【原】為什么我們學(xué)了那么多時(shí)間管理方法，但還是管理不好自己的時(shí)間？

峰哥讀寫思 2021-05-19

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張偉已經(jīng)參加過(guò)不少的時(shí)間管理培訓(xùn)課程了，也學(xué)習(xí)過(guò)不少的時(shí)間管理方法，比如說(shuō)史蒂芬柯維的四象限法，將事情分出輕重緩急，比如說(shuō)弗朗西斯科·西里洛番茄工作法，集中注意力專注工作，等等。

但是張偉還是感到很困惑，為什么我學(xué)了那么多的時(shí)間管理方法，但還是管理不好自己的時(shí)間？

帶著這個(gè)困惑，張偉打開(kāi)了《卓有成效的管理者》的第二章節(jié)“掌握自己的時(shí)間”，希望德魯克老先生能夠幫助他解惑。

看完這一節(jié)章節(jié)，張偉最大的感慨就是原來(lái)管理者的絕大部分時(shí)間是不屬于自己的，而是屬于別人的。

要想用好時(shí)間，就得掌握自己的時(shí)間，將完全屬于自己可支配的時(shí)間用在那些最能產(chǎn)生工作成效的事情上，這樣才能使自己的工作卓有成效。

1、時(shí)間是管理者最稀缺的資源，也是追求卓有成效過(guò)程中最應(yīng)該掌握的資源

張偉明白，在他追求工作卓有成效的過(guò)程中，時(shí)間是他最稀缺的資源。不管他需要多少時(shí)間，時(shí)間的總供給不變，他也沒(méi)辦法找到時(shí)間這項(xiàng)資源的替代品，而他做的每件事情都需要他花費(fèi)時(shí)間。

更艱巨的挑戰(zhàn)是，他每天不得不花很多時(shí)間在那些毫無(wú)貢獻(xiàn)的事情上。

他有時(shí)會(huì)去參加很多商務(wù)活動(dòng)，作為管理者，他需要參加一些活動(dòng)或者應(yīng)酬，其實(shí)他也知道這些商務(wù)活動(dòng)并不見(jiàn)得能產(chǎn)生成效，但這是他的工作任務(wù)之一，沒(méi)辦法，他得出席。

有時(shí)他得接聽(tīng)一些電話，其實(shí)電話內(nèi)容可能與工作關(guān)系不大，但沒(méi)辦法，他得接聽(tīng)。難道大客戶打電話來(lái)聊聊生活上的事，政府官員打電話來(lái)聊聊行業(yè)的事，他能不聽(tīng)嗎？

有時(shí)他還得出席很多會(huì)議，并不是有價(jià)值，而是他的管理職務(wù)所決定。管理者出面代表領(lǐng)導(dǎo)重視，兄弟部門覺(jué)得有面子，員工也會(huì)覺(jué)得受到了尊重，事情的推進(jìn)也會(huì)更加的順利。

張偉知道有些事情看上去很必要，但從有成效的角度講，這個(gè)時(shí)間卻花費(fèi)得沒(méi)有多大意義，他也很苦惱。

讀完這一章節(jié)，張偉終于理解：有效的管理者與一般的管理者的最大不同，就是他們更珍惜自己的時(shí)間，更能掌握自己的時(shí)間。

該如何做呢？幸運(yùn)的是，德魯克老先生給出了三個(gè)步驟來(lái)幫助管理者追求卓有成效，分別是：記錄時(shí)間使用情況、管理時(shí)間的使用以及統(tǒng)一安排時(shí)間。

2、記錄自己的時(shí)間使用情況

認(rèn)識(shí)自己很難，能夠清醒的認(rèn)識(shí)自己更難。

張偉按照書中的建議“即時(shí)記錄、每天記錄、連續(xù)3到4周“做了一份時(shí)間記錄表。他看了記錄表，嚇了一大跳。他本以為就算自己有時(shí)做了一些浪費(fèi)時(shí)間的工作，但應(yīng)該并不多，自己想來(lái)還是就很多時(shí)間在做重要的事情的。

結(jié)果從時(shí)間記錄表里他發(fā)現(xiàn)根本不是他以為的樣子。

比如這一天下午，他原本計(jì)劃是確定下來(lái)六周后必須開(kāi)始的一個(gè)合作項(xiàng)目的整個(gè)技術(shù)路線選擇和方案。今天應(yīng)該把前期的技術(shù)準(zhǔn)備工作明確下來(lái)，團(tuán)隊(duì)才能據(jù)此開(kāi)始準(zhǔn)備。

但剛剛考慮了一個(gè)開(kāi)頭，項(xiàng)目部的好朋友周經(jīng)理過(guò)來(lái)找他幫忙，張偉花了三十來(lái)分鐘幫他解決。

回到電腦前，張偉花了點(diǎn)時(shí)間重新理清思路。手機(jī)卻響了，下面技術(shù)團(tuán)隊(duì)的一個(gè)主管打電話來(lái)說(shuō)團(tuán)隊(duì)出現(xiàn)了緊急技術(shù)故障，他搞不定，請(qǐng)求張偉支持。張偉趕到技術(shù)現(xiàn)場(chǎng)解決了問(wèn)題，又快一個(gè)小時(shí)過(guò)去了。

回到辦公室剛坐定，總經(jīng)理助理打電話來(lái)總經(jīng)理請(qǐng)他過(guò)去一下。原來(lái)他約了總經(jīng)理5點(diǎn)鐘前談技術(shù)支持的事，但總經(jīng)理現(xiàn)在臨時(shí)有事要出去，問(wèn)他現(xiàn)在能不能談。可是張偉準(zhǔn)備工作沒(méi)有做好，只好作罷，再約時(shí)間，還不知道總經(jīng)理什么時(shí)候又有時(shí)間。

接下來(lái)各種事情，張偉發(fā)現(xiàn)，計(jì)劃用三個(gè)小時(shí)來(lái)確定技術(shù)路線選擇和方案，并和總經(jīng)理談好技術(shù)支持，接下來(lái)開(kāi)會(huì)布置任務(wù)。計(jì)劃得很好，但直到下班，他的技術(shù)準(zhǔn)備只想了開(kāi)頭的一部分，離完整還差得很遠(yuǎn)。

時(shí)間記錄表讓張偉清醒的認(rèn)識(shí)到，他的時(shí)間管理遠(yuǎn)沒(méi)有自己想象的那樣有序有效。

僅是這一點(diǎn)，幫助自己清醒的自我覺(jué)察，張偉已經(jīng)覺(jué)得做這個(gè)時(shí)間記錄很有價(jià)值了。更何況

這個(gè)時(shí)間記錄表還能讓他理性地診斷自己時(shí)間管理。

3、管理自己的時(shí)間使用情況

診斷自己的時(shí)間使用情況，核心就是要把浪費(fèi)時(shí)間的活動(dòng)找出來(lái)，對(duì)沒(méi)有貢獻(xiàn)的事情說(shuō)“不“，不再在它們上面浪費(fèi)時(shí)間。

張偉決定根據(jù)書上的三個(gè)診斷方法去檢視自己的時(shí)間記錄表。

1) 找出什么事情根本不必做，這些事情做了也完全是浪費(fèi)時(shí)間，無(wú)助成果。

2) 找出哪些活動(dòng)可以由別人代為參加而又不影響效果？

3) 找出哪些事情是管理者在浪費(fèi)別人的時(shí)間？

首先，張偉發(fā)現(xiàn)，有些商務(wù)活動(dòng)其實(shí)沒(méi)有參加的必要，他不一定要全部參加，不去也不會(huì)有什么影響。

其次，有些會(huì)議他也沒(méi)必要親自出席，有些兄弟部門的求助，他也沒(méi)必要自己出面，別人知會(huì)他更多是一種尊重，而并沒(méi)有期待他出現(xiàn)。這些事情，完全可以通過(guò)“授權(quán)“請(qǐng)別人代他去完成。

最后，張偉也發(fā)現(xiàn)有時(shí)他也在浪費(fèi)下屬和兄弟部門的時(shí)間，這方面他也得注意了。

對(duì)照自己的時(shí)間記錄表進(jìn)行了上面三個(gè)問(wèn)題的分析，張偉知道他可以減少很多不必要的活動(dòng)和非生產(chǎn)性的工作了。

而讓張偉覺(jué)得很神奇的一點(diǎn)是，德魯克老先生提出的時(shí)間管理診斷方法，不僅能診斷自己的時(shí)間管理問(wèn)題，還能以小見(jiàn)大，用來(lái)診斷組織的問(wèn)題，這是其他時(shí)間管理方法里很少涉及的地方。

比如說(shuō)德魯克老先生提到四種表現(xiàn)，是組織的原因?qū)е碌臅r(shí)間浪費(fèi)：

1) 組織缺乏制度或者遠(yuǎn)見(jiàn)，會(huì)表現(xiàn)出危機(jī)重復(fù)出現(xiàn)

張偉認(rèn)為，項(xiàng)目部周經(jīng)理經(jīng)常來(lái)找的他協(xié)助的問(wèn)題，就是因?yàn)榧夹g(shù)團(tuán)隊(duì)與項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)之間缺乏協(xié)作規(guī)范。下屬有些時(shí)候的請(qǐng)示，也是因?yàn)閳F(tuán)隊(duì)內(nèi)部制度缺乏。

2) 組織中人員過(guò)多，會(huì)表現(xiàn)出人際關(guān)系問(wèn)題突出。

是呀，張偉發(fā)現(xiàn)他作為經(jīng)理，每天要花超過(guò)十分之一的時(shí)間來(lái)處理人員之間的爭(zhēng)執(zhí)與合作問(wèn)題，按照書上的標(biāo)準(zhǔn)，這可能就是團(tuán)隊(duì)人員過(guò)多了。張偉決定好好分析一下團(tuán)隊(duì)里每個(gè)人的崗位和工作，看看是否需要優(yōu)化。

3) 組織不健全，會(huì)表現(xiàn)出會(huì)議過(guò)多。

這一點(diǎn)張偉也贊成，因?yàn)榻M織不健全，就會(huì)導(dǎo)致很多事情，不知道該由誰(shuí)來(lái)負(fù)責(zé)，也不知道找誰(shuí)去尋求資源和支持，就只能靠臨時(shí)開(kāi)會(huì)來(lái)協(xié)調(diào)，這樣會(huì)議就會(huì)很多。

4) 信息功能不健全，會(huì)表現(xiàn)出溝通不暢。

張偉有時(shí)也意識(shí)到，他的部分時(shí)間浪費(fèi)，是因?yàn)榧夹g(shù)部和項(xiàng)目部做了同樣的工作，比如都在做項(xiàng)目進(jìn)度分析報(bào)告，如果相互之間互通有無(wú)，就可以減少團(tuán)隊(duì)的時(shí)間浪費(fèi)。

想到這兒，張偉發(fā)現(xiàn)，這個(gè)簡(jiǎn)單的時(shí)間記錄表真的是不簡(jiǎn)單，作用太大了，不僅能讓管理者認(rèn)清自己，還能認(rèn)清組織，真是太棒了！

4、統(tǒng)一安排可以自由支配的時(shí)間

現(xiàn)在，經(jīng)過(guò)時(shí)間記錄與時(shí)間分析后，張偉終于了解，他有多少時(shí)間是可以自由支配的，又有多少時(shí)間是可以用在確有貢獻(xiàn)的要事上了。

張偉統(tǒng)計(jì)后發(fā)現(xiàn)，他能自由支配的時(shí)間很少，可能不到工作時(shí)間的五分之一，就算經(jīng)過(guò)減少一些浪費(fèi)時(shí)間的活動(dòng)后，也不到四分之一。并且這些時(shí)間很多都是碎片化時(shí)間。

而張偉也清楚，如果他想要做成一些重要的事情，是需要一些大塊的整段時(shí)間來(lái)處理的。

德魯克老先生的時(shí)間管理的最后一步，就是將可以自由支配的時(shí)間集中起來(lái)，統(tǒng)一安排給重要的事情。

張偉決定根據(jù)自己的工作情況和時(shí)間情況，將周一下午和周五上午作為自己的集中支配時(shí)間，把這些時(shí)間花在最有貢獻(xiàn)的事情上。這時(shí)，以前學(xué)過(guò)的時(shí)間管理工具終于可以派上用場(chǎng)了。

5、總結(jié)

張偉注意到，這三個(gè)時(shí)間管理的步驟是動(dòng)態(tài)的，也就是說(shuō)管理者需要定期的記錄時(shí)間、分析時(shí)間、安排時(shí)間，動(dòng)態(tài)循環(huán)地做時(shí)間管理，才能將自己更多的可支配時(shí)間用在最有貢獻(xiàn)的工作上。

總結(jié)今天的閱讀收獲，張偉想到，時(shí)間是管理者最稀缺的資源，如果這項(xiàng)資源管理者不能用好，那工作的卓有成效就是空談。

張偉覺(jué)得，分析自己的時(shí)間，就是在分析自己的工作，也是在分析自己的管理，這樣可以幫助自己識(shí)別出自己有沒(méi)有卓有成效，哪些工作可以幫助自己更加有效。

認(rèn)清自己，很難，可能需要一輩子的時(shí)光。但認(rèn)清自己的時(shí)間，卻是每個(gè)管理者現(xiàn)在馬上就可以做的，做到這一點(diǎn)可以幫助管理者通向工作的貢獻(xiàn)和卓有成效。