檔案整理就是對零亂的和需要進(jìn)一步條理化的檔案，進(jìn)行分類、組合、排列和編目，以達(dá)到系統(tǒng)化、有序化的過程，它是檔案管理的核心工作之一。

本文是根據(jù)《歸檔文件整理規(guī)則》，可以梳理出一下整理步驟，以下內(nèi)容就是一個(gè)參考，想要告訴，大家不要以為整個(gè)檔案很容易，不下點(diǎn)功夫，也是搞不出來的，如果還是有什么疑問，請和當(dāng)?shù)貦n案部門業(yè)務(wù)指導(dǎo)處聯(lián)系。

第一步：收集

檔案資料的收集，是檔案整理的第一步，在《辦公工作中少不了的檔案知識(shí)——確定保存的范圍》一文中，有說到具體收集范圍的，收集工作是以“以我為主”、“以本級(jí)為主”、“以本機(jī)關(guān)為主”，就把收集的范圍限定在本機(jī)關(guān)形成的文件。

檔案資料的形成都是有跡可循的，所以我們在做收集工作的時(shí)候，可以“按圖索驥”，查看收文本、發(fā)文本、借閱登記本、打印登記本、用印登記本等等進(jìn)行收集。

第二步：組件

歸檔文件一般以每份文件為一件。

但也有特殊情況：一般簡報(bào)、周報(bào)等材料一期為一件；會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議記錄一般一次會(huì)議為一件，會(huì)議記錄一年一本的，一本為一件，具體可以參考：解讀《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T 22—2015） 之“件”的概念，有詳細(xì)說明。

另外還需要注意件內(nèi)順序：

有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單在前，收文在后；正本在前，發(fā)文稿紙和定稿在后。

第三步：分類

歸檔文件一般采用年度—機(jī)構(gòu)（問題）—保管期限、年度—保管期限—機(jī)構(gòu)（問題）等方法進(jìn)行三級(jí)分類。

檔案資料的分類，在我的理解中，就是說對同一份對一份檔案文件材料同時(shí)采用年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）三種分類方法進(jìn)行價(jià)值判斷，然后把相同的年度、相同保管期限、以及相同機(jī)構(gòu)（問題）的文件材料集中排放在一起。

分類說起來很簡單，但實(shí)際操作起來，是最困擾大家的地方，需要對年度分類法、機(jī)構(gòu)分類法、問題分類法，以及如何劃分保管期限有一定的認(rèn)識(shí)，才能對一份檔案資料做出合理的判斷。

第四步：排列　

最低一級(jí)類目采用組織機(jī)構(gòu)分類法分類的歸檔文件，可依據(jù)編制部門下發(fā)的編制文件中的內(nèi)設(shè)組織機(jī)構(gòu)次序或機(jī)關(guān)習(xí)慣次序進(jìn)行排列。一般是綜合性部門在前，業(yè)務(wù)性部門在后。

最低一級(jí)類目中采用問題分類法分類的歸檔文件，可按照分類方案所編排的問題順序排列。一般黨群工作類在前，行政管理類、業(yè)務(wù)工作類在后；綜合類在前，專題類在后。

按時(shí)間結(jié)合事由排列。同一事由中的文件，按文件形成先后順序排列。會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列。

注意:不過分強(qiáng)調(diào)事由原則，放棄重要性程度標(biāo)準(zhǔn)。

第五步：編件號(hào)

按照不同保管期限的檔案資料不得混裝，就可以理解永久、定期30年、定期10年三種不同保管期限的歸檔文件是要進(jìn)不同的庫房。

所以每年的不同保管期限的第一件每年都從“0001”開始編制，形成的目錄分別裝訂成冊。

第六步：編頁碼

歸檔文件以件為單位編制頁碼。頁碼應(yīng)逐頁編制標(biāo)注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。文件材料已印制成冊并編有頁碼的；擬編制頁碼與文件原有頁碼相同的，可以保持原有頁碼不變。

第七步：填寫歸檔章

歸檔章是檔號(hào)在紙質(zhì)歸檔文件材料中的具體體現(xiàn)，應(yīng)該蓋在文件首頁上方空白位置，統(tǒng)計(jì)報(bào)表等橫式文件，在文件右側(cè)居中位置加蓋歸檔章。

歸檔章填寫要用漢字書寫要規(guī)范、準(zhǔn)確。

第八步：填寫備考表并裝盒

將歸檔文件按順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒盒脊及備考表項(xiàng)目。

注意：不同年度的歸檔文件不得裝在同一檔案盒內(nèi)；不同保管期限的歸檔文件不得裝在同一盒內(nèi)。

第九步：編目　

根據(jù)《浉河區(qū)檔案局關(guān)于統(tǒng)一機(jī)關(guān)檔案室數(shù)字化檔案目錄模板的通知》（浉檔發(fā)〔2015〕20號(hào)），對裝盒的歸檔文件進(jìn)行逐條錄入，目錄統(tǒng)一為excel表格，即（.xls）格式。著錄項(xiàng)有全宗號(hào)、全宗單位、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）、年度、盒號(hào)、件號(hào)、文號(hào)、題名、責(zé)任者、成文日期、頁數(shù)、檔號(hào)、密級(jí)、備注等內(nèi)容。

歸檔文件目錄除保存電子版本外，還應(yīng)打印裝訂成冊。裝訂成冊的歸檔文件目錄，應(yīng)編制封面。

第十步：數(shù)字化掃描

掃描前，去掉資料中所有金屬物，如訂書針、大頭針和回形針等，保持資料的整齊，不能出現(xiàn)資料內(nèi)容混亂、頁面折皺不平、漏頁、倒頁的現(xiàn)象。

掃描形成文件保存為多頁P(yáng)DF格式，文件命名為檔號(hào)，即全宗號(hào)-檔案門類代碼·年度-保管期限-機(jī)構(gòu)（問題）代碼-件號(hào)。

描完成后，把目錄和掃描件移交區(qū)檔案館進(jìn)行轉(zhuǎn)換，轉(zhuǎn)換后形成的《歸檔文件目錄》裝盒，并及時(shí)完成檔案數(shù)據(jù)的備份工作。

第十一步：裝訂

歸檔文件以“件”為單位逐件進(jìn)行裝訂。屬永久和30年保管期限的，根據(jù)文件的厚薄，文件頁數(shù)較少時(shí)，采用直角裝訂或縫紉機(jī)軋邊裝訂；文件頁數(shù)較多時(shí)，采用“三孔一線”左側(cè)裝訂。定期10年期限檔案的可用訂書機(jī)裝訂。

第十二步：入庫排架

將檔案盒按保管期限和盒號(hào)先后次序依次放入檔案柜內(nèi)。排列順序：自上而下，自左自右。

至此，對檔案文件材料的整理算是基本完成，但并不是說，完成檔案整理就是完成當(dāng)年度的檔案管理工作。