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Visio是Office軟件系列中的負責繪制流程圖和示意圖的軟件，創(chuàng)建具有專業(yè)外觀的Visio圖表，以便用戶更好地理解和分析。

企業(yè)管理中，業(yè)務流程在不同部門間流轉，涉及提出、審核、審批、執(zhí)行和備案等環(huán)節(jié)，大多數(shù)用戶都是用手動繪制的方法，費時費力。今天我會展示Visio的 數(shù)據(jù)可視化工具模板，能根據(jù)Excel數(shù)據(jù)自動生成Visio跨職能流程圖。

Visio 還支持 Visio 圖表和 Excel 工作簿間的雙向同步。不僅可以通過編輯 Excel 中的數(shù)據(jù)并刷新 Visio 中的圖表來創(chuàng)建流程圖，還可以對 Visio 圖表進行更改，然后更新圖表中的 Excel 數(shù)據(jù)。

目前使用數(shù)據(jù)可視化工具模板的功能僅適用于微軟的Visio 計劃 2 ,具體可以查看

https://products./zh-cn/visio/flowchart-software

本文展示所用軟件版本：Office 365，Visio軟件更新至2019年10月。

1 手工繪制流程圖

在Visio中，選擇“基本流程圖形狀”

將對應形狀拖動到畫布中，鼠標移到圖形上，上下左右各自出現(xiàn)箭頭，單擊可以增加新的形狀，并且連接線自動生成。

跨職能流程圖也是用拖拽方法，添加“泳道”和“階段”。

2 Excel數(shù)據(jù)自動生成流程圖

如果你有Excel表格記錄流程對應的信息數(shù)據(jù)，可以使用數(shù)據(jù)可視化工具模板，自動創(chuàng)建詳細精美的 Visio 流程圖。還支持 Visio 圖表和 Excel 工作簿間的雙向同步。

1、數(shù)據(jù)準備

準備好記錄流程信息的數(shù)據(jù)表格，藍色字段是跨職能流程圖必須字段。

2、選擇模板

在Visio的模板庫中選擇數(shù)據(jù)可視化模板，可以選擇 '基本流程圖-數(shù)據(jù)可視化工具'、'跨職能流程圖-數(shù)據(jù)可視化工具' 或 '審核圖表-數(shù)據(jù)可視化工具'。

3、完成向導

根據(jù)“從數(shù)據(jù)創(chuàng)建關系圖”向導，依次選擇對應字段名稱。

向導1-連接Excel文件

向導2-設置泳道和階段字段

向導3-設置步驟ID、描述和形狀字段

向導4-選擇形狀

向導5-設置流程銜接字段

最后可以自動生成如下跨職能流程圖。

4、添加圖標

可以添加其他字段到流程圖上，用圖標集顯示每個步驟對應的狀態(tài)。

選擇“數(shù)據(jù)圖形”樣式，通過“配置”實現(xiàn)自定義顯示。

添加圖標效果的跨職能流程圖如下。

5、數(shù)據(jù)更新。

如果Excel數(shù)據(jù)更新，在 Visio 中，單擊圖表容器，以啟用功能區(qū)中的“數(shù)據(jù)工具設計”選項卡，然后選擇“刷新圖表”。

操作動圖如下

不僅可以通過編輯 Excel 中的數(shù)據(jù)并刷新 Visio 中的圖表來創(chuàng)建流程圖，還可以對 Visio 圖表進行更改，選擇“更新源數(shù)據(jù)”，自動更新圖表中的 Excel 數(shù)據(jù)。如果 Excel 工作簿位于計算機或網(wǎng)絡文件服務器中，請務必將其保存和關閉。
所以，Visio和Excel聯(lián)姻，就是將形狀和數(shù)據(jù)很好地結合起來，是不是更方便！特別適合處理大量業(yè)務流程的伙伴們。

王忠超

Office實戰(zhàn)培訓師/企業(yè)管理咨詢師

微軟(中國)員工技能提升項目特聘講師

長江商學院2012年MBA班特聘講師

北大縱橫管理咨詢公司 合伙人