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如今，企業(yè)常常利用精益和敏捷管理方法來(lái)提升效率、縮短產(chǎn)品進(jìn)入市場(chǎng)的時(shí)間，甚至提升員工在公司的參與度。精益和敏捷管理方法深得許多商業(yè)組織的青睞，但從歷史上看，財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)通常在采用這類(lèi)管理方法時(shí)處于下風(fēng)。最近，越來(lái)越多的CFO在研究如何通過(guò)精益和敏捷管理方法提升財(cái)務(wù)職能。采用機(jī)器人流程自動(dòng)化（RPA）工具和技術(shù)便是財(cái)務(wù)部門(mén)提升其敏捷性的方式之一。 應(yīng)用RPA的財(cái)務(wù)領(lǐng)域 RPA并非意味著用實(shí)體機(jī)器人替代人類(lèi)，而是一種軟件解決方案，旨在模擬先前由人類(lèi)實(shí)施并監(jiān)控的工作流程。 RPA這一術(shù)語(yǔ)用來(lái)定義自動(dòng)化生命周期流程，一般來(lái)說(shuō)，包括如下內(nèi)容：RPA機(jī)器人——設(shè)計(jì)用來(lái)執(zhí)行特定任務(wù)的獨(dú)立軟件組件；RPA管理軟件——管理和指揮所有不同種類(lèi)RPA機(jī)器人的軟件；RPA開(kāi)發(fā)工具——RPA開(kāi)發(fā)者用以設(shè)計(jì)、創(chuàng)建、測(cè)試、計(jì)劃和操作RPA機(jī)器人的綜合軟件組件。 許多財(cái)務(wù)交易對(duì)財(cái)務(wù)人員而言重復(fù)性極高且相當(dāng)費(fèi)時(shí)，甚至“費(fèi)力不討好”，這類(lèi)財(cái)務(wù)交易就可以通過(guò)RPA實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化處理。 例如，某制造廠(chǎng)的財(cái)務(wù)總監(jiān)可能希望提升月末關(guān)賬的自動(dòng)化程度，因?yàn)楫?dāng)前所負(fù)責(zé)的許多合規(guī)工作具有很高的重復(fù)性，例如：確保所有月度流程訂單費(fèi)用計(jì)入正確的成本中心；確保所有月度流程訂單管理費(fèi)用分配準(zhǔn)確無(wú)誤；檢查任何在制品存貨賬齡；為成本中心生成績(jī)效報(bào)告。 過(guò)去，財(cái)務(wù)總監(jiān)通過(guò)軟件生成相關(guān)交易報(bào)告并檢查任何可能的錯(cuò)誤。如果財(cái)務(wù)總監(jiān)負(fù)責(zé)幾個(gè)制造廠(chǎng)，就不得不多次重復(fù)這些工作，導(dǎo)致無(wú)法按時(shí)完成月末關(guān)賬。 通過(guò)采用RPA，財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)基本上可以實(shí)現(xiàn)上述月度工作的自動(dòng)化，并專(zhuān)注于檢查自動(dòng)化流程出現(xiàn)的任何異常情況，同時(shí)花更多時(shí)間進(jìn)行高水平分析，構(gòu)建更好的績(jī)效溝通工具，提高數(shù)據(jù)分析溝通能力。 RPA的優(yōu)勢(shì) 為將RPA的顯著優(yōu)勢(shì)最大化，企業(yè)必須建立全局思維并樹(shù)立宏偉的目標(biāo)。在單個(gè)財(cái)務(wù)部門(mén)、職能部門(mén)實(shí)施RPA是一個(gè)很好的嘗試，可能足以產(chǎn)生可接受的投資回報(bào)，但RPA的真正價(jià)值在于能夠在多個(gè)財(cái)務(wù)部門(mén)、職能部門(mén)和站點(diǎn)重復(fù)使用相同的軟件。 企業(yè)很多時(shí)候容易陷入這樣的陷阱，那就是將RPA僅僅視為節(jié)省成本的工具。除了節(jié)省成本以外，RPA能夠?yàn)槠髽I(yè)提供諸多裨益。 一是提升合規(guī)性。通過(guò)RPA，財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)可以確保合規(guī)所需數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性甚至能夠提供額外的合規(guī)報(bào)告，幫助審計(jì)人員更快地完成審計(jì)；通過(guò)讓RPA完成低附加值工作，財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)可以轉(zhuǎn)而開(kāi)展對(duì)企業(yè)更有意義的高附加值工作。另外，增加更多的自動(dòng)化工作并不需要雇用額外的員工，減少相關(guān)工作也不需要縮減員工。 二是提升質(zhì)量。機(jī)器人能夠比人類(lèi)更好地完成重復(fù)性工作。機(jī)器人不會(huì)疲倦、不會(huì)分心或者因其他原因不能集中于工作。 三是提升工作滿(mǎn)意度。當(dāng)重復(fù)性工作被取代后，人們可以關(guān)注更有創(chuàng)造力的工作，工作滿(mǎn)意度也會(huì)隨之提升。 投資RPA的回報(bào) 為了計(jì)算RPA的投資回報(bào)，我們必須了解所需的投資和潛在的回報(bào)。有些企業(yè)未能實(shí)現(xiàn)正的投資回報(bào)是因?yàn)閷?shí)施RPA耗時(shí)過(guò)長(zhǎng)，或者RPA解決方案給出了錯(cuò)誤的結(jié)果。這些問(wèn)題的根源在很大程度上可歸咎于如下情形。 一是RPA模擬現(xiàn)有流程。如果基礎(chǔ)流程本身存在缺陷，這些缺陷隨后被引入RPA的部署，就會(huì)產(chǎn)生錯(cuò)誤的結(jié)果。因此，企業(yè)必須在將現(xiàn)有流程移植到RPA前，對(duì)相關(guān)流程進(jìn)行分析和簡(jiǎn)化。 二是RPA并不替代現(xiàn)有的IT系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫(kù)，但是會(huì)與其交互。在選擇一家RPA軟件提供商時(shí)，企業(yè)應(yīng)確定特定的RPA解決方案是否能夠與公司現(xiàn)有IT系統(tǒng)和軟件兼容并交互。這將顯著減少RPA實(shí)施延期情況的發(fā)生。 基于人工成本的降低計(jì)算節(jié)約的成本相對(duì)簡(jiǎn)單，計(jì)算其他益處的貨幣價(jià)值則需要更巧妙的方法。 一是提升合規(guī)性：如果你所在的組織曾經(jīng)遇到過(guò)與合規(guī)性或?qū)徲?jì)方面的問(wèn)題，你可以記錄因這些問(wèn)題導(dǎo)致的額外成本。例如，額外的審計(jì)要求產(chǎn)生的成本及合規(guī)性等其他成本的增長(zhǎng)，利用RPA可以將這些成本最小化，或者降低產(chǎn)生成本的風(fēng)險(xiǎn)。 二是提高效率：計(jì)算效率的提高將更加耗時(shí)耗力，而且效率的提升可能無(wú)法在實(shí)施RPA后隨即體現(xiàn)。通過(guò)關(guān)注附加值更高的工作，財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)可以更多地參與業(yè)務(wù)決策以及其他持續(xù)的效率提升項(xiàng)目。如果上述決策或項(xiàng)目能夠?yàn)榻M織產(chǎn)生積極結(jié)果，相關(guān)收入或節(jié)省的費(fèi)用可以歸于RPA項(xiàng)目的回報(bào)。 RPA解決方案為實(shí)現(xiàn)部門(mén)或企業(yè)重復(fù)性及手工流程的自動(dòng)化提供了大量機(jī)會(huì)。將RPA解決方案用來(lái)解決上述問(wèn)題并在多個(gè)場(chǎng)所或小組實(shí)施該解決方案能夠極大地節(jié)省成本，還能通過(guò)改善流程獲得更多裨益。這能夠幫助財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)更具敏捷性并關(guān)注于高附加值工作，從而提高工作績(jī)效和工作滿(mǎn)意度。 |
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來(lái)自： songsgt > 《財(cái)務(wù)管理》
