企業(yè)如何建立健全緊急采購內(nèi)控機制

昵稱22551567 2020-03-14

展開全文

來源｜風控在線

這段時間為快速有效地采購防疫物資抗擊新冠病毒，財政部要求“各采購單位應(yīng)當建立健全緊急采購內(nèi)控機制”，并明確了疫情防控期間實行采購便利化的“綠色通道”，全國各地財政部門也相應(yīng)出臺了適用緊急采購的便利化采購政策。

關(guān)于緊急采購問題，《政府采購法》第八十五條明確規(guī)定“對因嚴重自然災(zāi)害和其他不可抗力事件所實施的緊急采購和涉及國家安全和秘密的采購，不適用本法。”不適用《政府采購法》，就意味著不用執(zhí)行《政府采購法》規(guī)定的方式和程序。由于采購所使用的是財政性資金，雖然是緊急采購，但為了確保資金的安全，同時保證資金能發(fā)揮最大最好的效益和采購的質(zhì)量效率，財政部要求“各采購單位應(yīng)當建立健全緊急采購內(nèi)控機制”。

這里，有兩個問題需要注意：

緊急采購與緊急情況的區(qū)別

按照《政府采購法》的規(guī)定，各級國家機關(guān)、事業(yè)單位和團體組織，使用財政性資金采購依法制定的集中采購目錄以內(nèi)的或者采購限額標準以上的貨物、工程和服務(wù)，都適用本法，都要嚴格執(zhí)行本法規(guī)定的方式和程序以及其他方面的要求。但是，在發(fā)生嚴重自然災(zāi)害和其他不可抗力事件時，比如發(fā)生地震、水災(zāi)、火災(zāi)、山體滑坡、房屋倒塌、嚴重疫情、戰(zhàn)爭等，如果仍然按照規(guī)定的方式和程序進行采購，就無法滿足實際需要。因此，《政府采購法》對此作出了第八十五條的例外規(guī)定。

因嚴重自然災(zāi)害和其他不可抗力事件所實施的緊急采購，與因發(fā)生不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購所實施的單一來源采購，有著本質(zhì)的區(qū)別。

《政府采購法》第三十一條所說的“緊急情況”，其實施基礎(chǔ)是發(fā)生了不可預(yù)見但還未達到不能逆轉(zhuǎn)也無法克服的緊急情況，采購人在采購時與供應(yīng)商應(yīng)當遵循本法規(guī)定的原則，在保證采購項目質(zhì)量和雙方商定合理價格的基礎(chǔ)上進行采購。

而《政府采購法》第八十五規(guī)定的“對因嚴重自然災(zāi)害和其他不可抗力事件所實施的緊急采購……，不適用本法?！逼鋵嵤┗A(chǔ)是發(fā)生了不能預(yù)見、不能逆轉(zhuǎn)也無法克服的嚴重自然災(zāi)害和其他不可抗力事件，采購人在采購時不按照本法的規(guī)定執(zhí)行。

如何建立健全緊急采購內(nèi)控機制

要求采購人建立政府采購內(nèi)部管理制度，這在《政府采購法實施條例》第十一條已經(jīng)明確。那么，在實行緊急采購狀態(tài)下，要求“各采購單位應(yīng)當建立健全緊急采購內(nèi)控機制”，與常態(tài)情況下的“政府采購內(nèi)部管理制度”有什么聯(lián)系與區(qū)別？

筆者認為，兩者最大的聯(lián)系是同屬于規(guī)范采購行為的制度，在采購單位內(nèi)部管理流程上基本是一致的，或者說是基本相同的。

兩者的區(qū)別主要在：

一是前者屬于緊急采購，不適用《政府采購法》，因此，不屬于政府采購規(guī)范范圍，其采購項目也不屬于政府采購項目。而后者明確是政府采購內(nèi)部管理制度，規(guī)范的是政府采購行為，自然而然，其規(guī)范的采購項目也就是政府采購項目。

二是緊急采購由于時間緊急，常態(tài)下的內(nèi)部管理流程已不適用，需要簡化、優(yōu)化審核審批流程，減少不必要的繁文縟節(jié)，明確辦結(jié)時間和責任，確保在最短時間內(nèi)完成內(nèi)部審核審批流程，快速實施采購。因此，緊急采購內(nèi)控機制與政府采購內(nèi)部管理制度相比，內(nèi)容會更簡潔、流程會更簡化。

三是緊急采購?fù)ǔＪ侵安]有預(yù)算安排，而是遇到緊急情況下才追加預(yù)算實施采購。而常態(tài)下的政府采購是需要提前編制政府采購預(yù)算的，并嚴格按照批準的預(yù)算執(zhí)行。這也是兩者比較大的區(qū)別之一。

要進行緊急采購，首先就要解決采購資金問題，通常會在有關(guān)部門的緊急協(xié)調(diào)下，按照“特事特辦”的原則快速得到解決。

緊急采購內(nèi)控機制主要包括但不限于以下內(nèi)容：

一是采購單位成立相關(guān)機構(gòu)（如領(lǐng)導(dǎo)小組或辦公室）。負責緊急狀態(tài)下一切組織領(lǐng)導(dǎo)工作，包括緊急動員和宣傳、醫(yī)療救治、物資保障（包括救援物資、生活物資及緊急采購等）、督查等工作，明確分工和各自職責，責任落實到人。

二是建立健全相關(guān)制度，明確紀律，規(guī)范行為。包括要建立健全緊急狀態(tài)下的采購內(nèi)部管理制度。有科學(xué)的制度、明確的職責、嚴明的紀律，才能確保在緊急事件發(fā)生時做到忙而不亂、忙而有序，快速響應(yīng)并妥善解決。

緊急狀態(tài)下的采購內(nèi)部管理制度內(nèi)容包括但不限于：

第一，建立實施緊急采購的決策機構(gòu)、負責采購的主體機構(gòu)及配合機構(gòu)。一是要明確采購的最終決策機構(gòu)是單位哪一層次的領(lǐng)導(dǎo)（如主要負責人）或組織（如單位黨組黨委）、或會議（如單位辦公會、黨組會等）。當具體負責采購的部門提出采購事項和采購需求時，需要報單位最終決策機構(gòu)決策。二是要明確具體負責采購的責任單位、配合采購的責任單位，明確各自職責、要求。可以平戰(zhàn)結(jié)合使用。

第二，確定采購品目名稱、規(guī)格、數(shù)量等采購需求。要明確確定采購需求的責任單位和配合單位?？梢云綉?zhàn)結(jié)合使用。

第三，根據(jù)采購需求申請調(diào)整預(yù)算或追加預(yù)算。在實際工作中，遇到突發(fā)事項需要緊急采購時，往往是先通過調(diào)整單位原有預(yù)算實施緊急采購的，后才是申請追加預(yù)算安排。要明確這項工作的責任單位和配合單位。

第四，明確采購的各流程環(huán)節(jié)（提出采購需求-調(diào)整或申請采購預(yù)算-提出采購方式和程序-最終決策層決策-實施采購-簽訂合同-履約驗收-資金支付等環(huán)節(jié)）、時間節(jié)點、內(nèi)控要求等。可以平戰(zhàn)結(jié)合使用，但對緊急采購的流程環(huán)節(jié)要再簡化、時間節(jié)點更短、內(nèi)控要求更嚴格。

緊急采購涉及物資保障和生活物資保障的，還需要建立健全物資發(fā)放管理制度，確保物資采購回來后及時、精準發(fā)放到位，把災(zāi)害造成的損失減少到最小程度。

作者：黃鋼平

轉(zhuǎn)自：政府采購信息報