根據(jù)需求找工具個人使用 Trello 已經(jīng)三年有余，在團隊協(xié)作中重度使用 Trello 開始于 2019 年 1 月 「學習素材共享協(xié)作小組」的成立，這個項目目前已經(jīng)進入了 2.0 版本。 關于小組需要做一點簡單介紹，也能說明我們?yōu)槭裁匆褂?Trello 這類工具。 學習素材分享小組成立于 2019 年初，這個小組最初的靈感來自于小時候和小伙伴交換游戲卡帶的回憶。小時候可能不少人最喜歡的娛樂活動就是和小伙伴用插卡帶的學習機一起打游戲。平時各自練習琢磨秘籍，周末一起切磋。聽說誰買了新的游戲卡帶，就帶著自己的珍藏去和他交換。 到了今天，我們有什么可以互相分享交換的東西呢？我想可能是我們每天接觸的信息和學習素材。加入這個小組的成員會不定期共享自己發(fā)現(xiàn)或者感興趣的素材，然后在素材中把感興趣的內(nèi)容輸出相關文章在小組內(nèi)分享。 想法要落地就需要一個合適的工具。根據(jù)素材共享和寫作流程的特殊性，這個工具要可以很好地跟蹤每個素材和主題的狀態(tài)進度，同時成員之間要可以相互協(xié)作和溝通，為此我們引入了 Trello 。 為什么選擇 Trello看板 (Kanban) 一詞起源于日語，看板管理則源自豐田的「及時生產(chǎn)」（JIT，just-in-time）系統(tǒng)，即利用看板在各工序、各車間、各工廠以及與協(xié)作廠之間傳送作業(yè)命令，使各工序都按照看板所傳遞的信息執(zhí)行，以此保證在必需時間制造必需數(shù)量的必需產(chǎn)品，最終達到及時化生產(chǎn)的目的。 Trello 就是一款以看板為核心的項目管理協(xié)作工具。簡便靈活的可視化方式幫助用戶管理自己的項目并組織各種事務，2019 年 10 月它在全世界已經(jīng)擁有了 5000 萬注冊用戶。Trello 以外表簡約的看板風格著稱，雖然功能強大但復雜功能都被收起到恰到好處的位置。同時因為被財大氣粗的 Atlassian 收購所以其基礎功能全部免費，對于大多數(shù)個人或者小團隊而言，免費版本已經(jīng)完全夠用了。  Trello 的主要優(yōu)點如下：
基于 Trello 這些優(yōu)點，我們得以嘗試建立一個不依賴微信群的「小組」，我們希望這種協(xié)作是簡潔且透明的，所有信息都能通過一個簡單的輻射源影響到所有成員，可以調(diào)動大家的積極性和自主性。 在這個外表松散的小組里，看不到斗圖刷屏（但是Trello本身有很多emoji供你表達情緒），看不到家長里短和商業(yè)互吹。打開 Trello 看到的只是誰更新了想法和素材，誰對你的想法和素材感興趣，自己關注的素材有沒有被寫成文章。 Trello 滿足了我們?nèi)笾饕枨螅嚎蓞f(xié)作可跟蹤且簡單純粹。 快速上手如果你有時間，建議拿出半個小時仔細閱讀 看板學習指南 ；如果沒時間只需要瀏覽本文亦可快速上手。如果想查看具體的 Trello 看板使用案例，可以參考 Trello 靈感 。 基本概念Trello 看板有且只有四個關鍵組件，下面這幅圖來自官網(wǎng)，可以很好的進行說明：  A 看板：看板代表一個項目或是一個信息跟蹤的平臺，可以用來組織任務并與他人進行合作。 B 列表：列表可用于創(chuàng)建工作流，列表中的卡片可隨著工作流從開始到完成在列表之間移動，可在看板中添加的列表的數(shù)量沒有限制，并可隨心所欲進行組織。它可以保持卡片 (C) 在進度的各個階段有序組織。 C 卡片：看板的基本單位是卡片。一個卡片可以代表一個任務和觀點?？ㄆ梢允切枰龅氖虑?，如待寫的文章，或者需要記住的事情。只需點擊任何列表底部的「添加卡片」創(chuàng)建新卡片，然后對其進行命名即可。通過點擊卡片可對其進行自定義，以便添加各種實用信息。在列表之間拖放卡片可以展示進度。 D 菜單：在 Trello 看板的右側(cè)是菜單，也就是看板的任務控制中心。該菜單用于管理成員、控制設置、過濾卡片和啟用 Power-Ups 支持的第三方功能。還可以在菜單的動態(tài)訂閱源中查看看板上發(fā)生的所有動態(tài)。 創(chuàng)建團隊看板和卡片創(chuàng)建團隊和看板使用 Trello 創(chuàng)建團隊和看板都可以在頁面右上角的新建完成。 選擇「新建團隊」后可以設置團隊信息并邀請成員。Trello 目前的成員邀請方式是通過郵箱邀請，你可以一次性輸入多個成員郵箱，并且編輯邀請郵件內(nèi)容。（最近有新成員反饋似乎163郵箱在接收邀請和注冊方面有些問題，大家可以留意一下）。  從模板創(chuàng)建看板除了從新建處創(chuàng)建看板之外，Trello 本身為我們提供了各種行業(yè)類型的 模板，可以按照類別查看或者搜索。在模板頁面處可以直接使用。   創(chuàng)建卡片針對「學習素材共享協(xié)作小組」，我們會把所有參加的同學添加到一個團隊中，只要加入這個團隊就可以查看編輯和修改團隊內(nèi)的所有看板內(nèi)容，同時你也可以選擇加入「寫作學習資源共享」這個具體的看板。因此，目前暫時不需要自行創(chuàng)建看板和列表，日常使用最多的操作是創(chuàng)建卡片。接下來介紹創(chuàng)建卡片的若干種方法： 在應用內(nèi)部創(chuàng)建卡片  在列表右上角有三個點，點擊后再選擇「添加卡」即可添加卡片內(nèi)容；在列表最下方點擊「添加另一張卡片」即可直接添加內(nèi)容 Chrome 插件 如果想要分享某一個網(wǎng)頁內(nèi)容，可以在 Chrome 插件中進行快速添加，勾選「附件」網(wǎng)頁地址會作為附件添加，而網(wǎng)頁名則會作為卡片名。  移動端 可以直接在手機客戶端中進行添加或者通過系統(tǒng)分享菜單進行添加。  卡片操作詳情Trello 可能在表面上看起來簡單，但其具有無窮的內(nèi)在功能。每一張卡片在點擊打開后都會進入「卡片背面」，展示具體內(nèi)容。  卡片背面
用 Trello 做什么跟蹤Trello 最常見的使用方法是在項目或流程中進行任務跟蹤。我們的素材分享和寫作也是某種形式的任務跟蹤。在看板中，卡片代表需要完成的任務或等等待處理的素材，列表代表一系列步驟。列表的結(jié)構可以為「收集箱」「進行中」和「已完成」這種簡單的三段式，也可以根據(jù)流程需要更加詳細，卡片在從開始到完成期間則從左向右移動。 協(xié)作協(xié)作是 Trello 的主打功能之一，Trello 的列表和卡片設計非常利于引導人們圍繞正在進行的工作展開討論，當看板中增加一個素材之后，大家可以很方便的跟進交流。下面是幾個具體的操作方法：
存儲Trello 本身不具有太強的云盤屬性，但也可以進行輕量存儲。一些常規(guī)文檔都可以直接拖入附件。另外，有很多第三方應用如 Google Drive、Dropbox 和 OneDrive 等可以通過 Power-Up 于 Trello 進行關聯(lián)，方便組織各種文件。 存檔除了常規(guī)的跟蹤和存儲，我使用 Trello 的一個主要目的就是對日常信息和素材進行存檔。得益于瀏覽器插件和移動端系統(tǒng)層級方便的分享功能，我會把各種渠道看到的學習素材和信息保存到 Trello 中，一方面方便進行后續(xù)處理另一方面也可以在后期進行查找溯源。 提高使用效率快捷鍵Trello 中幾乎所有的操作都可以通過快捷鍵來完成，單擊問號可查看全部快鍵鍵設置。  快捷鍵說明有幾個高頻快捷鍵推薦一定要記住：
搜索當把看板當作素材庫或者用作歸檔使用時，隨著卡片越來越多，后期想要找到卡片最快捷的方式是使用系統(tǒng)提供的快速查找功能。Trello 頁眉中的搜索框內(nèi)支持的搜索粒度非常細，在我看來并不遜色于印象筆記。 常規(guī)查找只需要輸入你想找的關鍵詞，Trello 將顯示與查詢內(nèi)容相關的卡片和看板。此外它還支持很多快捷搜索方式，例如使用  郵件提醒和新建 為了不錯過 Trello 中的更新或者不接收提醒，可以在個人設置中修改郵件提醒的頻率。 其中「定期」是指如果當前的一個小時沒有任何和你相關的提醒則不會收到郵件，和你相關的內(nèi)容會整合為一封郵件中統(tǒng)一顯示。 除了利用郵件接收提醒，還可以通過郵件新建卡片和回復。首先在看板設置中選擇「更多」，找到「郵件到看板設置」。在這里會顯示一個只屬于你自己的郵件地址，發(fā)送到這個郵箱的郵件自動會轉(zhuǎn)換為看板進行保存。其中，電子郵件的主題將成為卡片標題，電子郵件的正文將成為卡片描述，電子郵件中的附件將會作為附件。 免費團隊使用注意事項從官方建議中學習使用方法Trello 為不同類型的團隊提供了個性化的介紹和建議，如果你想要為自己的團隊引入 Trello 不妨先去看看 官方的團隊使用建議。 最近一段時間如果大家都是宅在家里或者需要遠程辦公，其中「在家」和「遠程團隊」可能正是你需要的。 宅家模板遠程團隊模板免費版本無管理員權限Trello 目前有兩種付費模式：Trello Gold（個人版）和 Business Class（企業(yè)版）。其中個人版按年支付每月 3.75 刀，企業(yè)版按年支付每人每月 9.99 刀。以「學習素材共享協(xié)作小組」為例，我們 55 人的小組如果要使用付費版本的話每年需要 6,359.47 刀，這個價格只能讓我說一句打擾了。 企業(yè)版的亮點附加功能如下，其中我個人感覺最實用的就是「管理員功能」。 如果你使用的是免費版團隊，那么所有成員針對團隊看板的操作權限都是相同的。也就是說如果一個新手在沒怎么學習的情況下貿(mào)然上手，很可能出現(xiàn)把整個看板刪除或者所有卡片歸檔的操作，這將是災難性的，因此一定要做好使用前的培訓！ 在「學習素材共享協(xié)作小組」的醒目位置，有如下四個必須遵守的要求。其中最重要的就是不要私自歸檔甚至刪除非自己創(chuàng)建的內(nèi)容，不要修改非自己創(chuàng)建的卡片描述，僅進行評論。 使用要求建立卡片書寫規(guī)范每個人在新建卡片的時候都有自己的習慣，有人喜歡把標題起的很長，有人喜歡把細節(jié)放到評論。在多人使用同一個看板時，如果不建立必要的規(guī)范，會讓整個看板看起來都混亂不堪。 這里還是以我們的「學習素材共享協(xié)作小組」為例，為了規(guī)范大家的新建卡片格式，我們建立了一些規(guī)則，供大家參考。 卡片填寫要求數(shù)據(jù)導出免費版本的看板僅僅支持 json 格式的數(shù)據(jù)導出，雖然市面上有些第三方的插件但是測試下來效果均不理想。 我之前使用過的方案是下載 json 格式文本，再通過一些轉(zhuǎn)換工具將 json 格式轉(zhuǎn)換為 csv 格式進行后續(xù)處理，整體效果也是聊勝于無。 因為最近一段時間開始使用飛書進行協(xié)作，終于找到了一個相對理想的方法：利用飛書精靈中的 Trello 機器人結(jié)合飛書電子表格完成實時同步。如果你也在使用飛書，不妨嘗試一下這種方法。
|
|
|
