企業(yè)作為盈利性的經(jīng)濟組織，企業(yè)的經(jīng)營活動是通過一系列合同建立、履行來體現(xiàn)的。合同不僅僅是企業(yè)開展對外經(jīng)營活動的重要聯(lián)系紐帶，同時也是企業(yè)取得經(jīng)濟效益的重要保障。因此，在企業(yè)的經(jīng)營管理工作之中合同管理是非常重要的內(nèi)容。企業(yè)的合同管理包括的內(nèi)容非常廣泛，涉及的人與機構也很多，在企業(yè)合同的每一個環(huán)節(jié)都存在著風險。企業(yè)的合同風險種類多樣，面對這些風險需要采取積極合理的措施來盡可能的避免合同風險帶來的損失，而這也是企業(yè)合同管理軟件的核心工作內(nèi)容。

（一）統(tǒng)一企業(yè)合同檔案的歸檔范圍和分類方法

合同檔案的分類整理說白了就是合同的分類整理，以項目建設企業(yè)為例，合同可以分為勘察、設計、設備采購、建安施工和監(jiān)理等，在合同檔案的歸檔管理工作中，可以根據(jù)不同的合同種類，將合同歸檔分為勘察、設計、采購、建安工程、監(jiān)理、技術服務和其他等。再將合同文件按照合同前期準備文件、合同簽訂文件、合同執(zhí)行文件分成三個類型。

另外，檔案整理工作需要提高信息化水平，利用現(xiàn)代化的數(shù)據(jù)庫及信息索引技術可以使工作效率得到明顯提升。而信息化的前提就是統(tǒng)一合同文本格式、合同編碼原則和附件清單內(nèi)容等信息。

（二）明確企業(yè)合同檔案的責任人和責任部門

根據(jù)《企業(yè)檔案工作規(guī)范》中的規(guī)定，本項目負責人和企業(yè)內(nèi)負責本項目的各承辦或職能部門，有責任保證本項目或部門里的合同歸檔文件的完整性和系統(tǒng)性；項目文件形成者和企業(yè)內(nèi)負責本項目的各承辦或職能部門，應負責收集合同文件，并對合同文件的完整性、準確性和成果質(zhì)量負責；需要歸檔的合同文件由檔案室專職人員、承辦合同部門人員，同時負責整理和收集，并對其整理質(zhì)量負責。

合同歸檔管理工作的好壞直接影響企業(yè)未來的發(fā)展，企業(yè)領導應重視合同檔案管理工作，制定切實可行的追責制度，將合同檔案管理職責明確到部門及崗位職責上去，明確獎懲制度，對于出現(xiàn)問題的部門及個人予以適當?shù)膽土P，對于業(yè)績優(yōu)秀的人員應予以嘉獎，以此來調(diào)動員工的主觀積極性，培養(yǎng)更多熱愛檔案事業(yè)的年輕人。

（三）加強合同歸檔管理人員專業(yè)技能培訓

企業(yè)管理人員應該定期給合同歸檔管理人員提供培訓，逐步完善員工的法律知識和合同管理知識，提高員工業(yè)務綜合水平。要求員工定期匯報工作情況，保證領導能夠及時發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中存在的問題和隱患，提早解決。同時將績效管理制度引入合同檔案管理工作中，與獎金、晉級評定掛鉤，加強合同管理人員的崗位責任心和自信心，增強員工主觀能動性。此外，企業(yè)的合同歸檔管理人員應盡可能保持固定，培養(yǎng)專業(yè)人員，這樣能保證合同檔案歸檔工作的連續(xù)性。

隨著我國經(jīng)濟水平的快速提高，為企業(yè)的發(fā)展提供了巨大的空間，使得合同管理軟件風險防控在企業(yè)的管理中變得越來越重要。雖然近年來，各個企業(yè)在合同管理中取得了巨大的成效，有效的預防了各種風險的發(fā)生，但是也仍然需要進一步的改進，而合同管理系統(tǒng)的開發(fā)與運行無疑為企業(yè)合同管理與風險防控提供了巨大的支持，有效地促進了企業(yè)的發(fā)展。此外，合同管理系統(tǒng)還需要與其他的一些措施一起配合才可以更好的發(fā)揮出效果。