為什么努力了卻看不到進(jìn)步？為什么投入了時(shí)間卻得不到等量的回報(bào)？類(lèi)似的問(wèn)題還有很多，但其實(shí)都是在問(wèn)：工作效率是什么以及如何提升。帶著這樣的問(wèn)題，看看這篇文章，或許能找到答案。

今天分享的內(nèi)容是給身在職場(chǎng)的小伙伴看的，提高工作效率這件事不是一個(gè)一目了然的結(jié)果，跟“性格”這種東西類(lèi)似，對(duì)個(gè)人和對(duì)周?chē)沫h(huán)境是長(zhǎng)期互相影響的。

工作效率高的人，一般在職場(chǎng)都是骨干力量、或是技術(shù)人才，或是管理者，很多小伙伴可能會(huì)困惱，自己明明吃苦耐勞，勤奮聽(tīng)話，努力看書(shū)，為什么始終看不到太大的進(jìn)步。

建議大家坐下來(lái)，給自己一個(gè)下午的時(shí)間，好好反思和整理自己的工作方式方法，是否真的“效率高”。

01 該怎么定義工作效率高

• 執(zhí)行的速度快不等于工作效率高；

• 專業(yè)技術(shù)好不等于工作效率高；

• 事事親力親為也不等于工作效率高；

工作效率是一個(gè)綜合評(píng)定結(jié)果，也是受綜合因素影響的，所有的影響因素都可歸結(jié)為三類(lèi)，分別是產(chǎn)出成果、有效的時(shí)間、可接受的成本。

工作效率= 產(chǎn)出成果/有效的時(shí)間*可接受的成本

工作效率的達(dá)標(biāo)可以表示為，在有效的時(shí)間范圍內(nèi)，投入可接受的成本，獲得預(yù)期的成果。

如果用一個(gè)達(dá)標(biāo)作為臨界點(diǎn)，超過(guò)臨界點(diǎn)還能稱為效率高，比如成果超出預(yù)期，一般被評(píng)價(jià)為水平高，技術(shù)大牛；如果有效時(shí)間軸內(nèi)使用的時(shí)間短，一般為評(píng)價(jià)為麻利，動(dòng)作快，如果動(dòng)用的資源少，完成的快，目標(biāo)又達(dá)到或超過(guò)預(yù)期，一般會(huì)被豎起大拇指，“干的漂亮，又快又好”。

嚴(yán)格的說(shuō)，臨界點(diǎn)以下不能用效率低來(lái)表示，而應(yīng)該叫任務(wù)失敗。

02 兩個(gè)原則、三個(gè)步驟提高工作效率

1. 明確目標(biāo)，確定方向，是講效率的前提

不知道最終該交付什么，最后十有八九是廢了九牛二虎之力結(jié)果發(fā)現(xiàn)南轅北轍。

明確目標(biāo)確定方向，第一件要做的是：確定關(guān)鍵要素和優(yōu)先級(jí)，簡(jiǎn)單說(shuō)，是成果優(yōu)先還是時(shí)間優(yōu)先。

（一）成果優(yōu)先

成果優(yōu)先，就是交付的結(jié)果必須是固定的，比如產(chǎn)品定義后做技術(shù)架構(gòu)，技術(shù)架構(gòu)必須服務(wù)于產(chǎn)品，必須滿足產(chǎn)品的應(yīng)用場(chǎng)景和商業(yè)模式，這時(shí)候交付成果是有明確標(biāo)準(zhǔn)的，所以先明確設(shè)計(jì)依據(jù)是關(guān)鍵，否則極有可能不知從何下手或者多次修改方案仍無(wú)法通過(guò)，修改的次數(shù)多了，可能自己就會(huì)被評(píng)價(jià)為無(wú)法勝任。

（二）時(shí)間優(yōu)先

時(shí)間優(yōu)先，往往交付成果不是唯一的，而必須在某個(gè)特定的時(shí)間點(diǎn)前大成某種“效果”，比如你的甲方，在某個(gè)特定的時(shí)間參加重要的行業(yè)峰會(huì)或進(jìn)行項(xiàng)目匯報(bào)，你需要支持他完成匯報(bào)，這時(shí)候時(shí)間優(yōu)先，不管提供哪種方案，第一要?jiǎng)t就是對(duì)時(shí)間的可控性，這時(shí)候完成就比完美重要一百倍。

確定關(guān)鍵要素和優(yōu)先級(jí)后，就明確了一項(xiàng)任務(wù)的目標(biāo)。

目標(biāo)對(duì)了，才有講效率的前提條件。

2. 計(jì)劃是提高工作效率的基礎(chǔ)

做計(jì)劃的方法有很多，建議大家靈活運(yùn)動(dòng)“SMART原則”。

SMART原則本來(lái)是為了企業(yè)管理者更好的考核員工制定績(jī)效目標(biāo)時(shí)的參考原則，但其無(wú)論在個(gè)人制定計(jì)劃或是制定團(tuán)隊(duì)協(xié)作任務(wù)計(jì)劃時(shí)，強(qiáng)烈建議參考學(xué)習(xí)。

先看一下每個(gè)字母的代表意義：

• S 代表具體(Specific)，指績(jī)效考核要切中特定的工作指標(biāo)，不能籠統(tǒng)；

• M 代表可度量(Measurable)，指績(jī)效指標(biāo)是數(shù)量化或者行為化的，驗(yàn)證這些績(jī)效指標(biāo)的數(shù)據(jù)或者信息是可以獲得的；

• A 代表可實(shí)現(xiàn)(Attainable)，指績(jī)效指標(biāo)在付出努力的情況下可以實(shí)現(xiàn)，避免設(shè)立過(guò)高或過(guò)低的目標(biāo)；

• R 代表相關(guān)性(Relevant），指績(jī)效指標(biāo)是與工作的其它目標(biāo)是相關(guān)聯(lián)的；績(jī)效指標(biāo)是與本職工作相關(guān)聯(lián)的；

• T 代表有時(shí)限(Time-bound)，注重完成績(jī)效指標(biāo)的特定期限。

考慮到大多數(shù)的工作任務(wù)其復(fù)雜度并不高，這里建議重點(diǎn)關(guān)注S、M、T三個(gè)原則。

S的簡(jiǎn)單用法：

S指描述成具體目標(biāo)，在做任務(wù)拆分時(shí)，拆分成一個(gè)個(gè)可獨(dú)立驗(yàn)收的過(guò)程產(chǎn)物，如果最終交付物是S_0，則S₀₌S₁₊S_2+……S_n。

簡(jiǎn)單的驗(yàn)證方法方法就是你可以分別用一句話說(shuō)清楚S₁到S_n是什么。

M的簡(jiǎn)單方法：

一般來(lái)說(shuō)，這些子任務(wù)是相互關(guān)聯(lián)的，任務(wù)之間有前置關(guān)系。

如果可以，最好讓下游參與制定上游交付結(jié)果的評(píng)價(jià)指標(biāo)，比如定義什么是完成，不要自己直接決定，讓下游參與制定，同時(shí)完成了任務(wù)下達(dá)，且完成了下游監(jiān)督上游進(jìn)度，實(shí)現(xiàn)了整個(gè)任務(wù)鏈條部分或全部環(huán)節(jié)的自運(yùn)轉(zhuǎn)。

T也是關(guān)鍵：

沒(méi)有完成時(shí)間的任務(wù)，等于沒(méi)有下發(fā)的任務(wù)，推薦大家反復(fù)使用5W2H法則。

5W2H分析法又叫七問(wèn)分析法，是二戰(zhàn)中美國(guó)陸軍兵器修理部首創(chuàng).對(duì)決策和執(zhí)行非常有幫助，但對(duì)大多數(shù)人來(lái)說(shuō)，最大的價(jià)值在于彌補(bǔ)考慮問(wèn)題時(shí)的疏漏。

• 每一個(gè)時(shí)間節(jié)點(diǎn)是什么？為什么是這個(gè)時(shí)間節(jié)點(diǎn)？

• 哪些情況、哪些人可能會(huì)影響時(shí)間節(jié)點(diǎn)？

• Plan B是什么？

• ……

通過(guò)對(duì)一系列問(wèn)題的自問(wèn)自答，計(jì)劃的疏漏會(huì)少很多。

不管這項(xiàng)工作任務(wù)是自己獨(dú)立完成還是多人協(xié)作完成，制定了合適的執(zhí)行計(jì)劃，就有了行動(dòng)路線圖。

3. 執(zhí)行和控制是提高工作效率的關(guān)鍵

知道要什么，知道怎么做，還只是看似很完美的幻想，

有多少人想要瘦到90斤，制定好了健身計(jì)劃，每天跑3公里，每周兩次力量訓(xùn)練，三餐應(yīng)該如何吃，制定了完全有能力做到的詳細(xì)減脂健身計(jì)劃，可最后成功的多少？

所以關(guān)鍵的關(guān)鍵的關(guān)鍵是執(zhí)行！

真正的成功是在目標(biāo)達(dá)成前保證一直執(zhí)行，一直一直執(zhí)行到底！

比如今天決定減肥，雖然還沒(méi)有確定長(zhǎng)期的階段目標(biāo)，至少?gòu)拿髟缗芤淮尾介_(kāi)始。

所以自律這件事情，早訓(xùn)練早受益。工作中有外驅(qū)立驅(qū)使你行動(dòng)，如果沒(méi)有，要想高效，就必要靠自律，靠自驅(qū)力來(lái)驅(qū)使。

交付結(jié)果的控制：

前面提到，分解任務(wù)時(shí)，讓上下游形成互驅(qū)動(dòng)，互控制的方式，這是一種相對(duì)來(lái)說(shuō)更省力的方式，我在處理工作任務(wù)時(shí)，一般會(huì)直接管理最后的交付者，如果任務(wù)很重要，會(huì)同時(shí)管理其中關(guān)鍵的任務(wù)完成人。

節(jié)奏或過(guò)程的控制：

過(guò)程推動(dòng)一般是采用工作會(huì)議的方式，工作會(huì)議也要遵循會(huì)議目標(biāo)明確，任務(wù)責(zé)任人明確，時(shí)間節(jié)點(diǎn)明確的smrat原則，如果不加以控制，會(huì)議就會(huì)變成冗長(zhǎng)的，無(wú)法起到推動(dòng)效果的烏合大會(huì)

結(jié)語(yǔ)

提高效率的本質(zhì)在于重塑思維體系，即重塑自己思考問(wèn)題和自我管理的邏輯，這是一個(gè)可馬上行動(dòng)，但需要長(zhǎng)期訓(xùn)練且會(huì)收益終身的事情。

#專欄作家#

作者：文刀不愛(ài)叨 ，公眾號(hào)：Donkey與Monkey。7年產(chǎn)品經(jīng)理經(jīng)驗(yàn)；5年團(tuán)隊(duì)管理經(jīng)驗(yàn)；專注“互聯(lián)網(wǎng)+教育”產(chǎn)品。

本文由 @文刀不愛(ài)叨 原創(chuàng)發(fā)布于人人都是產(chǎn)品經(jīng)理。

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