今天我們來(lái)談一下企業(yè)內(nèi)控制度的存貨管理。存貨管理是對(duì)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中全部的原材料、產(chǎn)成品、備品備件及其他物料進(jìn)行管理和控制，以保證適當(dāng)?shù)膸?kù)存量?jī)?chǔ)備。存貨作為易變現(xiàn)的流動(dòng)資產(chǎn)，相關(guān)管理做好了，可以降低企業(yè)成本，減少資金占用，加速企業(yè)資金流動(dòng)。所以，企業(yè)存貨管理流程的建設(shè)至關(guān)重要。

存貨管理流程可分為存貨入庫(kù)管理流程、存貨出庫(kù)管理流程、存貨存放地點(diǎn)移動(dòng)管理流程、存貨盤(pán)點(diǎn)管理、存貨報(bào)告管理。除上述管理流程外，存貨管理還涉及物料編碼的管理，所謂物料編碼，就是將企業(yè)采購(gòu)的物資按類別進(jìn)行編碼，物料編碼作為存貨管理的工具，對(duì)于一個(gè)物料繁多的企業(yè)，尤其是集團(tuán)型企業(yè)顯得格外重要。物料的入庫(kù)、領(lǐng)用、盤(pán)點(diǎn)、存儲(chǔ)等工作極為繁瑣，借助物料編碼，可以方便物料的信息化管理，提高工作效率，增強(qiáng)物料數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。物料編碼要遵循簡(jiǎn)單易記性、分類展開(kāi)性、同類唯一性、持續(xù)性、可延展性等的原則，采用阿拉伯?dāng)?shù)字、英文字母或者兩者混合的方式進(jìn)行編碼，并且由專人來(lái)完成物料編碼的維護(hù)工作。原則上一個(gè)企業(yè)的所有物料都應(yīng)進(jìn)行編碼。下面正式開(kāi)始對(duì)存貨內(nèi)控管理的一些要點(diǎn)進(jìn)行詳細(xì)講解。

入庫(kù)管理流程

1. 采購(gòu)入庫(kù)管理流程：所有物資的采購(gòu)都必須驗(yàn)收合格后方能入庫(kù)，驗(yàn)收不合格的，要進(jìn)行退換貨處理。那么該如何驗(yàn)收呢？驗(yàn)收應(yīng)由采購(gòu)員先進(jìn)行初步驗(yàn)收并填寫(xiě)電子《驗(yàn)收收貨單》，連同發(fā)票（如有）上傳至OA（辦公自動(dòng)化軟件，下同）自由審批流程并關(guān)聯(lián)《采購(gòu)申請(qǐng)單》、《合同評(píng)審單》，需要過(guò)秤的由秤房過(guò)秤后在OA審批確認(rèn)，庫(kù)管員或?qū)嶋H使用部門(mén)對(duì)物料的外觀、數(shù)量及相關(guān)合格證書(shū)進(jìn)行驗(yàn)收并在OA審批確認(rèn)（合格證、說(shuō)明書(shū)等紙質(zhì)文件應(yīng)由庫(kù)管妥善保管或轉(zhuǎn)交相關(guān)部門(mén)，如轉(zhuǎn)交相關(guān)部門(mén)，需要雙方通過(guò)微信確認(rèn)原件交接），生產(chǎn)原料、成品采購(gòu)、生產(chǎn)輔料等需要化驗(yàn)的，化驗(yàn)部要在規(guī)定天數(shù)內(nèi)給出物料質(zhì)量的驗(yàn)收結(jié)果并在OA審批確認(rèn)。驗(yàn)收合格后，由采購(gòu)員通過(guò)ERP（企業(yè)資源計(jì)劃信息系統(tǒng)，下同）《采購(gòu)訂單》生成《收料通知單》，庫(kù)管員在ERP中核對(duì)《收料通知單》經(jīng)庫(kù)房主管（該審批流各企業(yè)可以根據(jù)自身的業(yè)務(wù)情況進(jìn)行設(shè)定，下同）審批后生成《采購(gòu)入庫(kù)單》，完成入庫(kù)。

2. 產(chǎn)成品入庫(kù)管理流程-生產(chǎn)文員在ERP中打開(kāi)《生產(chǎn)訂單列表》，選中相應(yīng)的《生產(chǎn)訂單》生成《生產(chǎn)匯報(bào)單》，匯報(bào)當(dāng)前生產(chǎn)的合格產(chǎn)成品的數(shù)據(jù)，生產(chǎn)主管審核《生產(chǎn)匯報(bào)單》并生成《生產(chǎn)入庫(kù)單》，庫(kù)管員核實(shí)實(shí)際入庫(kù)產(chǎn)成品，審核《生產(chǎn)入庫(kù)單》，經(jīng)庫(kù)房主管審批后在ERP中完成入庫(kù)操作。

3. 生產(chǎn)退料管理流程-由生產(chǎn)部文員在ERP中發(fā)起退料申請(qǐng)，經(jīng)生產(chǎn)主管和生產(chǎn)廠長(zhǎng)批準(zhǔn)后，由庫(kù)房接收退料，在實(shí)物退回原料倉(cāng)庫(kù)并安排妥當(dāng)之后，庫(kù)房管理員應(yīng)及時(shí)更新ERP中數(shù)據(jù)。

4. 銷售退貨入庫(kù)管理流程：業(yè)務(wù)員確認(rèn)退貨產(chǎn)品信息及退貨原因，通過(guò)OA填寫(xiě)《退貨申請(qǐng)單》并獲得銷售主管、銷售總監(jiān)、銷售副總或總經(jīng)理的批準(zhǔn)，同時(shí)抄送銷售內(nèi)勤、銷售會(huì)計(jì)、庫(kù)房、品控等相關(guān)人員。銷售內(nèi)勤根據(jù)相應(yīng)的《銷售出庫(kù)單》在ERP中做《退貨通知單》。退貨產(chǎn)品由倉(cāng)庫(kù)辦理接收，庫(kù)管員核實(shí)實(shí)際退回的產(chǎn)品與《退貨通知單》是否一致，根據(jù)《退貨通知單》在ERP中生成《銷售退貨單》，完成銷售退貨。退貨產(chǎn)品存至退貨倉(cāng)位，懸掛黃色標(biāo)志，等待待檢，并按規(guī)定保管。

存貨出庫(kù)管理流程

1. 生產(chǎn)領(lǐng)料管理流程-由計(jì)劃部或類似功能的部門(mén)通過(guò)ERP生產(chǎn)計(jì)劃模塊安排生產(chǎn)計(jì)劃，經(jīng)生產(chǎn)部、庫(kù)房、采購(gòu)部、銷售部確認(rèn)總經(jīng)理審批后（ERP無(wú)生產(chǎn)計(jì)劃模塊的企業(yè)建議建立微信群，由計(jì)劃部牽頭，征求生產(chǎn)部、庫(kù)房、采購(gòu)部、銷售部意見(jiàn)后通過(guò)OA自由審批流程完成生產(chǎn)計(jì)劃的審批）抄送生產(chǎn)文員，由生產(chǎn)文員根據(jù)批準(zhǔn)的生產(chǎn)計(jì)劃在ERP里錄入《生產(chǎn)訂單》，生產(chǎn)主管和生產(chǎn)廠長(zhǎng)在ERP中/聯(lián)動(dòng)OA審批。根據(jù)設(shè)定好的BOM(所謂BOM即物料清單，是企業(yè)所生產(chǎn)的產(chǎn)品所需的各種物料組成清單，通俗點(diǎn)講就是產(chǎn)品配方)，生產(chǎn)文員直接由審批后的《生產(chǎn)訂單》生成《生產(chǎn)用料清單》，生產(chǎn)主管和生產(chǎn)廠長(zhǎng)在ERP中審批《生產(chǎn)用料清單》，確認(rèn)生產(chǎn)用料，生產(chǎn)文員通過(guò)《生產(chǎn)訂單》生成《直接調(diào)撥單》，由生產(chǎn)人員到庫(kù)房領(lǐng)料，倉(cāng)管員根據(jù)ERP信息安排實(shí)物出料并完成ERP的審核，經(jīng)庫(kù)房主管審批后實(shí)現(xiàn)由 “材料倉(cāng)”（實(shí)際的存貨保管倉(cāng)）到“車間倉(cāng)”（車間生產(chǎn)過(guò)渡倉(cāng)）的領(lǐng)料。生產(chǎn)文員根據(jù)每日實(shí)際生產(chǎn)用料，由經(jīng)審批的《生產(chǎn)訂單》生成《生產(chǎn)領(lǐng)料單》，完成從“車間倉(cāng)”的領(lǐng)料。

2. 產(chǎn)成品出庫(kù)流程-由銷售員提起OA發(fā)貨申請(qǐng)（可通過(guò)OA自由審批流程），經(jīng)銷售會(huì)計(jì)審批（銷售會(huì)計(jì)應(yīng)復(fù)核該申請(qǐng)是否有對(duì)應(yīng)的銷售合同，銷售合同是否已經(jīng)通過(guò)OA審批且已經(jīng)加蓋印章，款項(xiàng)是否已經(jīng)到賬或是否滿足賒銷條件,這些條件都具備后，銷售會(huì)計(jì)應(yīng)更新銷售合同管理臺(tái)賬），銷售負(fù)責(zé)人審批后抄送銷售內(nèi)勤、物流、庫(kù)管員、司秤等相關(guān)人員。銷售內(nèi)勤根據(jù)OA審批后的發(fā)貨申請(qǐng)錄入ERP《銷售訂單》，并通過(guò)ERP提交由銷售主管或銷售總監(jiān)批準(zhǔn)后，生成《發(fā)貨通知單》。物流根據(jù)《發(fā)貨通知單》組織車輛裝運(yùn)工作并在ERP《發(fā)貨通知單》中錄入車輛信息。庫(kù)管員根據(jù)《發(fā)貨通知單》組織發(fā)貨，并在ERP中由《發(fā)貨通知單》生成《銷售出庫(kù)單》，裝車后到秤房過(guò)秤并由秤房核實(shí)發(fā)貨申請(qǐng)數(shù)量與過(guò)秤數(shù)量，秤房人員在ERP《銷售出庫(kù)單》中維護(hù)過(guò)秤信息并審核打印后由提貨人簽字，提貨人憑借銷售出庫(kù)單一聯(lián)做為出廠的憑證，門(mén)衛(wèi)要負(fù)責(zé)檢查。簽字后的《銷售出庫(kù)單》由司秤人員每天定時(shí)返回銷售會(huì)計(jì)手中。

存貨存放地點(diǎn)移動(dòng)管理流程

存貨應(yīng)按照不同類別、性能、特點(diǎn)和用途分倉(cāng)庫(kù)保管 ，同類別的存貨也要按照入庫(kù)批次不同分開(kāi)保管。而在實(shí)操業(yè)務(wù)中，會(huì)因各種原因產(chǎn)生存貨存放地點(diǎn)的移動(dòng)，如因某一地區(qū)倉(cāng)庫(kù)庫(kù)存不足需要從其他倉(cāng)庫(kù)進(jìn)行的存貨調(diào)撥行為。存貨存放地點(diǎn)的移動(dòng)只是存貨在企業(yè)內(nèi)部發(fā)生地點(diǎn)的轉(zhuǎn)移，仍需作為企業(yè)的一項(xiàng)資產(chǎn)進(jìn)行管理。存貨存放地點(diǎn)移動(dòng)管理的流程分兩種，具體如下：

1. 如果是在同一座倉(cāng)庫(kù)由同一個(gè)庫(kù)管員管理，庫(kù)管員在ERP系統(tǒng)中申請(qǐng)庫(kù)存移動(dòng)，由倉(cāng)庫(kù)主管審批后，庫(kù)管員安排對(duì)存貨進(jìn)行實(shí)物移動(dòng)并更新ERP中的數(shù)據(jù)。

2. 如果存貨是在不同的倉(cāng)庫(kù)移動(dòng)，由調(diào)出倉(cāng)庫(kù)的庫(kù)管員通過(guò)ERP填寫(xiě)調(diào)撥單或類似的申請(qǐng)，經(jīng)庫(kù)房主管審核，生產(chǎn)廠長(zhǎng)、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人在ERP中審批后調(diào)出倉(cāng)庫(kù)，調(diào)入倉(cāng)庫(kù)管理員核對(duì)ERP中的信息及對(duì)實(shí)物確認(rèn)后，安排庫(kù)存實(shí)物的存放，并更新ERP數(shù)據(jù)。

存貨盤(pán)點(diǎn)管理流程

1. 庫(kù)管員應(yīng)不時(shí)對(duì)各類存貨進(jìn)行實(shí)地清查和盤(pán)點(diǎn)庫(kù)（建議最好每天抽查盤(pán)點(diǎn)一次），清點(diǎn)核對(duì)庫(kù)存物資和ERP數(shù)據(jù)，做到賬實(shí)相符，保證即實(shí)庫(kù)存數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并掌握存貨的滅失、損壞、變質(zhì)和長(zhǎng)期積壓等情況，對(duì)出現(xiàn)的異常情況能及時(shí)匯報(bào)。

2. 財(cái)務(wù)部、生產(chǎn)部應(yīng)聯(lián)合庫(kù)房按月對(duì)存貨進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)。原則上盤(pán)點(diǎn)日定在月末的最后一天（各企業(yè)可根據(jù)情況安排，適當(dāng)提前盤(pán)點(diǎn)時(shí)間，但必須每月盤(pán)點(diǎn)）。盤(pán)點(diǎn)由財(cái)務(wù)部牽頭，事先從ERP中導(dǎo)出相關(guān)存貨數(shù)據(jù)并制作紙質(zhì)盤(pán)點(diǎn)表，由生產(chǎn)部、庫(kù)房主管一同盤(pán)點(diǎn)，最后三方簽字確認(rèn)。

3. 存貨盤(pán)點(diǎn)出現(xiàn)差異時(shí)，應(yīng)由庫(kù)房及時(shí)查找原因并提供情況說(shuō)明，由財(cái)務(wù)出具盤(pán)點(diǎn)報(bào)告。存貨盤(pán)虧時(shí)，如屬于人為原因造成的損失，應(yīng)明確責(zé)任人，由責(zé)任人承擔(dān)相應(yīng)損失；如非人為原因造成的損失或存貨盤(pán)盈，由財(cái)務(wù)部根據(jù)實(shí)際情況出具處理意見(jiàn)，通過(guò)OA自由審批流程，經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人，總經(jīng)理批準(zhǔn)后，及時(shí)更新ERP中的存貨數(shù)據(jù)。

存貨報(bào)告管理流程

對(duì)任何企業(yè)來(lái)講，銷售分析也好，存貨控制也好，都離不開(kāi)存貨報(bào)告的支持，而如何能及時(shí)準(zhǔn)確地掌握企業(yè)存貨數(shù)據(jù)，是大多數(shù)企業(yè)都面臨的困難。其中最大的難點(diǎn)是因企業(yè)系統(tǒng)配置、人員素質(zhì)、企業(yè)管理低下等原因?qū)е碌拇尕洈?shù)據(jù)無(wú)法及時(shí)錄入或錄入不準(zhǔn)確，導(dǎo)致存貨數(shù)據(jù)抓取困難。通過(guò)以上管理流程，可形成即時(shí)庫(kù)存表、存貨收發(fā)存結(jié)存表、存貨盤(pán)點(diǎn)報(bào)告、銷售明細(xì)表、采購(gòu)明細(xì)表等等存貨報(bào)告，能幫助公司管理層、財(cái)務(wù)人員、審計(jì)人員等隨時(shí)獲取公司存貨信息，并與存貨實(shí)物狀態(tài)保持一致。如某一日或某一段時(shí)間內(nèi)的采購(gòu)入庫(kù)量金額、銷售出庫(kù)量及金額、截止到某日的庫(kù)存量等等。

因水、電等的費(fèi)用只能按月進(jìn)行成本歸集，且系統(tǒng)成本核算需要存貨核算模塊、生產(chǎn)模塊等業(yè)務(wù)模塊關(guān)賬（一月結(jié)賬一次）后才能進(jìn)行，故企業(yè)成本核算只能按月進(jìn)行，無(wú)法實(shí)時(shí)取得生產(chǎn)成本數(shù)據(jù)。

結(jié)束語(yǔ)：本文由我和我團(tuán)隊(duì)的劉靜女士共同完成。在企業(yè)存貨管理中，如何保證存貨數(shù)據(jù)的時(shí)效性與準(zhǔn)確性是管理中的兩大難點(diǎn)，以致企業(yè)成本核算困難，庫(kù)存量無(wú)法實(shí)時(shí)監(jiān)控，造成庫(kù)存儲(chǔ)備不足或過(guò)多，給企業(yè)帶來(lái)經(jīng)濟(jì)損失。上述存貨管理流程通過(guò)OA、ERP兩種信息系統(tǒng)軟件聯(lián)動(dòng)（許多ERP系統(tǒng)自帶的OA系統(tǒng)不是很好用，所以大多數(shù)企業(yè)還是選擇了通用OA軟件及專業(yè)的ERP軟件兩種不同的軟件，但兩種軟件的集成是未來(lái)發(fā)展的趨勢(shì)），實(shí)現(xiàn)了無(wú)紙化辦公，有效減少了因單據(jù)傳遞不及時(shí)或丟失產(chǎn)生的問(wèn)題，提高了數(shù)據(jù)傳遞的有效性，并通過(guò)多方控制保證各環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)更新的準(zhǔn)確性，以實(shí)現(xiàn)存貨的合理控制，規(guī)避企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)及損失。