上周二，設(shè)計(jì)師阿亮工作十分忙碌。除了日常瑣事，他接到了額外兩項(xiàng)重要工作：

制作一個(gè)簡(jiǎn)單的宣傳海報(bào)

完成上周設(shè)計(jì)方案的復(fù)盤(pán)報(bào)告

這兩項(xiàng)工作都得當(dāng)天完成，時(shí)間挺緊張。不過(guò)按照阿亮的正常工作效率，大概5個(gè)小時(shí)左右就能完成。

但萬(wàn)萬(wàn)沒(méi)想到的是，阿亮忙到晚上十點(diǎn)，也沒(méi)有完成其中一項(xiàng)。

原因是，阿亮為了更快地完成工作任務(wù)，他將制作海報(bào)、寫(xiě)報(bào)告和日?，嵤逻@三件事頻繁切換，交替地進(jìn)行。也就是：

海報(bào)制作1小時(shí)——寫(xiě)報(bào)告1小時(shí)——日?，嵤?小時(shí)——海報(bào)制作1小時(shí)——寫(xiě)報(bào)告1小時(shí)——日?，嵤?小時(shí)……

如此頻繁地切換工作，非但沒(méi)有提高阿亮的工作效率，反而延長(zhǎng)了完成的時(shí)間。

阿亮的工作效率之所以會(huì)降低，主要是因?yàn)樗嗳蝿?wù)頻繁切換，造成“注意力殘留”的結(jié)果。

01

注意力殘留：多項(xiàng)工作頻繁切換，會(huì)拖垮工作效率

大家可能聽(tīng)得比較多的是“注意力分散”，很少聽(tīng)到“注意力殘留”一詞。

那么，這個(gè)“注意力殘留”到底是什么意思呢？

明尼蘇達(dá)大學(xué)商業(yè)學(xué)索菲勒魯瓦教授在《為什么完成工作那么難?》中解釋到：

注意力殘留，是指當(dāng)人從任務(wù)1切換到任務(wù)2時(shí)，注意力無(wú)法完全被轉(zhuǎn)移，部分注意力會(huì)殘留在原始的任務(wù)中。

注意力的殘留量越大，進(jìn)行下一項(xiàng)任務(wù)的狀態(tài)就會(huì)越糟糕。因?yàn)榍袚Q任務(wù)會(huì)消耗大量的心力和時(shí)間，不停被切斷的注意力想要再次集中，就會(huì)變得很難。

大量的時(shí)間和精力都耗費(fèi)在切換任務(wù)的過(guò)程上，整體工作效率當(dāng)然就會(huì)變得越來(lái)越低。

拿設(shè)計(jì)師阿亮的例子來(lái)說(shuō)，他在制作海報(bào)和寫(xiě)報(bào)告之間頻繁切換，以此更新每項(xiàng)工作的進(jìn)度。

按照正常工作速度，5個(gè)小時(shí)他能完成工作，但由于大量時(shí)間和精力耗在切換的過(guò)程上，持續(xù)地自我干擾，給他造成明顯的效能損耗，無(wú)法集中注意力工作，這正是阿亮工作效率降低的原因。

為了趕時(shí)間，我們時(shí)常頻繁切換任務(wù)，以為這樣能提高工作效率，但事實(shí)上會(huì)引發(fā)注意力殘留，造成效能耗損。大量時(shí)間和心力耗費(fèi)在無(wú)價(jià)值的事情上，導(dǎo)致工作效率降低。

那么，注意力殘留是如何降低我們工作效率的？

02

注意力殘留，是如何降低工作效率的？

多任務(wù)頻繁切換，會(huì)將部分注意力轉(zhuǎn)移到一些無(wú)價(jià)值的事情上，導(dǎo)致工作效率降低，其中的原因是什么呢？

第一、工作記憶空間超載，拖慢大腦運(yùn)轉(zhuǎn)能力

當(dāng)人頻繁切換工作任務(wù)時(shí)，大腦會(huì)對(duì)接收的新信息進(jìn)行暫時(shí)存儲(chǔ)，存儲(chǔ)的位置就是“工作記憶”。

先給大家解釋一下，什么是工作記憶？

工作記憶，是指一種對(duì)信息暫時(shí)加工和貯存的記憶系統(tǒng)，在這里會(huì)對(duì)接收的各項(xiàng)信息，進(jìn)行記憶、重整和評(píng)估。

工作記憶就相當(dāng)于一個(gè)存儲(chǔ)信息的“容器”，它的存儲(chǔ)空間狹小有限。

頻繁切換工作任務(wù)時(shí)，哪怕只是短暫幾秒，大腦也會(huì)對(duì)新信息進(jìn)行處理，占據(jù)工作記憶的空間。注意力被分割，造成大腦的處理能力下降，導(dǎo)致工作效率降低。

舉一個(gè)簡(jiǎn)單的例子。

我們的大腦就相當(dāng)于20年前的電腦，工作記憶如同電腦的內(nèi)存。

同時(shí)打開(kāi)三個(gè)軟件時(shí)，電腦的運(yùn)行速度就會(huì)變慢，如果此時(shí)繼續(xù)再打開(kāi)一個(gè)軟件，很有可能會(huì)死機(jī)。

這就如同我們的大腦，同時(shí)處理多項(xiàng)任務(wù)。這些臨時(shí)接收的新任務(wù)，會(huì)占據(jù)有限的工作記憶空間。

工作記憶超載，導(dǎo)致大腦處理信息的速度變慢。

本來(lái)完成一個(gè)任務(wù)只需半小時(shí)，在工作記憶過(guò)載的情況下，有可能會(huì)花上幾個(gè)小時(shí)，甚至一天以上的時(shí)間來(lái)完成。

多任務(wù)頻繁切換，涌入的新信息會(huì)占據(jù)工作記憶，注意力被分割，造成大腦對(duì)信息的處理能力下降，導(dǎo)致工作效率大幅度降低。

第二、阻礙人們進(jìn)入“心流”狀態(tài)

在心理學(xué)中，“心流”指的是人們?cè)诠ぷ鲿r(shí)，全神貫注、忘我投入的一種狀態(tài)。而進(jìn)入“心流”的條件之一，是全心投入專注。

克里斯·貝利在《專注力：心流的驚人力量》一書(shū)中提到：

處于高度專注模式時(shí)，會(huì)比平時(shí)工作時(shí)感覺(jué)更輕松，工作效率也越高。相反，處于非高度專注模式時(shí)，人工作起來(lái)，就會(huì)感到疲憊、壓力重重，從而導(dǎo)致工作效率下降。

我們?cè)趯?duì)多任務(wù)頻繁切換時(shí)，會(huì)無(wú)意識(shí)地分隔注意力，造成部分注意力殘留在原始任務(wù)中，導(dǎo)致無(wú)法將所有注意力投入到當(dāng)前的工作上，如此一來(lái)，工作狀態(tài)也會(huì)隨之變差。

朋友阿宇是個(gè)自由職業(yè)者，最近他接到了一個(gè)新項(xiàng)目。剛開(kāi)始他信心滿滿的，因?yàn)樗羞^(guò)類似經(jīng)驗(yàn)，所以他在做這個(gè)項(xiàng)目時(shí)，并沒(méi)有特別投入。

朋友打電話過(guò)來(lái)，一聊就是半小時(shí)。

微信來(lái)消息了，本想查看信息，誰(shuí)知一刷手機(jī)就是半小時(shí)。

家人找他聊天，他就停下手頭的工作，跟家人聊上幾句。

幾乎每天都是如此，阿宇頻繁切換任務(wù)，工作進(jìn)度隨之變慢。時(shí)間一天天過(guò)去，結(jié)果逾期2天，阿宇也沒(méi)能完成此項(xiàng)目，還因此支付了不少逾期違約金。

阿宇頻繁切斷工作，使得注意力從工作分散到其他事情上，未能全情投入工作，自然很難進(jìn)入到“心流”的輕松狀態(tài)。

隨著截止日期的臨近，工作給他帶來(lái)的壓力越來(lái)越大，工作慌亂無(wú)序，從而無(wú)法按時(shí)完成工作。

注意力殘留，會(huì)使人無(wú)法全情投入工作，難以進(jìn)入心流狀態(tài)，工作壓力變大，從而導(dǎo)致工作效率降低。

那么，我們應(yīng)該如何避免“注意力殘留”對(duì)工作造成的影響，從而提高工作效率呢？

03

如何避免“注意力殘留”，對(duì)工作造成的負(fù)面影響？

多任務(wù)頻繁切換，引起的“注意力殘留”導(dǎo)致工作效率降低，當(dāng)我們弄明白其中的原因后，可通過(guò)以下三個(gè)方法來(lái)避免，從而提高工作效率。

第一、運(yùn)用“抽離-覺(jué)察-控制”工具箱，審視自己的行為

如果人們頻繁切換工作，卻未能及時(shí)發(fā)現(xiàn)工作方式上存在的問(wèn)題，那么很難提高工作效率。只有意識(shí)到自身的問(wèn)題，才能找到有效的方式控制并解決。

想要集中注意力工作，可運(yùn)用【抽離-覺(jué)察-控制】工具箱來(lái)解決：

【抽離-覺(jué)察-控制】分為以下三個(gè)步驟：

抽離：從混亂的情境和狀態(tài)中跳脫出來(lái)，將自己當(dāng)做旁觀者，來(lái)觀察自己的行為和狀態(tài)。

覺(jué)察：意識(shí)到自己當(dāng)前的狀態(tài)：正在做什么、情緒如何、對(duì)外界的反應(yīng)又是怎樣。

控制：下意識(shí)地對(duì)當(dāng)前的狀態(tài)進(jìn)行控制，約束注意力，重新調(diào)整自己的行為。

如何運(yùn)用【抽離-覺(jué)察-控制】呢？舉個(gè)簡(jiǎn)單的例子。

公司周例會(huì)進(jìn)行到一半時(shí)，你發(fā)現(xiàn)自己分心了，那么趕緊從這個(gè)分心的情境跳出來(lái)（抽離）。

站在第三方角度來(lái)觀察自己狀態(tài)，你覺(jué)察到：雖然自己坐在會(huì)議室，但腦子卻不停地在想開(kāi)會(huì)前與客戶對(duì)接的事情，以及會(huì)后馬上要處理的工作。（覺(jué)察）

為了專心開(kāi)會(huì)，你中止剛才的思考，將思緒重新調(diào)整到會(huì)議內(nèi)容上。（控制）

如此，人便下意識(shí)地重新集中注意力，專注到一項(xiàng)工作上。

運(yùn)用【抽離-覺(jué)察-控制】能讓人清楚地覺(jué)察到，行為狀態(tài)是如何產(chǎn)生的，并下意識(shí)地規(guī)范、控制它們，讓注意力重新聚焦。

用GTD工作法，讓工作任務(wù)井井有條

工作繁多，大腦堆放的任務(wù)過(guò)多，很容易出現(xiàn)丟三落四的狀態(tài)，不僅讓人處于分心且忙碌狀態(tài)，還會(huì)遺漏重要信息。

想要讓工作變得井井有條，并且高效完成，可利用GTD工作法，來(lái)清空大腦內(nèi)的任務(wù)，從而集中精力做好眼前的事情。

GTD工作法，是Getting Things Done的縮寫(xiě)，直譯為“把事情處理完”。是指將待辦的工作記錄下來(lái)，整理組織后，督促自己執(zhí)行。

GTD工作法

GTD工作法包括5個(gè)原則：收集、整理、組織、回顧、執(zhí)行。

第一步（收集）：將大腦中所有的工作任務(wù)等逐一記錄下來(lái)，形成具體的待辦列表。

第二步（整理）：整理并分類待辦任務(wù)，需遵循“1秒+2分鐘”原則。該原則是指用1秒時(shí)間評(píng)估，這項(xiàng)任務(wù)能否在2分鐘內(nèi)完成；在2分鐘內(nèi)能完成的任務(wù)，馬上解決。完成時(shí)間超過(guò)2分鐘，進(jìn)入下一步處理。

第三步（組織）：組織是GTD最關(guān)鍵的一步，主要是對(duì)下一步行動(dòng)和備份資料的組織。它分為以下4個(gè)列表：

“下一步行動(dòng)”列表：完成當(dāng)前工作，下一步就得完成的事項(xiàng)，比如半小時(shí)后，給經(jīng)理匯報(bào)今天例會(huì)的情況。

項(xiàng)目列表：記錄具有周期性，需要定期跟蹤過(guò)程的任務(wù)。比如每月需對(duì)客戶公司，進(jìn)行一次催款。

“等待處理”列表：記錄需委派他人去做的工作。比如開(kāi)展線下活動(dòng)，需要策劃部、行政部、運(yùn)營(yíng)部的人員配合。

“將來(lái)需處理”列表：記錄那些已延遲處理，且沒(méi)有具體完成時(shí)限的未來(lái)計(jì)劃。比如報(bào)名C語(yǔ)言學(xué)習(xí)。

第四步（回顧）：對(duì)之前工作進(jìn)行每日/周/月的總結(jié)。通過(guò)定期回顧找出不足、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，并制定一次行動(dòng)的計(jì)劃。

第五步（執(zhí)行）：將整理、組織后的任務(wù)，集中精力去完成。

避免大腦存放太多任務(wù)，占用大腦空間?？赏ㄟ^(guò)GTD工作法將大腦清空，提高大腦的處理能力，高效完成工作任務(wù)。

第三、找到“峰值區(qū)間”，優(yōu)先完成核心工作

如果將核心工作和日常工作交替進(jìn)行，勢(shì)必會(huì)耗費(fèi)我們大量的時(shí)間和精力，不僅分散注意力，還會(huì)造成核心工作難以高效完成。

我們可以通過(guò)找到自己的工作“峰值區(qū)間”，在此時(shí)間段優(yōu)先完成核心工作，如此也能大大提高工作效率。

峰值區(qū)間，是指人處于精力最佳、注意力最集中狀態(tài)的某個(gè)時(shí)間段。

每個(gè)人24小時(shí)的經(jīng)歷狀況并不是恒定的。

拿我跟同事阿歡來(lái)說(shuō)，我的峰值區(qū)間在早上9-10點(diǎn)這個(gè)時(shí)間段，而阿歡早上總是處于“未睡醒狀態(tài)”，反而是下午2-3點(diǎn)時(shí)精神最佳。

因此重要的工作我會(huì)安排在早上9-10點(diǎn)這個(gè)時(shí)間段完成，而阿歡則是留到下午2-3點(diǎn)完成，這樣就是利用最佳的工作狀態(tài)，來(lái)最大化地提高專注力和工作效率。

那么，如何找到自己的“峰值區(qū)間”呢？

第一步：記錄。將自己每天的工作狀態(tài)記錄下來(lái)。

第二步：總結(jié)。通過(guò)復(fù)盤(pán)一天的工作狀態(tài)，找出精力最佳、效率最高的時(shí)間段，然后對(duì)第二天的工作節(jié)奏進(jìn)行調(diào)整，將重要的工作放在這個(gè)時(shí)間段完成。

以上兩個(gè)步驟需要持續(xù)循環(huán)地進(jìn)行1-2周，這樣就能找到自己最佳工作狀態(tài)的“峰值區(qū)間”了。

在“峰值區(qū)間”工作，能最大化地利用高度專注力，完成核心工作，從而有效地提高工作效率。

注意力殘留

結(jié)語(yǔ)

工作任務(wù)繁多時(shí)，為了更快地趕進(jìn)度，我們時(shí)常多任務(wù)頻繁切換，以為這樣做能夠更快速地完成所有的任務(wù)，但卻造成了“注意力殘留”的結(jié)果。

將大量時(shí)間和精力耗費(fèi)在“切換”的過(guò)程上，導(dǎo)致注意力分散，難以專注地完成工作，使得工作效率大大降低。

為了避免“注意力殘留”對(duì)工作造成的負(fù)面影響，可通過(guò)以下3個(gè)方法來(lái)提高工作效率：

第一、運(yùn)用“抽離-覺(jué)察-控制”工具箱，審視自己的行為。

第二、利用GTD工作法，讓工作任務(wù)井井有條。

第三、找到“峰值區(qū)間”，優(yōu)先完成核心工作。

利用以上三個(gè)辦法，有效地避免“注意力殘留”，降低注意力分散的可能性，保持良好的精神狀態(tài)，專注地完成工作任務(wù)。