這是“弘禾師兄”的第 23 期分享

作者 | 弘禾師兄

來源 | 弘禾師兄（jxbj100)

轉載請聯(lián)系授權 | 微信（jixiabaijia)

當一個公司開始走下坡路的時候，從兩個方面可以看出來，一是嚴控考勤打卡，另一個就是開會太多。

國際知名管理咨詢公司Bain & Company，曾針對美國17家大型公司發(fā)起過一項關于會議的調(diào)研。

調(diào)研結果顯示，這17家公司的雇員中，15%的時間都用在了開會上，高層管理平均每周有2天時間用于開會上。

其中20%的人平均每半小時，至少會發(fā)送3封郵件。

如此頻繁的會議，不僅占用大家的工作時間，也會嚴重影響大家的工作效率。

工作中，很多人被這樣的會議捆綁，甚至感到力不從心，其實你真正討厭的并不是開會本身，而是討厭沒有效果的會議。

無效會議的幾大特點

1、開會沒目標

有的公司老板一聲令下，領導便召集部門員工去會議，在踏進會議室的那一刻，大家都很懵，根本不知道這會議要干啥。

會議過程中，你一言我一語，會議都快結束了，有些人還不清楚本次會議到底要解決的核心問題是什么。

這樣的會議毫無目標，不僅浪費大家的時間，還會讓大家產(chǎn)生厭煩的情緒。

2、開會沒主持

有些公司的會議，沒有設立主持人，對會議的環(huán)節(jié)，人員的發(fā)言都沒有限制和制約，當大家跑題時，也沒有負責人及時將大家拉回到主題，無形中浪費了很多時間，也讓會議效果大打折扣。

3、發(fā)言沒主次

會議組織者把部門的所有人召集到了一起開會，之前并未通知大家開會要討論什么，誰來發(fā)言，結果大家都因為沒有提前做準備。

在老板要求每個人發(fā)言時，要么大家逃避發(fā)言選擇沉默，要么就是發(fā)言就雜亂無章，毫無邏輯。

這無疑是場無效會議，長此以往，還會對大家的積極性產(chǎn)生很大影響。

4、問題說太多

開會的目的是解決問題，但是一場會議討論的問題太多，難免分不清主次。

5、問題沒解決

開會時還有一種常見的現(xiàn)象，就是將會議變成工作匯報，每個部門都是把自己的成果展示出來，并不會提及什么問題，企業(yè)存在的問題，跨部門溝通的問題，業(yè)務存在的問題等。

結果就會導致上次會議的問題還沒有解決，加上這次會議的問題越積越多，陷入一個惡性循環(huán)中。

6、結果沒跟進

會議開的熱火朝天，問題討論的深入淺出，甚至羅列出一大頁紙的問題。

可是會后如何跟進與解決，沒有明確的解決方案，沒有明確的負責人，沒有明確的完成時間節(jié)點。

這樣的會議只是問題的生產(chǎn)會，并不是問題的解決會。

無效會議是企業(yè)管理中一種常見的現(xiàn)象，如果不能在會議中很好的解決問題，那么你的會議多半是無效的會議，不僅浪費時間，還影響大家的工作效率。

因此，如何解決這一現(xiàn)象成為眾多企業(yè)的管理者需要重點考慮的問題。

高效會議的方法

1、 會前準備的5W2H原則

（1）誰（Who）：明確本次會議由什么人參加，所有與這次會議相關的人員都有誰；

（2）討論什么（What）：明確會議討論的內(nèi)容及主題，不必每件事都進行討論，選擇最有價值的部分進行即可；

（3）何時（When）：開會的時間盡量在活動進行之后，立即進行反思與討論；

（4）何地（Where）：選擇離行動越近的時間和地點，有助于開放學習的地方；

（5）多久（How long）：時間盡量不要過長，1小時內(nèi)最好，15分鐘左右最佳，但應使內(nèi)容得到充分的討論。

（6）提前多久通知（How long notice）：開會前要提前通知參會人員，提前多久要看會議的類別而定。

設定會議的形式可以是正式的，也可以是非正式的，但盡量減少學習與行動之間的循環(huán)時間。

會議也不一定非是問題導向，也可以是為了學習而進行的。

2、 會中討論：討論如何進行

（1）明確行動目標是什么？

當初行動時候的目標是什么？當初想達成的結果是什么？結果是否如實達成？是怎樣達成的？

（2）明確過程中發(fā)生了什么？

實施過程中發(fā)生了什么事？為什么會發(fā)生？怎么發(fā)生的？

但是想要真實客觀的重現(xiàn)過去所發(fā)生的事，并不是很容易，人們的推論過程和不同的角度觀點都會造成偏頗，有兩個方法可以有效預防這種情況：

① 按照時間先后順序對事件進行重新梳理；

② 優(yōu)先分析會議參與人員認為關鍵的事件；

（3）經(jīng)驗總結，從過程中學到了什么？

在事件發(fā)生的過程中，我們有哪些收獲？如果再進行此類事件，我們怎么做能做的更好？

（4）將會議所得經(jīng)驗進行轉化

將好的經(jīng)驗進行固化，形成之后做同樣事物標準，將需改進的問題進行優(yōu)化，提出新的解決方法。

（5）下一步的行動

規(guī)劃下一步的行動，考慮接下來該做些什么？哪些是可以直接行動的？分別由哪些人進行跟進？什么時間跟進完成？要有明確的規(guī)劃、負責人和完成的時間節(jié)點。

（6）經(jīng)驗傳遞

將會議梳理出來的知識和經(jīng)驗，分享給需要的其他組織或人，將積累的經(jīng)驗進行傳遞。

3、 會中如何記錄

（1）會議主持

會議要找到一個主持人，提前安排好會議議程，并在會議過程中把控時間和發(fā)言人；

（2）把控時間與順序

提前羅列好開會發(fā)言人的順序與時間；

（3）領導點評

如需，每個人發(fā)言過后，可由領導逐一進行點評；

（4）會議記錄

會議進行過程中，安排專人負責記錄會議紀要，并于會后進行輸出。

4、 會議紀要模板

分享給你一個會議紀要模板，希望對你有幫助。

5、 會后跟進

會后將下一步的工作安排進行實施與跟進，待下次會議時，及時將上次會議的后續(xù)問題進行復盤與總結。

最后的話

頻繁的會議，不僅占用大家的工作時間，也會嚴重影響工作效率，讓會議變得高效，需要掌握以下幾個技能：