excelperfect

你是否正在尋找跟蹤Excel電子表格更改的方法？在許多情況下，你必須將一個文件分發(fā)給多個人，并跟蹤所做的更改。你可能希望跟蹤更改的時間、更改者、更改發(fā)生在哪個單元格中以及更改了哪些數(shù)據(jù)。

Excel具有內(nèi)置的跟蹤功能，可以處理上述所有情況。你可以輕松地直接查看工作表上的所有更改，也可以接受或拒絕每個更改。關(guān)于Excel的跟蹤功能，注意以下幾點：

1. 啟用跟蹤并不意味著你可以通過撤消更改將電子表格及時恢復到以前的狀態(tài)。它基本上是一個記錄一切的日志文件。你可以手動查看刪除或添加了哪些數(shù)據(jù)，但你必須自己對電子表格進行更改。

2. 啟用跟蹤并不意味著你所做的每一個更改都會被記錄下來。存儲在單元格中的任何數(shù)據(jù)都會被跟蹤，但格式等其他更改不會被跟蹤。其他未跟蹤的更改包括隱藏/取消隱藏由于公式重新計算而更改的行和列、批注和單元格值。

3. 默認情況下，更改歷史記錄僅保留30天。如果你對Excel工作表進行更改，然后在45天后再次打開該工作簿，則在關(guān)閉該工作簿之前，你將能夠看到所有45天的更改歷史記錄。但關(guān)閉時，任何超過30天的更改歷史記錄都將消失。這意味著下次打開它時，你將無法看到45天前所做的更改。

4. 無論何時開啟跟蹤，工作簿都將成為共享工作簿。這意味著多個用戶將對文檔進行更改。

上面是在Excel中如何進行跟蹤的一些基本知識，接下來讓我們來討論如何啟用它、更改設(shè)置和跟蹤更改！

開啟跟蹤

單擊Excel功能區(qū)“審閱”選項卡“更改”組下的“修訂——突出顯示修訂”按鈕，如下圖1所示。

圖1

彈出如下圖2所示的對話框。此時，需要選取“編輯時跟蹤修訂信息，同時共享工作簿”復選框。

圖2

這里有幾個選項，包括時間、修訂人和位置。對于“時間”，“全部”意味著每一個變化都將被突出顯示。你還可以選擇突出顯示上次保存文檔時的更改（自特定日期以來），或尚未審閱的更改。

如果選取了“修訂人”，你可以選擇跟蹤任何人所做的更改或除你之外的所有人所做的更改?！拔恢谩边x項允許你僅跟蹤電子表格特定部分的更改。只需單擊右側(cè)的按鈕，然后選擇要跟蹤的單元格范圍。

最后，如果你不想讓其他人知道你正在跟蹤更改，可以取消選中“在屏幕上突出顯示修訂”選項。默認情況下，一旦你開始跟蹤并選中此選項，任何更改的單元格都會在左上角顯示一個小箭頭，指示它已更改。如下圖3所示。

圖3

另外，如果你單擊一個改變了的單元格（開啟“在屏幕上突出顯示修訂”），會得到一個小彈出窗口，顯示值改變了什么及什么時候改的，如下圖4所示。如果取消選中“在屏幕上突出顯示修訂”選項，則不會顯示黑色小三角形。

圖4

你可以通過不勾選該復選框來隱藏屏幕上的更改，將文件發(fā)送給所有需要對其進行更改的人，當你取回文件時，只需到“修訂”并重新勾選該復選框。

設(shè)置跟蹤

下一步是查看跟蹤設(shè)置，并根據(jù)需要進行調(diào)整。單擊“修訂”按鈕左側(cè)的“共享工作簿”按鈕。彈出“共享工作簿”對話框，單擊“高級”選項卡，如下圖5所示。

圖5

在這里，你可以將保存更改歷史記錄的天數(shù)更改為30天以外的天數(shù)。默認情況下，保存文件時會更新更改，但你可以使更新更改每隔幾分鐘自動完成一次。最后，你可以選擇如何處理沖突：要么被詢問，要么干脆優(yōu)先給保存文件時的最后更改。

查看更改

開啟跟蹤并進行一些更改后，可以再次單擊“修訂——突出顯示修訂”按鈕，你將注意到“在新工作表上顯示修訂”復選框不再是灰色顯示，如下圖6所示。

圖6

單擊“確定”按鈕，將添加一個名為“歷史記錄”的工作表，讓你查看對該工作簿所做的所有更改，如下圖7所示。

圖7

在某個時候，你需要接受或拒絕更改?？梢圆榭此懈模缓筮x擇要保留或放棄的更改。

只需再次單擊“修訂”并選擇“接受/拒絕修訂”。選擇該選項以選擇要接受或拒絕的更改。如果你想查看所有更改，只需在選取“時間”并確保將其設(shè)置為“無”。

單擊“確定”，Excel將開始顯示所做的每個更改，并為你提供接受或拒絕的選項。如果愿意，還可以全部接受更改或全部拒絕更改，如下圖8所示。

圖8

如果拒絕更改，將立即恢復到該單元格中原來的內(nèi)容。值得注意的是，如果另一個單元格引用了被拒絕的單元格的內(nèi)容，那么當引用的單元格值恢復時，其值也會更改，這可能導致公式中斷等，因此要小心。

現(xiàn)在，你可以使用此內(nèi)置功能輕松跟蹤對Excel電子表格所做的任何更改。

注：本文整理自online-tech-tips.com，容易被忽視的一個功能。

歡迎到知識星球：完美Excel社群，進行技術(shù)交流和提問，獲取更多電子資料。