「玩轉(zhuǎn)奇妙清單」系列推出以來(lái)，有不少人在微博上私信我各類(lèi)小問(wèn)題，而其中最常被提起的是：「我不知道該創(chuàng)建哪些清單」。這個(gè)問(wèn)題看起來(lái)很簡(jiǎn)單，實(shí)際上，如果深入想一想：

• 一次短暫的旅行必備品需要一個(gè)專(zhuān)門(mén)的清單嗎？

• 清單究竟該細(xì)分到什么程度？

• 清單除了待辦事項(xiàng)，也能對(duì)習(xí)慣養(yǎng)成有幫助嗎？

• ……

今天我們就來(lái)系統(tǒng)地談一談這個(gè)問(wèn)題，究竟在奇妙清單中，有哪些必備的清單和對(duì)應(yīng)的用法。當(dāng)然，這些思路也僅僅只是我個(gè)人的使用經(jīng)驗(yàn)和分享，不同的人對(duì)應(yīng)不同的工作流和生活方式，肯定會(huì)有所差異，僅希望大家能從中汲取有益之處。

基礎(chǔ)清單：根據(jù)自身需要?jiǎng)?chuàng)建

在《玩轉(zhuǎn)奇妙清單（二）：讓你效率飛升的 4 大絕技》和大家提到過(guò)，一共有兩類(lèi)清單。

• 根據(jù)任務(wù)屬性自動(dòng)生成的智能清單：如「全部」、「已完成」、「本周」、「今天」、「星標(biāo)任務(wù)」、「分配給我」這六個(gè)智能清單，這些清單的設(shè)置選項(xiàng)已經(jīng)和大在家「玩轉(zhuǎn)奇妙清單（二）」和大家分享過(guò)了；

• 用戶(hù)自己創(chuàng)建的清單：如初次使用「奇妙清單」時(shí)，會(huì)自動(dòng)推薦你幾個(gè)常用的必備清單，分別是「?jìng)€(gè)人」、「家庭」、「工作」、「旅游」、「想看的電影」、「購(gòu)物清單」。

在第二類(lèi)用戶(hù)自己創(chuàng)建的清單中，除了系統(tǒng)默認(rèn)生成的之外，你還可以根據(jù)自己的實(shí)際需要，創(chuàng)建一些必備清單，如「財(cái)務(wù)」、「想看的書(shū)」、「愿望」、「想入手的 App」等等。

什么時(shí)候該新建清單？

很多時(shí)候，一個(gè)事情可以同時(shí)屬于多個(gè)清單，如外出旅游前需要「兌換外幣」，即可以簡(jiǎn)單放在「?jìng)€(gè)人」清單中，也可以放在「財(cái)務(wù)」清單，或者「旅游」清單。那么，究竟放在哪呢？

很多時(shí)候大家都面臨一個(gè)困惑，使用越久，積累下來(lái)的清單又越來(lái)越多，反復(fù)在清單中切換也十分影響注意力。另一方面，「奇妙清單」至今沒(méi)有提供歸檔清單的功能，這意味著哪怕這個(gè)清單中的所有事項(xiàng)都已經(jīng)完成，只有通過(guò)刪除才能讓它從列表中消失。

其實(shí)，你可以遵循以下這幾個(gè)法則，不僅可以保持清單在一個(gè)合理的數(shù)量上，也能理清自己在使用中的思路：

1. 如果一個(gè)清單會(huì)存在大于三個(gè)月的時(shí)間，再創(chuàng)建它

這個(gè)法則適用于很多地方。例如工作中的項(xiàng)目，如果只是一兩周的小項(xiàng)目，你可以完全堆在「工作」清單中，而沒(méi)有必要大費(fèi)周章，創(chuàng)建一個(gè)全新的清單。同樣的道理，如果你一周前才開(kāi)始準(zhǔn)備雙十一的待購(gòu)品，也沒(méi)有必要專(zhuān)門(mén)為此創(chuàng)建一個(gè)清單，因?yàn)橐恢芎笏褪チ俗饔谩?/p>

除非，你一年 365 天都會(huì)有心地收集自己想在雙十一那天買(mǎi)的東西，那你完全可以創(chuàng)建一個(gè)「雙十一剁手買(mǎi)買(mǎi)買(mǎi)」清單。

2. 如果一個(gè)清單三個(gè)月內(nèi)沒(méi)有新增事項(xiàng)了，刪除它

一個(gè)清單如果三個(gè)月沒(méi)有使用到過(guò)了，意味著很可能它都不是一個(gè)必需的清單。記住，當(dāng)清單減少時(shí)，你的注意力也會(huì)更集中。比較遺憾的是，「奇妙清單」沒(méi)有提供清單歸檔的功能，這意味著一旦刪除，就再也找不到以前完成的事項(xiàng)。

對(duì)于有懷舊情節(jié)的人來(lái)說(shuō)，你可以在刪除清單前，把所有的事項(xiàng)轉(zhuǎn)移出來(lái)，放到相關(guān)的其它清單中。

     

3. 創(chuàng)建一個(gè)清單前，先想想「標(biāo)簽」能不能解決你的問(wèn)題

在「玩轉(zhuǎn)奇妙清單（二）：讓你效率飛升的 4 大絕技」中，已經(jīng)向大家介紹過(guò)「標(biāo)簽」的作用。例如同樣是管理自己的工作，你可以在「工作」清單中建立「bug」、「優(yōu)化」等標(biāo)簽，當(dāng)然也可以完全建立新的清單。

區(qū)別在于，如果這些清單之間本身屬于一個(gè)大的類(lèi)別，而且彼此之間又互相關(guān)聯(lián)，那么其實(shí)「標(biāo)簽」是一個(gè)更好的選擇。因此，在你想要細(xì)分或者拆分某個(gè)大類(lèi)別的清單前，總是先思考一下，如果用「標(biāo)簽」，會(huì)不會(huì)是更好的解決方案。

進(jìn)階清單：用「儀式」來(lái)幫助自己養(yǎng)成習(xí)慣

「儀式 Ritual」實(shí)際上是 GTD 中的一個(gè)概念，簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，就是將自己在一定周期內(nèi)需要重復(fù)的事項(xiàng)，通過(guò)某個(gè)工具來(lái)提醒自己，不斷地強(qiáng)化行為，從而養(yǎng)成相應(yīng)的習(xí)慣。

「奇妙清單」當(dāng)然也可以幫助你完成這個(gè)目標(biāo)。首先，你可以根據(jù)自己的需要，新建如下清單：

• 「每日儀式」：每天都要重復(fù)完成的事情，如早起鍛煉、閱讀、學(xué)習(xí)某項(xiàng)技能等，你也可以進(jìn)一步細(xì)分為「晨間儀式」和「晚間儀式」；

• 「每周儀式」：每周都要重復(fù)完成的事情，如周末健身，看望長(zhǎng)輩，記錄周記等；

• 「每月儀式」：每月都要重復(fù)完成的事情，如信用卡還款，整理收藏夾等。在此基礎(chǔ)上，如果你有需要，當(dāng)然也可以有「每季度儀式」和「每年儀式」，但由于時(shí)間跨度太長(zhǎng)，沒(méi)有必要作為獨(dú)立的清單存在。

在理清自己想要養(yǎng)成的習(xí)慣并建立好對(duì)應(yīng)的儀式清單后，你還需要一些簡(jiǎn)單的設(shè)置。在每個(gè)事項(xiàng)中都有三個(gè)屬性：

• 到期日：這個(gè)事項(xiàng)最遲完成的時(shí)間。你必須設(shè)置一個(gè)到期日后，才可以設(shè)置重復(fù)周期。如果是每日儀式，不妨就設(shè)定在今天；同樣的道理，其它儀式可以設(shè)定在本周末或本月末；

• 重復(fù)：事項(xiàng)重復(fù)出現(xiàn)的周期，按天、按周、按月、按年，接下來(lái)也會(huì)有更多自定義選項(xiàng)，如按工作日。一旦設(shè)立后，當(dāng)完成某一事項(xiàng)時(shí)，它會(huì)重復(fù)出現(xiàn)在清單中，并且到期日自動(dòng)更新為「上一個(gè)到期日 重復(fù)周期」；

• 提醒：你可以設(shè)置在某天的具體幾點(diǎn)幾分提醒你，以督促自己更好地執(zhí)行和完成；

需要注意的是，和 OmniFocus 中的「重復(fù)」不同，在奇妙清單中，你必須先勾選完成某個(gè)事項(xiàng)后，才會(huì)觸發(fā)其重復(fù)機(jī)制。舉例來(lái)說(shuō)，在「每月儀式」清單中有本月 16 號(hào)「信用卡還款」的事項(xiàng)，你只有勾選完成后，它才會(huì)自動(dòng)生成下個(gè)月 16 號(hào)的還款事項(xiàng)，否則，即使到了下個(gè)月 16 號(hào)，也不會(huì)有任何提醒。

     

最高境界的同步：讓清單和你的現(xiàn)實(shí)生活同步

總結(jié)下來(lái)，除了一些常用的必備清單來(lái)管理自己的學(xué)習(xí)、工作和生活外，「奇妙清單」還可以幫助你養(yǎng)成良好的習(xí)慣。然而，這些手段和方法只是「器具」，關(guān)鍵還在于「執(zhí)行」。

在 GTD 中，非常重要的一個(gè)概念就是「回顧」?！富仡櫋挂馕吨惚仨毝ㄆ趯徱曌约涸谇鍐沃械氖马?xiàng)，讓現(xiàn)實(shí)生活和清單保持步調(diào)一致。當(dāng)你發(fā)現(xiàn)兩者不同步時(shí)，你有兩個(gè)選擇：調(diào)整自己，或者調(diào)整清單。

如果清單中的事項(xiàng)長(zhǎng)期無(wú)法完成，累積后越來(lái)越多，你就應(yīng)該果斷地從清單中刪除這些超出自己能力和時(shí)間范圍之外的事情。同樣的道理，如果是你自身的行動(dòng)力問(wèn)題，通過(guò)「回顧」來(lái)更好地警醒自己，提高自身的效率和執(zhí)行力，努力完成清單中的事項(xiàng)。

「奇妙清單」雖然沒(méi)有相應(yīng)的功能，但你依然可以在「每日儀式」或「每周儀式」中建立一個(gè)「回顧」的重復(fù)事項(xiàng)，來(lái)定期做出必要的調(diào)整，讓清單和你的現(xiàn)實(shí)生活同步。