合同管理內(nèi)部控制設(shè)計(jì)實(shí)務(wù)

　　目前，對(duì)于合同管理內(nèi)部控制設(shè)計(jì)的概念，業(yè)內(nèi)還沒有一個(gè)統(tǒng)一權(quán)威的定義。中天恒3C框架認(rèn)為，合同管理內(nèi)部控制設(shè)計(jì)是在遵循國(guó)家和企業(yè)合同管理相關(guān)法規(guī)制度的基礎(chǔ)上，以國(guó)家監(jiān)管部門制定的內(nèi)部控制規(guī)范及其應(yīng)用指引為依據(jù)，結(jié)合企業(yè)合同管理發(fā)展的實(shí)際情況，用系統(tǒng)控制的技術(shù)和方法，構(gòu)建企業(yè)自身合同管理內(nèi)部控制體系的一個(gè)動(dòng)態(tài)過(guò)程。簡(jiǎn)單說(shuō)，合同管理內(nèi)部控制設(shè)計(jì)，是合同管理內(nèi)部控制建設(shè)的首要環(huán)節(jié)，是構(gòu)建合同管理內(nèi)部控制體系的過(guò)程。

　　設(shè)計(jì)范圍及基本流程

　　在現(xiàn)代市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，不管企業(yè)從事何種業(yè)務(wù)，都必然與其他企業(yè)、組織或個(gè)人發(fā)生經(jīng)濟(jì)往來(lái)，合同是確定雙方權(quán)利義務(wù)關(guān)系的法律文書，事關(guān)雙方的利益得失，包括買賣合同、供用電水氣熱力合同、贈(zèng)與合同、借款合同、租賃合同、融資租賃合同、承攬合同、建設(shè)工程合同、運(yùn)輸合同、技術(shù)合同、保管合同、倉(cāng)儲(chǔ)合同、委托合同、行紀(jì)合同、居間合同等。

　　《企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引第16號(hào)——合同管理》(以下簡(jiǎn)稱《合同管理指引》)第二條規(guī)定：“本指引所稱合同，是指企業(yè)與自然人、法人及其他組織等平等主體之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。企業(yè)與職工簽訂的勞動(dòng)合同，不適用本指引。”由于用工單位與勞動(dòng)者并不是真正平等的主體，因此國(guó)家專門頒布了《勞動(dòng)合同法》，對(duì)勞動(dòng)合同進(jìn)行規(guī)范并對(duì)勞動(dòng)者合法權(quán)益進(jìn)行保護(hù)，所以本指引不包括勞動(dòng)合同。《合同管理指引》界定了合同管理的定義，描述了合同管理中的風(fēng)險(xiǎn)，明確了合同的訂立、合同的履行方面的控制措施，對(duì)優(yōu)化企業(yè)合同管理制度具有重要意義。

　　合同管理內(nèi)部控制設(shè)計(jì)是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，基本流程包括設(shè)計(jì)準(zhǔn)備、設(shè)計(jì)實(shí)施、試行及完善等。根據(jù)設(shè)計(jì)操作需要，在基本流程的基礎(chǔ)上，還要有多層次具體的流程，每個(gè)具體流程中需明確工作內(nèi)容、方法、步驟以及相應(yīng)的表單等，要突出合同管理內(nèi)部控制設(shè)計(jì)的特色。

　　企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)《合同管理指引》的要求，建立并嚴(yán)格執(zhí)行合同管理內(nèi)部控制，以防范合同訂立和履行中可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)，規(guī)范和約束市場(chǎng)交易行為，維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益和市場(chǎng)秩序。

　　描述現(xiàn)狀

　　描述現(xiàn)狀，就是梳理合同管理方面的內(nèi)部管理制度或相關(guān)文件，梳理合同管理現(xiàn)狀業(yè)務(wù)流程，編制合同管理內(nèi)部管理制度或相關(guān)文件情況表、編制合同管理業(yè)務(wù)流程目錄、繪制合同管理業(yè)務(wù)流程圖等合同管理內(nèi)部控制設(shè)計(jì)的基礎(chǔ)性工作。

　　1、梳理描述制度文件。梳理描述制度文件，應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注有無(wú)合同管理方面的相關(guān)制度以及是否完善和充分執(zhí)行、有無(wú)具體可控的操作文件或表單等。

　　2、梳理描述現(xiàn)狀業(yè)務(wù)流程。企業(yè)合同管理現(xiàn)行的業(yè)務(wù)流程到底怎么樣、包括哪些環(huán)節(jié)、能否有效控制合同管理風(fēng)險(xiǎn)，都是本步驟工作的重點(diǎn)，并要以圖表的形式描繪出來(lái)。

　　3、確定業(yè)務(wù)流程目錄。在梳理合同管理管理制度和業(yè)務(wù)流程現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，根據(jù)內(nèi)部控制設(shè)計(jì)的要求，編制合同管理業(yè)務(wù)流程目錄，繪制合同管理業(yè)務(wù)流程圖。合同管理的業(yè)務(wù)流程目錄因企業(yè)而異，一般可簡(jiǎn)單分為合同訂立階段和合同履行階段。其中，合同訂立階段包括合同調(diào)查、合同談判、合同文本擬定、合同審批、合同簽署等環(huán)節(jié)，合同履行階段涉及合同監(jiān)控、合同補(bǔ)充、合同變更、合同解除、合同結(jié)算、合同登記等環(huán)節(jié)。

　　本階段設(shè)計(jì)工作成果是形成《合同管理內(nèi)部管理制度或相關(guān)文件情況表》、《合同管理流程目錄》、《合同管理業(yè)務(wù)流程圖表》等。

　　風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估

　　合同管理風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的基本程序：識(shí)別合同管理風(fēng)險(xiǎn)，并進(jìn)行具體描述;分析合同管理風(fēng)險(xiǎn)，編制合同管理風(fēng)險(xiǎn)分析表;評(píng)價(jià)合同管理風(fēng)險(xiǎn)，編制合同管理風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)表;確定合同管理風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略;提出合同管理重大風(fēng)險(xiǎn)解決方案。在實(shí)踐中，合同管理風(fēng)險(xiǎn)分析及其評(píng)價(jià)是合在一起進(jìn)行的，合同管理重大風(fēng)險(xiǎn)解決方案的制定要看企業(yè)是否需要，也可在合同管理內(nèi)部控制設(shè)計(jì)完成之后單獨(dú)進(jìn)行。

　　1、識(shí)別并描述風(fēng)險(xiǎn)。評(píng)估合同管理風(fēng)險(xiǎn)，首先，要把合同管理具體風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別出來(lái)，然后整理出整體層面的風(fēng)險(xiǎn)。合同管理具體風(fēng)險(xiǎn)是多種多樣的，也因企業(yè)而有所不同。按照《合同管理指引》的要求，在評(píng)估合同管理風(fēng)險(xiǎn)時(shí)，至少應(yīng)當(dāng)關(guān)注下列風(fēng)險(xiǎn)：未訂立合同、未經(jīng)授權(quán)對(duì)外訂立合同、合同對(duì)方主體資格未達(dá)要求、合同內(nèi)容存在重大疏漏和欺詐，可能導(dǎo)致企業(yè)合法權(quán)益受到侵害;合同未全面履行或監(jiān)控不當(dāng)，可能導(dǎo)致企業(yè)訴訟失敗、經(jīng)濟(jì)利益受損;合同糾紛處理不當(dāng)，可能損害企業(yè)利益以及信譽(yù)和形象。

　　企業(yè)應(yīng)根據(jù)《合同管理指引》中的風(fēng)險(xiǎn)提示，結(jié)合企業(yè)合同管理的實(shí)際情況，識(shí)別并具體描述合同管理方面存在的風(fēng)險(xiǎn)。合同管理具體風(fēng)險(xiǎn)描述因所識(shí)別的風(fēng)險(xiǎn)而異，將合同管理具體風(fēng)險(xiǎn)與合同管理流程結(jié)合是個(gè)比較好的做法。

　　2、分析風(fēng)險(xiǎn)。合同管理風(fēng)險(xiǎn)分析的內(nèi)容很多，一般應(yīng)從成因和結(jié)果兩個(gè)方面進(jìn)行，并編制合同管理風(fēng)險(xiǎn)分析表。

　　3、評(píng)價(jià)風(fēng)險(xiǎn)。合同管理風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)應(yīng)從發(fā)生可能性和影響程度兩個(gè)維度進(jìn)行，根據(jù)評(píng)價(jià)結(jié)果進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)排序和等級(jí)劃分，并編制合同管理風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)表。

　　4、選擇風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略。合同管理風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)是根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)的結(jié)果，針對(duì)不同等級(jí)風(fēng)險(xiǎn)選擇不同合同管理風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略的過(guò)程，一般有規(guī)避、降低、轉(zhuǎn)移、接受等策略，要編制合同管理風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)表。

　　5、編制風(fēng)險(xiǎn)數(shù)據(jù)庫(kù)或繪制風(fēng)險(xiǎn)圖譜。依據(jù)合同管理風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的結(jié)果，編制合同管理層面的風(fēng)險(xiǎn)數(shù)據(jù)庫(kù)，或繪制風(fēng)險(xiǎn)圖譜。合同管理層面風(fēng)險(xiǎn)數(shù)據(jù)庫(kù)的基本要素包括業(yè)務(wù)流程、風(fēng)險(xiǎn)描述、風(fēng)險(xiǎn)分析、風(fēng)險(xiǎn)排序、應(yīng)對(duì)策略、剩余風(fēng)險(xiǎn)等，也可加上內(nèi)部控制設(shè)計(jì)完成后的控制措施、控制部門或崗位等。風(fēng)險(xiǎn)圖譜一般適用于公司層面的風(fēng)險(xiǎn)描述。

　　本階段設(shè)計(jì)工作成果是形成《合同管理風(fēng)險(xiǎn)及其描述表》、《合同管理整體層面風(fēng)險(xiǎn)清單》、《合同管理風(fēng)險(xiǎn)分析表》、《合同管理風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)表》、《合同管理風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略表》、《合同管理風(fēng)險(xiǎn)解決方案》等。

　　合同管理內(nèi)部控制設(shè)計(jì)流程

　　設(shè)計(jì)合同管理控制，就是在評(píng)估合同管理風(fēng)險(xiǎn)的基礎(chǔ)上，對(duì)合同管理內(nèi)部控制進(jìn)行設(shè)計(jì)的過(guò)程，是合同管理內(nèi)部控制設(shè)計(jì)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，基本程序包括：確定合同管理關(guān)鍵控制點(diǎn);明確合同管理控制目標(biāo);提出合同管理控制措施;設(shè)計(jì)合同管理控制證據(jù);完善合同管理相關(guān)制度;繪制合同管理控制流程圖;編制合同管理控制矩陣。

　　1、設(shè)計(jì)關(guān)鍵控制點(diǎn)。企業(yè)在構(gòu)建與實(shí)施合同管理內(nèi)部控制過(guò)程中，要針對(duì)合同管理風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的結(jié)果，確定合同管理的一般控制點(diǎn)和關(guān)鍵控制點(diǎn),并編制合同管理控制要點(diǎn)表。確定一般控制點(diǎn)和關(guān)鍵控制點(diǎn)是件很困難的事，要根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況確定，也因人們的專業(yè)判斷而有所差異。一般來(lái)說(shuō)，關(guān)鍵控制點(diǎn)至少應(yīng)當(dāng)包合同談判、合同審核、合同簽署、合同履行等關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

　　2、設(shè)計(jì)控制目標(biāo)。合同管理控制目標(biāo)就是要保證合同管理合法、安全、有效、可靠，從而有效控制合同管理中可能存在的各種風(fēng)險(xiǎn)，實(shí)際工作中，應(yīng)根據(jù)識(shí)別出來(lái)的具體風(fēng)險(xiǎn)來(lái)設(shè)計(jì)，不能固定化、模式化。

　　3、設(shè)計(jì)控制措施。企業(yè)在構(gòu)建與實(shí)施合同管理內(nèi)部控制過(guò)程中，要強(qiáng)化對(duì)合同管理控制點(diǎn)、尤其是關(guān)鍵控制點(diǎn)的風(fēng)險(xiǎn)控制，并采取相應(yīng)的控制措施，嵌入到合同管理流程當(dāng)中。企業(yè)應(yīng)當(dāng)按照《合同管理指引》的要求，加強(qiáng)合同管理,確定合同歸口管理部門，明確合同擬定、審批、執(zhí)行等環(huán)節(jié)的程序和要求，定期檢查和評(píng)價(jià)合同管理中的薄弱環(huán)節(jié)，采取相應(yīng)控制措施，促進(jìn)合同有效履行，切實(shí)維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益。

　　4、設(shè)計(jì)控制證據(jù)。為了合同管理制度能夠有效實(shí)施，需要制定必要的表單，作為合同管理制度的附件，為合同管理過(guò)程留下控制證據(jù)。合同管理相關(guān)文件資料很多，包括合同調(diào)查資料、合同授權(quán)委托書、談判記錄表、合同審核表、合同會(huì)簽記錄、合同用章申請(qǐng)表、合同文本、法律意見書、合同履行情況統(tǒng)計(jì)表、合同補(bǔ)充協(xié)議、合同變更協(xié)議、合同糾紛處理報(bào)告、合同臺(tái)賬、制度執(zhí)行情況反饋意等。

　　5、優(yōu)化控制制度。企業(yè)需要建立一系列制度體系和保障機(jī)制，促進(jìn)合同管理的作用得到有效發(fā)揮。合同管理控制制度不是新建的一套獨(dú)立制度，而是將內(nèi)部控制思想嵌入到合同管理制度中去。合同管理制度到底制定多少個(gè)，內(nèi)容到底包括哪些，因企業(yè)而有別，從務(wù)實(shí)角度考慮，不宜過(guò)多，可制定一個(gè)統(tǒng)一的合同管理制度，內(nèi)容至少包括：合同管理的機(jī)構(gòu)設(shè)置及職責(zé)分工、授權(quán)批準(zhǔn)、訂立、履行、變更、解除、轉(zhuǎn)讓、終止以及審查、監(jiān)督、考核與責(zé)任追究等一系列行為規(guī)范要求。

　　6、繪制控制流程圖。合同管理控制流程圖要根據(jù)合同管理流程、風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)、控制點(diǎn)及其相關(guān)的控制措施，結(jié)合具體單位的實(shí)際情況來(lái)繪制。特別要強(qiáng)調(diào)的是，應(yīng)把合同管理內(nèi)部控制流程和合同管理流程整合在一起，并在圖上標(biāo)示風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)和控制點(diǎn)。

　　7、編制控制矩陣。合同管理控制矩陣是對(duì)合同管理流程圖中風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)、控制措施和控制證據(jù)等要素的詳細(xì)說(shuō)明與描述，是合同管理內(nèi)部控制設(shè)計(jì)結(jié)果的集中體現(xiàn)，也是企業(yè)內(nèi)部控制管理手冊(cè)的重要組成部分。實(shí)際上是上述工作的綜合匯總。

　　本階段設(shè)計(jì)工作成果是形成《合同管理控制控制要點(diǎn)及關(guān)鍵控制表》、《合同管理內(nèi)部控制目標(biāo)表》、《合同管理內(nèi)部控制措施表》、《合同管理控制證據(jù)表》、《合同管理制度完善建議表》、《合同管理控制流程圖》、《合同管理控制矩陣》等。