作。之后設(shè)置好循環(huán)完成類似任務(wù)。
不夸張地說，只要你的EXCEL表格中的值足夠的多（比如“產(chǎn)品關(guān)鍵詞”），那么基本上一個小時內(nèi)電腦可以自動更新或發(fā)布100個產(chǎn)品信息！想象一下，吃完午飯回來，電腦已經(jīng)自動幫我們更新了100個阿里巴巴產(chǎn)品信息，這是多么令人愉悅的事情。
另外，不同的字段會有不同的組合方式，產(chǎn)品信息數(shù)量是乘法原則?？梢韵胂螅?dāng)你設(shè)置足夠多的產(chǎn)品關(guān)鍵詞和產(chǎn)品描述后，一個相同的產(chǎn)品會衍生出N多個產(chǎn)品頁面！

做這樣一個工作，前期主要是要不斷豐富你的“EXCEL表格數(shù)據(jù)庫”中的記錄。經(jīng)常用搜索目標(biāo)客戶，然后記錄在Excel表格里，包含公司名，聯(lián)系人，郵箱。其實對于一些不是特別對口的客戶，不想放過，但是也不想花費(fèi)大量時間去手發(fā)，也可以結(jié)合按鍵精靈，讓它自動的給表格上的每個客戶都發(fā)一封開發(fā)信。
可以考慮用按鍵精靈的錄制腳本功能。先用錄制腳本功能，錄制一次發(fā)開發(fā)信的過程，然后選擇按鍵精靈中的循環(huán)次數(shù)。
注意最后的一步操作是刪除已發(fā)的那個客戶那一行，否則按鍵精靈會每次發(fā)送第一條客戶記錄。因此你需要把客戶表格復(fù)制一份，用復(fù)制的這份來錄制腳本。