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物業(yè)服務(wù)企業(yè)實施物業(yè)租賃管理一般經(jīng)過以下幾個步驟。 一、捕捉潛在租戶 1．通過廣告捕捉潛在租戶 要挖掘和尋找到最好的潛在租戶，物業(yè)管理者就必須使用廣告。廣告有多種形式，如做標志牌、在報紙期刊上做宣傳，或通過廣播電視，或用信函、宣傳手冊、傳單和網(wǎng)址，或通過贊助體育比賽、戲劇、音樂會等形式。關(guān)鍵是用最少的廣告成本開支找到最多的潛在租戶。由于住宅、工業(yè)和商業(yè)物業(yè)都有著不同的潛在客戶群，所以做廣告時要考慮到潛在租戶的類型。 2．使用“免費”噱頭捕捉潛在租戶 物業(yè)管理者可采用類似“免費”噱頭來尋找潛在租戶，比如物業(yè)管理者可以提供一次免費旅行、免費游泳或網(wǎng)球課程、免費使用俱樂部的機會等。為了刺激和吸引更多的潛在租戶光顧，廣告中還可以聲明：頭六位簽約者可免收第1個月的租金，或在一個特定的時期內(nèi)有某種優(yōu)惠，比如從廣告刊登的第1天起10天為有效期，或在頭10天內(nèi)來光顧物業(yè)的客戶都有一個小禮品等。 3．引導(dǎo)參觀捕捉潛在租戶 物業(yè)管理者要通過引導(dǎo)潛在租戶參觀，使其對待租物業(yè)產(chǎn)生興趣和需求。物業(yè)管理者應(yīng)能夠估計潛在租戶的愛好，在潛在租戶對某地段、某單元感興趣時，就應(yīng)該帶領(lǐng)參觀。千萬要注意避免潛在租戶在參觀現(xiàn)場時失望的情況發(fā)生，如發(fā)現(xiàn)一些與先前的廣告內(nèi)容截然不同的地方等。因此，物業(yè)管理者要注意應(yīng)從最佳線路帶領(lǐng)他們參觀，沿途宣傳令人愉快的設(shè)施和服務(wù)。 4．建立租售中心捕捉潛在租戶 對于大型綜合住宅和商業(yè)物業(yè)來說，建立一個組織健全、有專業(yè)人員的租售中心是必要的。租售中心要有完整的裝修并帶有極富吸引力的家具，以使?jié)撛谧鈶艨吹酵瓿珊笪飿I(yè)的情況。由于建立租售中心的費用昂貴，因此是否建立取決于租賃的物業(yè)數(shù)量、希望出租的時間、租賃者期望的租賃額和競爭者的情況等。期望中的租金越高，租售中心的效用就越大，因為使用合適的租售中心會增加潛在租戶的詢問率，從而提高出租的可能性。但當(dāng)市場強勁時，一般不需要精心布置這樣的租售中心。 二、租戶資格審查 (1)每一個前來咨詢或參觀物業(yè)的潛在租戶都要填寫一份來客登記表。 (2)潛在租戶的身份證明。核對居住或商業(yè)物業(yè)租賃者的身份證明很重要，尤其是零售性的商業(yè)物業(yè)，如混合租賃的零售購物中心。因為在商業(yè)物業(yè)中租戶做何種生意是很重要的，它關(guān)系到與其他租戶能否協(xié)調(diào)，如有些租戶就要求同一個購物中心要限制有競爭性的租戶。 (3)租賃經(jīng)歷。為減少風(fēng)險，應(yīng)了解潛在租戶的過去租賃歷史，盡量尋找租賃史穩(wěn)定可靠的、租賃期較長的租戶。 (4)資信狀況。物業(yè)管理者可通過調(diào)查得到所需要的潛在租戶的以往信用資料，從租戶以往的拖欠記錄中了解潛在租戶的資信狀況。對那些有拖欠賴賬史的潛在租戶可不予考慮。 三、合同條款談判 房屋租賃的一個主要工作就是要簽署租賃雙方都滿意的、公平合理的租約，物業(yè)服務(wù)企業(yè)往往要協(xié)助業(yè)主完成談判的全過程。物業(yè)管理者在業(yè)主和租戶的接觸過程中，應(yīng)盡量規(guī)避可能出現(xiàn)的沖突。一般的技巧是當(dāng)談判快要結(jié)束準備簽約時，再讓雙方見面。 1．講求談判妥協(xié) 妥協(xié)是指業(yè)主降低原始條款而給租戶的一種優(yōu)惠，妥協(xié)的目的是為了讓潛在租戶成為真正的租戶，達到簽約的目的。 租約中幾乎所有的條款都有談判的余地，關(guān)鍵在于雙方立場的堅定性和靈活性。任何一點點的妥協(xié)都可能引導(dǎo)潛在租戶接受并簽署租約，成為真正租戶。因此，物業(yè)管理者在談判中要考慮的是妥協(xié)程度多大時才能打動租戶，即妥協(xié)的尺度。一般來說，決定妥協(xié)程度的因素有三：一是業(yè)主的財務(wù)和戰(zhàn)略目標；二是該地區(qū)物業(yè)租賃市場競爭的情況；三是租戶租賃的緊迫性。 在談判中不管妥協(xié)程度大小，都要讓租戶感到是業(yè)主不情愿的選擇，以顯業(yè)主的誠意。 2．租金的確定 在租金上作出讓步，無疑是最具吸引力的，也是最具負面影響的讓步。因此任何時候物業(yè)管理者都要分析租價折扣的利弊得失，在保證物業(yè)一定租金水平的基礎(chǔ)上考慮給予租戶短期的租金減免優(yōu)惠或一定的折扣。 3．租期的確定 在租戶更迭時，業(yè)主為尋找新租戶要花費廣告支出，對新租戶的資格審查要花費成本，談判要花時間和費用，而每次租戶搬出搬進都要發(fā)生對物業(yè)進行清理、重裝修和修整等費用，所有這些都要增加業(yè)主的租賃成本，減少租賃收益。因此，一般有經(jīng)濟頭腦的業(yè)主都愿意簽一份長一些的租約。當(dāng)然在長租約中，業(yè)主一般應(yīng)設(shè)有逐漸提高租金的條款(如隨物價指數(shù)而變動等)，以避免損失。 (1)居住物業(yè)的租期。對居住物業(yè)，如果租金隨時問推移而增長，租期才會超過一年，否則一般不超過一年。當(dāng)然也有例外，如對新建或新改造的物業(yè)，業(yè)主為提升物業(yè)的聲望，就會對那些資信好、經(jīng)濟地位堅實的租戶簽訂兩三年的租約，兇為這些人的租用會提高物業(yè)在租戶及鄰里問的聲望。 (2)辦公、商用和工業(yè)物業(yè)的租期。辦公、商用物業(yè)則不同于居住物業(yè)，其租期最短也在5～10年間，而工業(yè)廠房租期則要長達10～25年或更長。業(yè)主一般在長期租約中要加人租金隨時間而增加的條款。由于商用物業(yè)往往有專為租戶進行改造的費用，因此對商用物業(yè)，物業(yè)管理者要盡量尋求較長的租期，以期能完全收回改造費用。 在租期結(jié)束時，給予續(xù)租也是一種優(yōu)惠，有較高聲譽或經(jīng)營業(yè)績好的工商業(yè)戶往往能夠得到續(xù)期的優(yōu)惠。其他租戶要續(xù)期則往往有附加條件，如提高租金等。 4．關(guān)于物業(yè)改造的談判 新租戶在入住前，一般總會提出這樣或那樣的改造或改進物業(yè)的要求。改造費用一般通過租金的形式收回。但物業(yè)管理者要向租戶申明的是，所有超標改造裝修費用或由租戶自負，或由業(yè)主提供并在租金中收回。在市場疲軟或租戶需要的時候，標準內(nèi)的定期重裝修或設(shè)備更新可以在租約中考慮由業(yè)主負擔(dān)。例如，對一家聲望顯赫的證券公司租用的空間，業(yè)主負責(zé)每三年重新粉刷一次，每六年更換一次地毯等。 (1)居住物業(yè)的改造裝修要求。租戶對居住物業(yè)的要求一般局限在物業(yè)的裝飾上，如重新粉刷、重換窗簾或更新地毯等。有些新建住宅的業(yè)主讓租戶自己設(shè)計挑選裝飾，并把這作為優(yōu)惠條件。舊的住宅是否重新裝飾由當(dāng)時的租賃市場狀況和租賃雙方的急需程度決定。 (2)工商業(yè)物業(yè)的改造要求。租戶經(jīng)營的性質(zhì)決定了租戶對改造的要求，如保險公司通常就采用原有的建筑設(shè)備設(shè)施的標準；而律師事務(wù)所則因業(yè)務(wù)原因，需要單人的辦公問和豪華的裝飾，這往往會超過原有設(shè)備設(shè)施的標準；醫(yī)療機構(gòu)對設(shè)備設(shè)施的要求則可能更高。 物業(yè)管理者在對工商業(yè)物業(yè)改造的條款做出妥協(xié)時，不僅要考慮改造對物業(yè)的影響，還要考慮由此而增加的業(yè)主負擔(dān)。一般談判的結(jié)果是用其他條款來交換，以避免給業(yè)主帶來損失。物業(yè)管理者要給租戶一個可以改造的上限，允許租戶在此范圍內(nèi)確定標準。超出標準的費用應(yīng)由租戶負擔(dān)。 5．?dāng)U租權(quán)的談判 擴租權(quán)就是指允許租戶在租用一段時間后根據(jù)需要增加租用鄰近的物業(yè)。對居住物業(yè)而言，擴租并不常見。但對工商業(yè)物業(yè)租戶，尤其是對正處在成長階段的工商業(yè)租戶，這一優(yōu)惠條件是很有吸引力的。 6．限制競爭租戶條款的談判 限制競爭租戶條款就是指租戶在物業(yè)中享有排他的、從事某一行業(yè)的經(jīng)營壟斷權(quán)。該附加限制條款常常出現(xiàn)在商業(yè)物業(yè)尤其是零售物業(yè)的租約中，有時也在服務(wù)業(yè)的物業(yè)租賃中出現(xiàn)，如理發(fā)店等。在談判中要注意如果這一限制條款不影響業(yè)主的利益，或租戶愿意為此交付額外的補償，就可以考慮采納。 四、簽訂租約 按照雙方達成的各項條款填寫合同，出具出租方及承租方的有效文件并簽名蓋章。 五、核查物業(yè) 在租賃伊始，物業(yè)管理者應(yīng)陪同租賃人核查物業(yè)，檢查所租物業(yè)是否符合租賃條款中的條件，如果租賃雙方都同時認可物業(yè)的狀況，就應(yīng)請租賃人辦理接受物業(yè)的簽字手續(xù)。同時，物業(yè)管理者和租賃人都要填寫“物業(yè)遷入一遷出檢查表”，租戶離開時也將使用該表。雙方必須填寫，以免發(fā)生爭議。 六、與租戶建立良好關(guān)系 雙方簽署了租賃合同，租賃關(guān)系即告成立。租戶搬進，物業(yè)管理者就要與租戶建立良好的關(guān)系，以求租戶愿意續(xù)簽合同。 與租戶建立聯(lián)系途徑有很多，如可以通過電話或私人拜訪等途徑與租戶保持聯(lián)系，設(shè)法抓住一切機會并創(chuàng)造機會與租戶面談，廣泛征求他們對舒適、服務(wù)、維修及管理等方面的意見。同時要重視維修服務(wù)，確保租戶了解維修程序(如向誰和怎樣提出維修服務(wù)要求等)以及由誰——業(yè)主還是租戶承擔(dān)責(zé)任等。為此，物業(yè)服務(wù)企業(yè)必須建立一個快速有效的服務(wù)系統(tǒng)，使租戶要求能夠準確地反饋給相應(yīng)的部門。 七、收繳租金 一般來說，提前收取租金是通行的做法。物業(yè)管理者在簽訂租約之初，就要向租戶解釋交費要求和罰款制度，要求其熟悉交費管理程序和有關(guān)規(guī)定，保證租金收繳率。 八、續(xù)簽租約 物業(yè)管理者應(yīng)盡量促成業(yè)主和租戶續(xù)簽租約，以節(jié)約裝修成本，業(yè)主也節(jié)省了尋找新租戶的費用。續(xù)約時要考慮新契約的條款內(nèi)容是否需要改變。一般考慮新契約條款是否改變的因素是：一是以前未考慮的因素，如租戶以往是否準時繳納租金等；二是市場的情況。通常改變租賃條款的內(nèi)容主要集中在租賃期限，維修、更換、再裝修的程度和租金水平上。 九、租賃終(中)止 1．租賃終(中)止的種類 (1)合同到期的租賃終止。一般租賃終止有兩種情況：一種是租戶提出的租賃終止；另一種是物業(yè)服務(wù)企業(yè)拒絕續(xù)簽。 (2)強制性的中止租賃。當(dāng)租戶違反法規(guī)、不付租金、參與犯罪或違反租約協(xié)議條款的其他方面時，物業(yè)服務(wù)企業(yè)在發(fā)出最后通牒后，有權(quán)通過法律途徑強制性將其驅(qū)逐出去。 2．租賃終(中)止的程序 (1)搬遷前的會面。物業(yè)管理者在租戶搬遷前，要與租戶進行一次私人會面，填寫搬遷前會面表等。 (2)物業(yè)檢查。結(jié)束租賃，物業(yè)管理者都必須在租戶搬出之后與其一起檢查物業(yè)。檢查物業(yè)哪些地方受損以及房間及其設(shè)施現(xiàn)狀，登記物業(yè)檢查表，計算出維修與清潔方面應(yīng)扣除的押金。 (3)歸還押金。當(dāng)歸還給租戶押金時，物業(yè)管理者要說明押金扣除了哪些方面及其數(shù)額。如果物業(yè)管理者未按租賃協(xié)議動用了部分押金，必須向租戶逐條說明其使用情況。如果租戶不能接受，物業(yè)服務(wù)企業(yè)必須承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。
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